Hakijan on otettava heti yhteyttä EPSOon, jotta se voi ryhtyä toimenpiteisiin, joilla ehkäistään mahdolliset eturistiriidat.

EU:n toimielinten vakinainen henkilöstö valitaan ns. avoimilla kilpailuilla. Niissä käytetään erilaisia kokeita ja arviointimenetelmiä, joilla mitataan hakijoiden ammattitaitoa ja tiettyjä yleiskompetensseja. Hakijoita on paljon, ja valintamenettelyn on oltava mahdollisimman tasapuolinen ja avoin. Näin ollen oma-aloitteisesti lähetettyjä hakemuksia ei voida ottaa huomioon.

EU:n toimielimet valitsevat vakinaiset virkamiehet ns. avoimilla kilpailuilla. Jokaisesta kilpailusta ilmoitetaan julkaisemalla kilpailuilmoitus Euroopan unionin virallisessa lehdessä ja EPSOn verkkosivuilla. Kilpailuilmoitus sisältää täydellisen kuvauksen haetusta profiilista ja koulutusta (ja joskus myös työkokemusta) koskevat vähimmäisvaatimukset sekä tietoa kilpailun aikana tehtävistä kokeista ja testeistä (joilla mitataan ja arvioidaan hakijan ammattitaitoa ja tiettyjä keskeisiä kompetensseja). Lisäksi kilpailuilmoituksessa selitetään, miten avoimeen kilpailuun haetaan. Kilpailuilmoitus julkaistaan yleensä hakuajan ensimmäisenä päivänä.

Koska hakijoita on paljon, valintamenettelyn on EPSOn mielestä oltava mahdollisimman tasapuolinen ja avoin, ja avoimet kilpailut on suunniteltu juuri tätä silmällä pitäen. Oma-aloitteisesti lähetettyjä työhakemuksia ei tästä syystä oteta huomioon.

Jokaisessa EU:n vakinaisten virkamiesten valintamenettelyssä (kilpailussa) on oma valintalautakuntansa. Kukin valintalautakunta koostuu EPSOn palveluita käyttävien EU-elinten virkamiehistä. He osallistuvat valintalautakuntaan vapaaehtoisesti erityisen kiinnostuksenilmaisupyynnön perusteella, ja heidän oma organisaationsa nimeää heidät tähän tehtävään. Heillä ei saa olla kilpailuun liittyvää eturistiriitaa, jotta heidät voidaan vahvistaa valintalautakunnan jäseniksi.

Valintalautakunnan jäsenet ovat EU-virkamiehiä, jotka heidän oma organisaationsa on nimennyt tiettyyn kilpailuun esimerkiksi heidän teknisen tai kielellisen asiantuntemuksensa vuoksi.

Valintalautakuntaan nimetyt jäsenet saavat ennen tehtäviensä aloittamista valinta- ja arviointimenetelmiä koskevaa koulutusta sekä kilpailun eri vaiheissa erityiskoulutusta ja -ohjausta EPSOn psykologiryhmältä.

Valintalautakunnat päättävät kokeiden vaikeudesta ja hyväksyvät niiden sisällön. Ne myös arvioivat, täyttävätkö hakijat erityiset osallistumisedellytykset, vertailevat hakijoiden ansioita ja valitsevat parhaat hakijat kilpailuilmoituksessa esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Valintalautakuntien työ on salassa pidettävää, ja EPSO avustaa niitä tehtävien suorittamisessa.