Kaikkien hakulomakkeessa annettujen tietojen tueksi on liitettävä asiakirja, ja on tärkeää, että nämä asiakirjat ladataan hakijan EPSO-tilille ja linkitetään hänen hakemukseensa kilpailuilmoituksessa ilmoitettuun määräaikaan mennessä.
Valintalautakunta päättää sellaisten asiakirjojen mahdollisesta hyväksymisestä, jotka on ladattu järjestelmään ja/tai linkitetty hakemukseen määräajan jälkeen.
It’s the responsibility of the Selection Board appointed for the competition to interpret and evaluate the eligibility requirements and accept or refuse the information you submit. The results of this evaluation will be published in your EPSO Account together with the test results.
In the notice of competition you will find information on the eligibility criteria (incl. on qualification and professional experience), as well as useful information on the duties. Any interpretation of the terms are only the prerogative of the Selection Board, not of EPSO.
We suggest you to carefully read the notice of competition and to provide precise and exhaustive information in your application on your qualification and professional experience.
In line with the requirement sin the notice of competition, you are also required to upload supporting documents to your EPSO Account and to link the documents to the relevant entries in your application form. Please also check our relevant information on the supporting documents.
You must meet all the eligibility requirements by the closing date for submission of applications. Professional experience acquired after this date will not be taken into account and therefore the application will be considered as not eligible.
To be eligible to apply, you must have gained the minimum entry qualifications required in the Notice of competition/Call for expression of interest by the closing date for applications. Qualifications gained after that date will not be taken into consideration.
Sinun on toimitettava skannatut jäljennökset tarvittavista asiakirjoista hakemuslomakkeessa annettujen tietojen tueksi. Ne on:
A. ladattava EPSO-tilillesi,
B. linkitettävä hakemuslomakkeeseesi.
Lisätietoja ladattavista todistusasiakirjoista on kilpailuilmoituksen liitteenä olevissa avointen kilpailujen yleisissä säännöissä.
Määräaika, johon mennessä hakijoiden on ladattava (EPSO-tililleen) ja linkitettävä (hakemukseensa) asiakirjojen skannatut jäljennökset, julkaistaan kilpailuilmoituksessa.
A. Lataa asiakirjat EPSO-tilillesi
Lataa ensin skannatut jäljennökset asiakirjoistasi EPSO-tilillesi napsauttamalla ”Lataa todistusasiakirjoja” -painiketta.
Todistusasiakirjat voivat liittyä johonkin seuraavista neljästä tiedostotyypistä:
Voit ladata enintään 20 tiedostoa kategorioihin 1, 2 ja 4 ja enintään 50 tiedostoa kategoriaan 3 (kunkin tiedoston koko voi olla enintään 2 MB). EPSO-tilille ladattavien asiakirjojen määrää ei voi ylittää.
Asiakirjojen on oltava PDF- tai JPG-tiedostoja. Muita tiedostomuotoja ei hyväksytä.
Jos saat virheviestin, nimeä asiakirja uudelleen. Tiedostonimen tarkenteen (pdf, jpg) edessä saa olla vain yksi piste (.), ja erikoismerkkejä (esim. _-/) ja välilyöntejä on vältettävä.
Voit tarkastella aiemmin ladattua asiakirjaa napsauttamalla Näytä-kuvaketta (silmä) ja poistaa asiakirjan napsauttamalla roskakorin kuvaketta. Voit poistaa vain asiakirjan, jota ei ole vielä linkitetty tai jota ei ole enää linkitetty hakemukseen.
B. Linkitä asiakirjat hakemukseesi
Kun olet ladannut asiakirjat EPSO-tilillesi, sinun on linkitettävä ne hakemuslomakkeen asiaa koskeviin tietoihin napsauttamalla ”Linkitä todistusasiakirjoja” -painiketta, joka on kunkin hakemuksen vieressä EPSO-tilisi ”Hakemukset”-välilehdellä.
