Beleid voor het verzetten van tests om dringende medische of familieredenen

Kandidaten die hun onlinetest niet op de geplande datum kunnen bijwonen vanwege:

een medisch probleem of
een noodsituatie in verband met een naast familielid

kunnen een nieuwe testdatum aanvragen. Hiervoor moeten zij geldige bewijsstukken indienen.

Bij medische noodgevallen gaat het doorgaans om onvoorziene en onvermijdelijke medische aandoeningen, noodsituaties of gebeurtenissen die op of rond de testdag plotselinge of aanzienlijke lichamelijke, cognitieve of psychologische beperkingen veroorzaken, waardoor deelname aan de test onmogelijk is.

Hieronder staan de meest voorkomende medische aandoeningen en noodgevallen die een reden kunnen vormen voor afwezigheid bij een EPSO-test.

Medische gevallen

Ernstige acute ziekten (bv. hoge koorts door een virale of bacteriële infectie, griep, COVID-19)
Acute gastro-enteritis
Ernstige allergische reactie of astma-aanval, ademhalingsproblemen
Beroerte of hartaanval, hypertensieve crisis
Duizeligheid of acute evenwichtsstoornis
(Paniek)aanval, migraine
Postoperatief herstel of immobilisatie
Ziekenhuisopname door plotselinge ziekte, ongeval (acuut letsel) of noodoperatie
Complicaties tijdens de zwangerschap (bv. plotselinge bevalling, miskraam)
Andere aandoeningen die dringende medische interventie vereisen waardoor de kandidaat niet aan een test kan deelnemen

NB: deze lijst is indicatief en dekt mogelijk niet alle medische gevallen. Elk verzoek wordt individueel beoordeeld en EPSO kan zo nodig om aanvullende informatie of medische documenten verzoeken.

Dringende familieredenen

Ernstig medisch noodgeval in verband met een naast familielid, dat op de dag van de test of de dag daarvoor om dringende redenen in het ziekenhuis moet worden opgenomen of een levensreddende medische ingreep moet ondergaan
Opname in een ziekenhuis of op de intensive care van een naast familielid als gevolg van een kritieke toestand op de dag van de test of de dag daarvoor
Overlijden van een naast familielid op de dag van de test of de dag daarvoor
Begrafenis van een naast familielid op de dag van de test

Voor de toepassing van dit beleid wordt onder “naast familielid” verstaan: een bloedverwant in opgaande of neergaande lijn tot en met de tweede graad (met inbegrip van ouders, kinderen, grootouders en kleinkinderen), broers en zussen, een echtgenoot of echtgenote, of een geregistreerde partner.

Hoe vraagt u een nieuwe testdatum aan?

Als u niet aan een test kunt deelnemen, moet u via het contactformulier bewijsstukken indienen. Dit doet u zo vroeg mogelijk vóór de testdatum en uiterlijk binnen de termijn voor het indienen van technische klachten zoals vastgesteld in de aankondiging van het vergelijkend onderzoek of de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling.

Als u de bewijsstukken niet binnen deze termijn kunt verstrekken (bv. als gevolg van een ongeval of ziekenhuisopname), moet u de bewijsstukken zo snel mogelijk daarna indienen. In dergelijke gevallen moeten de bewijsstukken betrekking hebben op:

de testdatum

de periode tussen de uiterste datum voor het indienen van technische klachten en de datum waarop de documenten worden ingediend.

Een medisch certificaat voor medische aandoeningen moet:

een vermelding bevatten dat de kandidaat op de dag van de gemiste test of daarvoor door een arts is onderzocht;
expliciet betrekking hebben op de testdatum. Certificaten die betrekking hebben op een vage periode worden niet aanvaard;
een expliciete vermelding bevatten dat de kandidaat om medische redenen niet in staat was om op de geplande datum aan de test deel te nemen. Ook moet duidelijk vermeld worden wat de reden daarvoor was. Vage verklaringen of ziekteverlofcertificaten waarin niet vermeld staat dat de kandidaat niet aan de test kon deelnemen, worden niet aanvaard.

Bewijsstukken voor een medisch noodgeval of overlijden van een naast familielid:

kunnen een ziekenhuisverslag, een overlijdensakte of een ander officieel document waarop de gebeurtenis vermeld staat, zijn;
moeten duidelijk aantonen dat de gebeurtenis zich heeft voorgedaan op de testdatum of de dag daarvoor;
moeten de juridische familieband aantonen tussen de kandidaat en de persoon die in het ziekenhuis is opgenomen, ziek is of is overleden.

U kunt bewijsstukken indienen in elk van de 24 officiële talen van de Europese Unie. Als u een bewijsstuk in een andere taal indient, moet u een vertaling in een van de 24 officiële talen van de EU meesturen.

EPSO doet er alles aan om zo snel mogelijk te bevestigen of het de bewijsstukken die vóór de testdatum via e-mail zijn ingediend, kan aanvaarden. Als de bewijsstukken echter kort vóór de geplande testdatum worden ingediend, kan EPSO niet altijd een tijdige bevestiging sturen.

