Πολιτική σχετικά με την αλλαγή της ημερομηνίας δοκιμασιών σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για ιατρικούς ή οικογενειακούς λόγους

Οι υποψήφιοι και οι υποψήφιες που δεν είναι σε θέση να συμμετάσχουν στην προγραμματισμένη διαδικτυακή δοκιμασία τους λόγω:

• ιατρικού προβλήματος ή
• έκτακτου συμβάντος που επηρεάζει στενό συγγενικό τους πρόσωπο,

μπορούν να ζητήσουν νέα ημερομηνία για τη δοκιμασία υποβάλλοντας έγκυρα δικαιολογητικά έγγραφα.

Οι περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης για λόγους υγείας περιλαμβάνουν συνήθως απρόβλεπτες και αναπόφευκτες παθήσεις, καταστάσεις έκτακτης ανάγκης ή συμβάντα ιατρικής φύσεως που προκαλούν αιφνίδια ή σημαντική σωματική, γνωστική ή ψυχολογική δυσλειτουργία κατά την ημέρα της δοκιμασίας ή γύρω από αυτήν, καθιστώντας αδύνατη τη συμμετοχή στη δοκιμασία. 

Ακολουθεί κατάλογος των συνηθέστερων ιατρικών παθήσεων και καταστάσεων έκτακτης ανάγκης που ενδέχεται να δικαιολογούν την απουσία από δοκιμασίες της EPSO.

Ιατρικά περιστατικά 

• Σοβαρές ασθένειες οξείας μορφής (π.χ. υψηλός πυρετός από ιογενή ή βακτηριακή λοίμωξη, γρίπη, Covid-19)
• Οξεία γαστρεντερίτιδα 
• Σοβαρές αλλεργικές αντιδράσεις ή κρίσεις άσθματος, αναπνευστική δυσχέρεια 
• Εγκεφαλικό επεισόδιο ή καρδιακή προσβολή, υπερτασική κρίση
• Ίλιγγος ή οξείες διαταραχές της ισορροπίας
• Επιληπτικές κρίσεις, ημικρανίες, κρίσεις πανικού
• Μετεγχειρητική ανάρρωση ή ακινητοποίηση
• Νοσηλεία λόγω αιφνίδιας ασθένειας, ατυχήματος (οξύς τραυματισμός) ή επείγουσας χειρουργικής επέμβασης
• Επιπλοκές εγκυμοσύνης (π.χ. έκτακτος τοκετός, αποβολή) 
• Άλλες παθήσεις που απαιτούν επείγουσα ιατρική επέμβαση και οι οποίες καθιστούν την υποψήφια ή τον υποψήφιο ανίκανη/-ο να συμμετάσχει στη δοκιμασία.

Επισημαίνεται ότι ο κατάλογος αυτός είναι ενδεικτικός και όχι εξαντλητικός. Κάθε αίτηση αξιολογείται κατά περίπτωση και η EPSO μπορεί να ζητήσει πρόσθετες διευκρινίσεις ή ιατρικά έγγραφα εάν το κρίνει αναγκαίο.

Καταστάσεις έκτακτης ανάγκης που αφορούν συγγενικά πρόσωπα

• Σοβαρή κατάσταση έκτακτης ιατρικής ανάγκης που επηρεάζει στενό συγγενικό πρόσωπο και καθιστά αναγκαία επείγουσα νοσηλεία ή ιατρική επέμβαση για τη διάσωση της ζωής του την ημέρα της δοκιμασίας ή την αμέσως προηγούμενη ημέρα.
• Εισαγωγή στενού συγγενικού προσώπου σε νοσοκομείο ή σε μονάδα εντατικής θεραπείας λόγω κρίσιμης κατάστασης της υγείας του την ημέρα της δοκιμασίας ή την αμέσως προηγούμενη ημέρα.
• Αποβίωση στενού συγγενικού προσώπου την ημέρα της δοκιμασίας ή την αμέσως προηγούμενη ημέρα.
• Κηδεία στενού συγγενικού προσώπου την ημέρα της δοκιμασίας.

