Kandidat mora o tem nemudoma obvestiti urad EPSO, ki bo sprejel potrebne ukrepe, da ne bi prišlo do navzkrižja interesov.

Institucije EU izberejo kandidate, s katerimi sklenejo pogodbe za nedoločen čas, z javnimi natečaji. S testi in drugimi preskusi ocenimo poklicne sposobnosti in nekatere ključne kompetence kandidatov. Zaradi velikega števila kandidatov je tak postopek najbolj pošten in pregleden. To tudi pomeni, da ne moremo upoštevati samoiniciativno poslanih prijav.

Institucije EU izberejo kandidate za pogodbe za nedoločen čas z organizacijo javnih natečajev. Vsak natečaj se oznani z razpisom natečaja v Uradnem listu Evropske unije in na spletišču urada EPSO. Razpis natečaja vsebuje celoten opis zahtevanega profila, minimalne zahteve glede izobrazbe (včasih tudi glede izkušenj) ter navedbo testov in postopkov ocenjevanja (za oceno poklicnih znanj in spretnosti ter številnih ključnih kompetenc), ki bodo potekali med natečajem. Razpis natečaja vsebuje tudi informacije in navodila o tem, kako se prijavite na javni natečaj. Razpis natečaja se na splošno objavi prvi dan obdobja prijave.

EPSO meni, da je glede na zelo veliko število kandidatov to najbolj poštena in transparentna metoda za izbirne postopke. Spontanih prijav zato ni mogoče upoštevati.

Za vsak postopek za izbiro uradnikov za nedoločen čas se imenuje posebna natečajna komisija. Vsako natečajno komisijo sestavljajo uradniki institucij in organov EU, za katere dela EPSO. Uradniki so v natečajno komisijo imenovani na lastno željo, in sicer na podlagi posebnega razpisa za prijavo interesa. Člane natečajne komisije uradno imenuje organizacija, pri kateri so zaposleni. Da bi bili potrjeni kot člani natečajne komisije, ne smejo biti v nasprotju interesov v zvezi z natečajem.

Člani natečajne komisije so javni uslužbenci iz institucij EU, ki jih njihovi delodajalci imenujejo za določen natečaj, na primer zaradi njihovega tehničnega ali jezikovnega znanja.

Imenovani člani natečajne komisije opravijo usposabljanje na področju metodologij izbora in ocenjevanja, preden začnejo opravljati svoje naloge, v različnih fazah natečaja pa jih še naprej usposabljajo in usmerjajo psihologi urada EPSO.

Natečajne komisije odločajo o težavnosti testov natečaja in odobrijo njihovo vsebino, ocenijo izpolnjevanje posebnih pogojev za pripustitev k natečaju pri kandidatih, primerjajo njihove dosežke in izberejo najboljše kandidate glede na zahteve iz razpisa natečaja. Delo natečajnih komisij je tajno, podporo pa jim zagotavlja urad EPSO.