Een kandidaat die na indiening van bewijsstukken toch deelneemt aan een test, wordt geacht geschikt te zijn om deze test af te leggen. Er zal dan ook geen toestemming worden verleend voor deelname aan een nieuwe test op grond van het feit dat de ziekte of andere noodsituatie de prestatie van de kandidaat in kwestie beïnvloed zou kunnen hebben.

Het is de taak van EPSO om de geldigheid van alle ingediende documenten te controleren. Hiervoor gaat het na of aan alle hierboven beschreven indieningsvereisten is voldaan.

Als in de documenten essentiële informatie ontbreekt, kan EPSO om aanvullende informatie verzoeken voordat het een definitief besluit neemt.

Mededeling van besluiten

Goedgekeurde aanvragen voor een nieuwe testdatum worden geregistreerd, en kandidaten worden geïnformeerd over de volgende testsessie waarvoor zij zullen worden uitgenodigd.
Als de aanvraag wordt afgewezen, ontvangt de kandidaat daarover een toelichting.

Testen na een goedgekeurde aanvraag voor een nieuwe testdatum

Naast de reguliere testsessie kan EPSO twee andere testsessies aanbieden aan kandidaten van wie de gemotiveerde aanvraag voor een nieuwe testdatum is goedgekeurd:

een extra testsessie, die doorgaans binnen 3 tot 4 weken na de reguliere testsessie op een vooraf vastgestelde datum wordt gehouden;
een buitengewone testsessie, die in de eerste plaats bedoeld is voor kandidaten die met uitzonderlijke omstandigheden te maken hebben gehad (zoals een ernstige technische storing, een zwangerschap die op haar eind loopt, of een medische ongeschiktheid op de reguliere testdag en onvoorziene omstandigheden).
Buitengewone testsessies worden gepland op basis van de operationele beschikbaarheid van EPSO en de beschikbaarheid van het testmateriaal.
EPSO kan bij het plannen van een buitengewone testsessie geen rekening houden met de persoonlijke beschikbaarheid van de kandidaat, aangezien een dergelijke sessie voor verschillende kandidaten tegelijk kan worden georganiseerd.

Kandidaten die de reguliere testsessie niet kunnen bijwonen en van wie het medisch certificaat of het bewijs van een noodgeval is aanvaard, worden uitgenodigd voor deelname aan de extra testsessie.

Kandidaten die noch de reguliere testsessie noch de extra testsessie kunnen bijwonen, als gevolg van

meerdere, aanvaarde aanvragen voor een nieuwe testdatum om medische redenen of vanwege een noodgeval die betrekking hebben op beide data
of
een erkende langdurige medische aandoening die op beide data aanhoudt,

worden uitgenodigd voor deelname aan de buitengewone testsessie. De nieuwe testsessie wordt geregistreerd, en de kandidaat wordt op de hoogte gebracht van de nieuwe testdatum.

Als kandidaten aan geen enkele van de drie aangeboden testsessies (reguliere testsessie, extra testsessie, buitengewone testsessie) kunnen deelnemen, wordt hun deelname aan het vergelijkend onderzoek als beëindigd beschouwd.

EPSO is niet verplicht om na de buitengewone testsessie nog een andere testsessie aan te bieden.

EPSO moet de beginselen van evenredigheid en goed bestuur naleven. Het moet dan ook het juiste evenwicht vinden tussen enerzijds de bescherming van de belangen van kandidaten die te maken krijgen met onvoorziene gebeurtenissen (zoals ziekte of noodsituaties) en anderzijds het belang van de dienst om de EU-instellingen tijdig een lijst met geslaagde kandidaten te verstrekken en de legitieme verwachtingen van de andere kandidaten om eerlijk, snel en zonder onnodige vertraging te worden geselecteerd. Daarom moet EPSO regelingen treffen die de belangen van de kandidaten die te maken krijgen met onvoorziene gebeurtenissen voldoende beschermen zonder te leiden tot onevenredige vertragingen en verstoringen van de planning van het vergelijkend onderzoek.

Beëindiging van deelname wegens afwezigheid bij tests laat de deelname van de kandidaat aan andere (gelijktijdige of toekomstige) vergelijkende onderzoeken onverlet.

Privacy en registratie van gegevens

Alle aanvragen voor een nieuwe testdatum vanwege een medische aandoening of een noodsituatie in verband met een familielid worden geregistreerd en de bewijsstukken en andere documenten worden veilig opgeslagen, in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. De verzamelde informatie wordt uitsluitend gebruikt voor de verwerking van de aanvragen voor een nieuwe testdatum en om ervoor te zorgen dat de vastgestelde procedures worden nageleefd.

Alle procedures worden uitgevoerd in volledige overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. De persoonsgegevens van de kandidaten worden verwerkt overeenkomstig de privacyverklaringen van EPSO (DPR-EC-01159 en DPR.EC-30388), waarin de toepasselijke beginselen inzake gegevensbescherming, bewaartermijnen en rechten van betrokkenen zijn opgenomen.