Για τους σκοπούς της παρούσας πολιτικής, ως στενό συγγενικό πρόσωπο νοείται ο ανιών ή κατιών μέχρι δεύτερου βαθμού συγγένειας (συμπεριλαμβανομένων των γονέων, των τέκνων, των παππούδων και των εγγονών), τα αδέλφια, ο/η σύζυγος ή ο/η καταχωρισμένος/-η σύντροφος με σύμφωνο συμβίωσης.

Πώς να υποβάλετε αίτηση αλλαγής της ημερομηνίας

Οι υποψήφιες και οι υποψήφιοι που δεν είναι σε θέση να συμμετάσχουν σε δοκιμασία πρέπει να υποβάλουν δικαιολογητικά έγγραφα μέσω του δελτίου επικοινωνίας, το συντομότερο δυνατόν πριν από την ημερομηνία της δοκιμασίας και το αργότερο έως την προθεσμία υποβολής καταγγελιών για τεχνικά ζητήματα η οποία ορίζεται στην προκήρυξη του διαγωνισμού ή στην πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος.

Εάν οι υποψήφιοι ή οι υποψήφιες εν είναι σε θέση να προσκομίσουν τα δικαιολογητικά εντός της προθεσμίας αυτής (για παράδειγμα λόγω ατυχήματος ή νοσηλείας σε νοσοκομείο), πρέπει να τα υποβάλουν το συντομότερο δυνατόν στη συνέχεια. Στις περιπτώσεις αυτές, τα δικαιολογητικά έγγραφα πρέπει να καλύπτουν:

•  την ημερομηνία της δοκιμασίας 

                  και

• την περίοδο μεταξύ της προθεσμίας υποβολής καταγγελιών για τεχνικά ζητήματα και της ημερομηνίας κατά την οποία υποβάλλονται τα δικαιολογητικά έγγραφα.

Το ιατρικό πιστοποιητικό για παθήσεις πρέπει να:

• επιβεβαιώνει ότι ο υποψήφιος ή η υποψήφια εξετάστηκε από ιατρό πριν ή κατά την ημέρα της δοκιμασίας στην οποία δεν μπόρεσε να συμμετάσχει
• καλύπτει ρητά την ημερομηνία της δοκιμασίας. Πιστοποιητικά που δεν αναφέρουν μια συγκεκριμένη περίοδο δεν γίνονται δεκτά
• αναφέρει ρητά ότι ο υποψήφιος ή η υποψήφια δεν ήταν για ιατρικούς λόγους σε θέση να συμμετάσχει στη δοκιμασία κατά την προγραμματισμένη ημερομηνία, ενώ πρέπει να αναφέρει σαφώς τον λόγο της ανικανότητας του υποψήφιου ή της υποψήφιας. Αόριστες δηλώσεις ή σημειώματα περί αναρρωτικής άδειας που δεν κάνουν την αναγκαία αναφορά στην ανικανότητα της υποψήφιας ή του υποψήφιου να υποβληθεί στη δοκιμασία δεν θα γίνονται δεκτά.

Σε περίπτωση έκτακτης ιατρικής ανάγκης που αφορά στενό συγγενικό πρόσωπο, ή θανάτου στενού συγγενικού προσώπου, τα δικαιολογητικά έγγραφα:

• μπορεί να περιλαμβάνουν έκθεση νοσοκομείου, πιστοποιητικό θανάτου ή οποιοδήποτε επίσημο έγγραφο που επιβεβαιώνει το συμβάν
• πρέπει να αναφέρουν σαφώς ότι το συμβάν επήλθε την ημερομηνία της δοκιμασίας ή την αμέσως προηγούμενη ημέρα από την ημερομηνία της δοκιμασίας
• πρέπει να βεβαιώνουν τον νόμιμο συγγενικό δεσμό μεταξύ της υποψήφιας ή του υποψηφίου και του ατόμου που νοσηλεύθηκε, ασθενεί ή απεβίωσε.

Τα δικαιολογητικά έγγραφα πρέπει να εκδίδονται σε μία από τις 24 επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης· σε διαφορετική περίπτωση, πρέπει να συνοδεύονται από μετάφραση σε μία από τις γλώσσες αυτές. 