Napsauttamalla painiketta ”Linkitä todistusasiakirjoja” pääset EPSO-tilillesi ladattujen todistusasiakirjojen luetteloon. Asiakirjat on ryhmitelty tiedostotyypin mukaan. Kunkin kohdissa ”Koulutus” ja ”Työkokemus” ilmoitetun tiedon osalta on linkitettävä asiakirja, joka on aiemmin ladattu vastaavaan tiedostotyyppiin. Henkilökorttisi/passisi tietoihin on myös liitettävä linkitetty asiakirja.
Voit käyttää seuraavia toimintoja napsauttamalla niiden kuvakkeita:
Todistusasiakirjoja ei toimiteta palvelukseen ottaviin yksiköihin.
Napsauttamalla EPSO-tililläsi painiketta ”Linkitä todistusasiakirjoja” pääset helposti tarkistamaan, onko jokin asiakirja ladattu tilillesi ja/tai linkitetty hakemukseesi. Kun asiakirja on linkitetty, sen tila on ”linkitetty” (”Linked”) ja linkityksen päiväys on näkyvissä.
C. Miten voit poistaa liiteasiakirjan EPSO-tililtäsi?
Jotta voit poistaa EPSO-tililtäsi sinne ladatun asiakirjan, sinun on ensin poistettava linkitys kaikista hakemuksista, joihin se on linkitetty.
Kun asiakirjan linkitys on poistettu, voit poistaa sen napsauttamalla EPSO-tilisi vasemmanpuoleisessa valikossa kohtaa ”Lataa todistusasiakirjoja”.
Liiteasiakirjat voivat olla millä tahansa EU:n 24 virallisesta kielestä.
Näillä asiakirjoilla todistetaan hakemuslomakkeessa annetut tiedot. Jos hakija ei toimita riittäviä asiakirjatodisteita kilpailuilmoituksessa mainittuun määräaikaan mennessä, voidaan katsoa, ettei hän täytä kelpoisuusvaatimuksia, ja hänet voidaan sulkea pois kilpailusta.
1) Lataa ja linkitä jokainen asiakirja siihen tietueeseen, johon se viittaa sähköisessä hakemuksessa. Valintalautakunta tarkastelee ainoastaan niitä asiakirjoja, jotka on linkitetty tiettyä kilpailua koskevaan hakemukseen.
2) Tarkista, että olet liittänyt hakemukseesi kaikki tarvittavat asiakirjatodisteet. Jokaiseen sähköisen hakemuslomakkeen tietueeseen (koulutus ja työkokemus) on liitettävä asianmukaiset todistusasiakirjat, muuten niitä ei oteta huomioon.
Hakemuksiin liitetään yleensä seuraavat todistusasiakirjat:
1. Nimi: jäljennös voimassa olevasta henkilökortista tai passista.
2. Koulutus
– Lataa järjestelmään todistukset keskiasteen koulutuksesta (ainoastaan AST-SC- ja AST-kilpailut) ja keskiasteen jälkeisestä koulutuksesta (AST- ja AD-kilpailut) sekä luettelo suorittamistasi kursseista.
– Varmista, että mukana on tutkintotodistus, joka oikeuttaa osallistumaan kilpailuun kilpailuilmoituksen kohdassa 3.3 ”Erityiset edellytykset – tutkinnot, todistukset ja työkokemus” vaaditun mukaisesti, ja että
siinä on näkyvissä nimesi sekä (tarvittaessa) leimat, allekirjoitukset ja sarjanumerot (tarvittaessa).
– Lisää todistukset osallistumisesta koulutuksiin, jos kyseessä on koulutus, joka oikeuttaa osallistumaan koulutukseen (ks. kilpailuilmoitus).
Sekä EU-maissa että EU:n ulkopuolisissa maissa myönnetyillä tutkinnoilla/todistuksilla on oltava EU-maan toimivaltaisen viranomaisen hyväksyntä. Lisätietoa on EPSOn Usein kysyttyä -sivulla: Hyväksyykö EPSO EU:n ulkopuolisissa maissa myönnetyt kelpoisuutta osoittavat asiakirjat ja tutkintotodistukset?
3. Työkokemus
Varmista, että toimitat jäljempänä yksilöidyt asiakirjat, joista käy ilmi työtehtävien luonne ja työkokemuksen kesto. Valintalautakunta ei ota huomioon työjaksoja, joista ei ole liitetty mukaan myös toimenkuvausta.
Seuraavassa on esimerkkejä asiakirjoista, joita hakijoiden olisi toimitettava.
3.1. Palkkatyö:
– Nykyisen työnantajan ja entisten työnantajien antamat asiakirjat, joista käy ilmi työtehtävien luonne ja taso (esim. esimiehen suosituskirjeet, työtehtäviä kuvaavat arviointiraportit, työnantajan toimittamat työnkuvaukset, työsopimukset, mukaan lukien yksityiskohtaiset kuvaukset hoidetuista tehtävistä).
– Työsopimukset, joissa on työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, tai ensimmäinen ja viimeinen palkkakuitti.
Huom. Asiakirjojen on oltava päivättyjä ja niissä on oltava hakijan nimi, yrityksen virallinen tunniste, leima sekä vastuuhenkilön nimi ja allekirjoitus.
3.2. Itsenäiset ammatinharjoittajat – vapaat ammatit:
– laskut, sopimukset, tilauslomakkeet
– sähköpostiviestinvaihto
– kokousten pöytäkirjat
– verotukseen liittyvät asiakirjat
– ammatillisen järjestön jäsenyys.
Varmista, että toimitat kaikki asiakirjat, jotka sinulla on käytettävissäsi ja joiden jakamiseen sinulla on oikeus. Toimittamiasi asiakirjoja käsitellään EPSOn tietosuojaselosteen mukaisesti.
Lisätietoja on kilpailuilmoituksessa, erityisesti osiossa ”Liiteasiakirjat”, ja Usein kysyttyä -sivujen kohdassa Kelpoisuusehdot.
Hakijan on huolehdittava siitä, että hän toimittaa valintalautakunnalle kaikki tiedot ja asiakirjat, joita lautakunta tarvitsee sen varmistamiseksi, että hakija täyttää kilpailuilmoituksessa asetetut edellytykset.
Hakijaan voidaan tarvittaessa ottaa yhteyttä sähköpostitse ja häneltä voidaan pyytää johonkin tutkintotodistukseen tai työkokemukseen liittyviä lisätietoja tai asiakirjoja.
EU:n ulkopuolisissa maissa myönnettyjen tutkintotodistusten on oltava NARIC-tunnustettuja: https://www.enic-naric.net/
Jos sinulla on jossakin EU-maassa tunnustettu tutkintotodistus, sitä alemman tason tutkinnoista ei tarvita NARIC-tunnustusta. Esimerkki: Jos sinulla on kandidaatin tutkinto EU:n ulkopuolisesta yliopistosta ja maisterin tutkinto EU:ssa toimivasta yliopistosta, kandidaatin tutkintoa varten ei tarvita NARIC-tunnustusta.
Kelpoisuutta osoittavat asiakirjat ja tutkintotodistukset, jotka on myönnetty Yhdistyneessä kuningaskunnassa viimeistään 31.12.2020, hyväksytään ilman erillistä tunnustamismenettelyä. Sen jälkeen (1.1.2021 alkaen) myönnettyjen tutkintotodistusten on oltava NARIC-tunnustettuja.
Koulutusta koskevat vähimmäisvaatimukset vaihtelevat työtehtävän mukaan.
Koulutusvaatimusten perusteella tehtävät voidaan jakaa kahteen ryhmään seuraavasti:
Koulutusvaatimukset vaihtelevat työntekijäprofiilin mukaan, ja ne täsmennetään kilpailuilmoituksessa tai kiinnostuksenilmaisupyynnössä. Katso esimerkkejä hyväksyttävistä tutkintotodistuksista
Joissakin tapauksissa hakijalta vaaditaan työkokemusta.
Työkokemus otetaan huomioon vain, jos se on saatu todellisessa työsuhteessa, jossa on kyse
Hakijan työkokemus otetaan huomioon vain, jos se vastaa kilpailuilmoituksessa tai kiinnostuksenilmaisupyynnössä kuvattuja työtehtäviä.
Työkokemus otetaan huomioon seuraavasti:
Työkokemus otetaan huomioon vain, jos se on hankittu kilpailun edellyttämän tutkinnon suorittamisen jälkeen.
Kilpailua varten nimitetyn valintalautakunnan tehtävänä on tulkita osallistumisedellytyksiä ja arvioida hakijan toimittamat tiedot. Tämän arvioinnin tulokset julkaistaan hakijan EPSO-tilillä yhdessä kokeiden tulosten kanssa.
Kilpailuilmoituksessa on tietoa osallistumisedellytyksistä (mm. koulutuksesta ja työkokemuksesta) sekä hyödyllistä tietoa työtehtävistä. Edellytysten tulkinta kuuluu ainoastaan valintalautakunnalle, ei EPSOlle.
Kaikkien EPSOn valintamenettelyihin osallistuvien hakijoiden on oltava ainakin yhden EU-maan kansalaisia.
Jos olet Yhdistyneen kuningaskunnan kansalainen ja sinulla on lisäksi jonkin EU-maan kansalaisuus, voit osallistua valintamenettelyihin.
Jos sinulla on vain Yhdistyneen kuningaskunnan kansalaisuus, et voi validoida hakemuksia brexitin jälkeen.
Jos saat tulevaisuudessa jonkin EU-maan kansalaisuuden, lisää tieto asiasta EPSO-tilillesi, niin voit osallistua valintamenettelyihin.
Lisätietoa EU:n kansalaisuudesta on sivulla EU-kansalaisuus: oikeudet ja mahdollisuudet (europa.eu)
Kyllä, kaikkien tutkintojen ja todistusten ilmoittaminen on pakollista.
Hakemuslomakkeen yhteydessä annettavan vakuutuksen kohta 1 kuuluu: ”Vakuutan tässä hakemuksessa antamani tiedot oikeiksi ja täydellisiksi.” Jos hakija ei noudata tätä vaatimusta, hänet voidaan sulkea pois valintamenettelystä.
Et voi. Sinun on oltava jonkin EU-maan kansalainen sinä päivänä, jona validoit hakemuksesi. Voimassa oleva oleskelulupa ei ole todiste kansalaisuudesta.
Lisätietoa EU:n kansalaisuudesta on sivulla EU-kansalaisuus: oikeudet ja mahdollisuudet (europa.eu)
Et voi osallistua, ellet täytä kaikkia kelpoisuusehtoja.
Hakijoille ei ole asetettu ikärajoja. Virkamiesten eläkeikä on 66 vuotta. Lisätietoja: EU-virkamiehiä koskevat henkilöstösäännöt.
Kilpailuilmoitus ja kiinnostuksenilmaisupyyntö sisältävät koulutusta ja työkokemusta koskevat vähimmäisvaatimukset. Niissä kuvataan myös työtehtävät, joita tehtävään valittu työntekijä voi joutua suorittamaan.
Tehtävään voi hakea jokainen, joka täyttää vähintään nämä vähimmäisvaatimukset ja jolla on tehtävään sopiva koulutus/työkokemus.
Vaikka sinulla olisi vaadittua enemmän koulutusta ja/tai työkokemusta, sinut voidaan rekrytoida vain kilpailuilmoituksessa tai kiinnostuksenilmaisupyynnössä määriteltyyn palkkaluokkaan/tehtäväryhmään ja työntekijäprofiiliin.
Jos sinulla on korkeakoulututkinto, voit esimerkiksi hakea hallintoavustajien valintamenettelyyn. Lue kuitenkin työtehtävien kuvaus tarkoin, jotta olet varma työkokemuksesi sopivuudesta ja motivaatiostasi kyseisiin tehtäviin.