Η EPSO θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια για να επιβεβαιώσει την παραλαβή των δικαιολογητικών εγγράφων που υποβλήθηκαν πριν από την ημερομηνία της δοκιμασίας, το συντομότερο δυνατόν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, εάν τα δικαιολογητικά έγγραφα υποβληθούν λίγο πριν από την προγραμματισμένη ώρα της δοκιμασίας, δεν μπορεί πάντα να διασφαλιστεί η έγκαιρη επιβεβαίωση της παραλαβής τους.

Εάν μία υποψήφια ή ένας υποψήφιος συμμετάσχει σε δοκιμασία παρά το γεγονός ότι έχει υποβάλει δικαιολογητικά έγγραφα, θα κριθεί ικανή/-ός να συμμετάσχει στη δοκιμασία. Κατά συνέπεια, δεν θα επιτραπεί η επανάληψη της δοκιμασίας της/του με την αιτιολογία ότι η ασθένεια ή άλλη έκτακτη κατάσταση ενδέχεται να επηρέασε την απόδοσή της/του στη δοκιμασία.

Η EPSO είναι υπεύθυνη για την επαλήθευση της εγκυρότητας όλων των υποβληθέντων εγγράφων. Η διαδικασία επαλήθευσης περιλαμβάνει τον έλεγχο της συμμόρφωσης με όλες τις υποχρεωτικές απαιτήσεις υποβολής που προσδιορίζονται ανωτέρω. 

Εάν τα έγγραφα δεν περιλαμβάνουν σημαντικές πληροφορίες, η EPSO μπορεί να ζητήσει πρόσθετες λεπτομέρειες προτού λάβει οριστική απόφαση.

Κοινοποίηση αποφάσεων:

• Οι εγκεκριμένες αιτήσεις αλλαγής της ημερομηνίας μιας δοκιμασίας καταχωρίζονται, και οι υποψήφιες/υποψήφιοι ενημερώνονται για την επόμενη διαθέσιμη εξεταστική συνεδρία στην οποία θα κληθούν να συμμετάσχουν.
• Εάν η αίτηση δεν γίνει δεκτή, η υποψήφια ή ο υποψήφιος ενημερώνεται με αναφορά των λόγων απόρριψης.

Δοκιμασία κατόπιν εγκεκριμένης αίτησης αλλαγής της ημερομηνίας 

Επιπλέον της κύριας εξεταστικής συνεδρίας, η EPSO μπορεί να προσφέρει δύο ακόμη δυνατότητες δοκιμασίας σε υποψήφιους και υποψήφιες των οποίων η αίτηση αλλαγής της ημερομηνίας, υποστηριζόμενη από κατάλληλη αιτιολόγηση, έχει εγκριθεί:

• μια έκτακτη συνεδρία, η οποία πραγματοποιείται συνήθως εντός 3-4 εβδομάδων από την κύρια εξεταστική συνεδρία και διεξάγεται σε προκαθορισμένη ημερομηνία 

• μια συνεδρία επαναληπτικής δοκιμασίας, η οποία προορίζεται κυρίως για υποψήφιες και υποψήψιους που αντιμετωπίζουν εξαιρετικές περιστάσεις (π.χ. σοβαρές τεχνικές διαταραχές, εγκυμοσύνη κοντά σε ημερομηνία τοκετού ή ιατρική ανικανότητα που συνεχίζεται κατά τη διάρκεια της κύριας δοκιμασίας και της έκτακτης εξεταστικής συνεδρίας).

  Οι ημερομηνίες των επαναληπτικών δοκιμασιών προγραμματίζονται με βάση την επιχειρησιακή διαθεσιμότητα της EPSO και τη διαθεσιμότητα του περιεχομένου των δοκιμασιών. 
  Η EPSO δεν είναι σε θέση να λάβει υπόψη την προσωπική διαθεσιμότητα του υποψήφιου ή της υποψήφιας κατά τον προγραμματισμό μιας νέας δοκιμασίας, καθώς η συνεδρία επαναληπτικής δοκιμασίας ενδέχεται να επηρεάζει ταυτόχρονα περισσότερους του ενός υποψηφίους.

Στις υποψήφιες και τους υποψήφιους που δεν είναι σε θέση να παραστούν στην κύρια εξεταστική συνεδρία και των οποίων το ιατρικό πιστοποιητικό ή το αίτημα να ληφθεί υπόψη έκτακτο γεγονός γίνεται δεκτό, προσφέρεται η δυνατότητα συμμετοχής στην έκτακτη εξεταστική συνεδρία.

Στους υποψήφιους και τις υποψήφιες που δεν είναι σε θέση να παραστούν ούτε στην κύρια εξεταστική συνεδρία ούτε στην έκτακτη συνεδρία, λόγω 

• επαναλαμβανόμενων, αιτιολογημένων αιτήσεων αλλαγής της ημερομηνίας για ιατρικούς λόγους ή για λόγους έκτακτης ανάγκης που καλύπτουν και τις δύο ημερομηνίες 
  ή
• αιτιολογημένου μακροχρόνιου προβλήματος υγείας που καλύπτει και τις δύο ημερομηνίες,

προσφέρεται η δυνατότητα συμμετοχής στη συνεδρία επαναληπτικής δοκιμασίας. Η αλλαγή της ημερομηνίας καταχωρίζεται και η υποψήφια ή ο υποψήφιος ενημερώνεται για τη νέα ημερομηνία των δοκιμασιών.

Σε περίπτωση που ένας υποψήφιος ή μια υποψήφια δεν είναι σε θέση να συμμετάσχει σε καμία από τις τρεις εξεταστικές συνεδρίες που προσφέρθηκαν (κύρια συνεδρία, έκτακτη συνεδρία και συνεδρία επαναληπτικής δοκιμασίας), η συμμετοχή του/της στον διαγωνισμό θα θεωρείται ότι έχει λήξει. 

Η EPSO δεν έχει την υποχρέωση να προσφέρει περαιτέρω ευκαιρίες δοκιμασίας πέραν της συνεδρίας επαναληπτικής δοκιμασίας.

Όσον αφορά τις αρχές της αναλογικότητας και της χρηστής διοίκησης, η EPSO πρέπει να βρει τη σωστή ισορροπία μεταξύ, αφενός, της προστασίας των συμφερόντων των υποψηφίων που επηρεάζονται από απρόβλεπτα γεγονότα (όπως ασθένεια ή κατάσταση έκτακτης ανάγκης) και, αφετέρου, της ανάγκης της υπηρεσίας να παρέχει εγκαίρως στα θεσμικά όργανα της ΕΕ επιτυχόντες υποψήφιους και επιτυχούσες υποψήφιες, αλλά και των θεμιτών προσδοκιών των υπόλοιπων υποψηφίων να επιλεγούν δίκαια, άμεσα και χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Κατά συνέπεια, η EPSO πρέπει να βρει ρυθμίσεις οι οποίες να προστατεύουν επαρκώς τα συμφέροντα των υποψηφίων που επηρεάζονται από απρόβλεπτα γεγονότα, χωρίς να προκαλούνται δυσανάλογες καθυστερήσεις και διαταραχές στο χρονοδιάγραμμα του διαγωνισμού.

Η λήξη της συμμετοχής λόγω απουσίας από δοκιμασίες δεν επηρεάζει τη συμμετοχή της υποψήφιας ή του υποψήφιου σε άλλους (ταυτόχρονους ή μελλοντικούς) διαγωνισμούς.

Ιδιωτικότητα των δεδομένων και τήρηση αρχείων

Όλες οι αιτήσεις για αλλαγή της ημερομηνίας μιας δοκιμασίας λόγω ιατρικού προβλήματος ή κατάστασης έκτακτης ανάγκης που αφορά συγγενικά πρόσωπα καταχωρίζονται και αποθηκεύονται με ασφάλεια, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς για την προστασία των δεδομένων. Οι πληροφορίες που συλλέγονται θα χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για την επεξεργασία των αιτήσεων επαναπρογραμματισμού και τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις καθιερωμένες διαδικασίες. 

Όλες οι διαδικασίες θα εφαρμόζονται σε πλήρη ευθυγράμμιση με τις σχετικές νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις. Η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των υποψηφίων θα πραγματοποιείται σύμφωνα με τις δηλώσεις της EPSO για την προστασία των δεδομένων (DPR-EC-01159 και DPR.EC-30388), οι οποίες περιγράφουν τις εφαρμοστέες αρχές προστασίας των δεδομένων, τις περιόδους διατήρησης των δεδομένων και τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων.