Politique de reprogrammation des tests en cas d’urgence médicale ou familiale

Les candidats qui sont dans l’incapacité de participer à leur test en ligne à la date programmée, en raison:

d’un problème médical, ou
d’un événement urgent touchant un parent proche,

peuvent demander une nouvelle date pour passer le test en présentant des justificatifs valables.

Constituent généralement des situations d’urgence liées à la santé les pathologies, urgences ou événements imprévu(e)s et inévitables qui causent des troubles physiques, cognitifs ou psychologiques soudains ou importants le jour même ou à l’approche du test, et qui rendent impossible la participation au test.

Vous trouverez ci-dessous une liste des pathologies et urgences les plus courantes qui peuvent justifier une absence aux tests EPSO.

Problèmes médicaux

Maladies aiguës graves (par exemple, forte fièvre due à une infection virale ou bactérienne, grippe, COVID-19)
Gastro-entérite aiguë
Réactions allergiques graves ou crises d’asthme, détresse respiratoire
Accident vasculaire cérébral ou crise cardiaque, crise d’hypertension artérielle
Vertiges ou troubles aigus de l’équilibre
Attaques, migraines, crises de panique
Récupération ou immobilisation postopératoires
Hospitalisation due à une maladie soudaine, à un accident (blessure aiguë) ou à une intervention chirurgicale d’urgence
Complications pendant la grossesse (par exemple, accouchement en urgence, fausse couche)
Autres pathologies nécessitant une intervention médicale d’urgence et entraînant l’incapacité du candidat/de la candidate

NB: cette liste est indicative et non exhaustive. Chaque demande est évaluée au cas par cas, et EPSO peut exiger, au besoin, des éclaircissements ou des documents médicaux supplémentaires.

Urgences d’ordre familial

Urgence médicale grave touchant un parent proche, nécessitant une hospitalisation en urgence ou une intervention médicale vitale le jour du test, ou le jour qui le précède immédiatement
Hospitalisation ou admission en soins intensifs d’un parent proche en raison d’un état critique le jour du test, ou le jour qui le précède immédiatement
Décès d’un parent proche le jour du test, ou le jour qui le précède immédiatement
Funérailles d’un parent proche le jour du test

Aux fins de la présente politique, on entend par «parent proche», un(e) ascendant(e) ou un(e) descendant(e) jusqu’au deuxième degré de consanguinité (notamment les parents, les enfants, les grands-parents et les petits-enfants), un frère ou une sœur, un(e) conjoint(e) ou un(e) partenaire enregistré(e).

Présentation d’une demande de reprogrammation

Les candidats qui sont dans l’incapacité de participer à un test doivent soumettre des justificatifs au moyen du formulaire de contact, dès possible avant la date du test et au plus tard à la date limite de dépôt des réclamations techniques précisée dans l’avis de concours ou l’appel à manifestation d’intérêt.

Si les candidats ne sont pas en mesure de fournir les justificatifs dans le délai indiqué (par exemple, en raison d’un accident ou d’une hospitalisation), ils doivent les soumettre dès que possible par la suite. Dans ce cas, la période couverte par les justificatifs doit inclure

la date du test

la période écoulée entre la date limite de dépôt des réclamations techniques et la date de présentation des justificatifs.

Le certificat médical attestant une pathologie doit:

confirmer qu’un médecin a examiné le candidat/la candidate avant la date du test manqué ou le jour même;
explicitement couvrir la date du test. Les certificats couvrant une période vague ne seront pas acceptés;
explicitement indiquer que le candidat/la candidate était médicalement inapte à passer le test à la date programmée et indiquer clairement la raison de l’incapacité du candidat/de la candidate. Les indications vagues ou les certificats de congé de maladie ne portant pas la mention nécessaire de l’incapacité du candidat/de la candidate à passer le test ne seront pas acceptés.

En cas d’urgence médicale ou de décès concernant un parent proche, les justificatifs:

peuvent inclure un rapport d’hospitalisation, un certificat de décès ou tout document officiel confirmant l’événement;
doivent clairement montrer que l’événement s’est produit le jour du test, ou le jour qui le précède immédiatement;
doivent prouver le lien de parenté juridique entre le candidat/la candidate et la personne hospitalisée, malade ou décédée.

Les justificatifs doivent être rédigés dans l’une des 24 langues officielles de l’Union européenne; à défaut, ils doivent être accompagnés d’une traduction dans l’une de ces langues.

EPSO mettra tout en œuvre pour confirmer l’acceptation des justificatifs présentés avant la date du test par courrier électronique, dans les meilleurs délais. Toutefois, si les justificatifs sont soumis peu de temps avant la période de test prévue, une confirmation en temps utile ne pourra pas toujours être garantie.

Les candidats qui participent à un test bien qu’ayant présenté des justificatifs seront réputés aptes à passer le test. Par conséquent, il ne leur sera pas permis de repasser le test au motif que la maladie ou une autre situation d’urgence a pu influer sur leurs performances.

Il incombe à EPSO de vérifier la validité de tous les documents soumis. Le processus de vérification comprend le contrôle du respect de l’ensemble des exigences impératives spécifiées ci-dessus concernant la soumission.

Si les documents ne contiennent pas certaines informations essentielles, EPSO peut demander des précisions supplémentaires avant de prendre une décision définitive.

Communication des décisions:

Les demandes de reprogrammation acceptées sont enregistrées et les candidats sont informés de la prochaine session de test disponible à laquelle ils seront invités.
Si la demande n’est pas acceptée, les candidats en sont informés et reçoivent une explication.

Passage du test à la suite d’une demande de reprogrammation acceptée

En dehors de la session principale, EPSO peut proposer deux autres possibilités de passage du test aux candidats dont la demande de reprogrammation, dûment justifiée, a été acceptée:

une session de secours, qui est généralement organisée dans les 3 à 4 semaines suivant la session principale et a lieu à une date programmée à l’avance;
une session de repassage du test, principalement destinée aux candidats confrontés à des circonstances exceptionnelles (par exemple, perturbations techniques importantes, terme de grossesse imminent ou incapacité médicale pendant la session principale et la session de secours).
Les dates de repassage du test sont programmées en fonction de la disponibilité opérationnelle d’EPSO et de la disponibilité de contenus pour les épreuves.
EPSO n’est pas en mesure de tenir compte des disponibilités personnelles des candidats lors de la programmation d’une session de repassage, étant donné qu’une même session peut concerner plusieurs candidats.

Les candidats qui sont dans l’incapacité de participer à la session principale, et dont le certificat médical ou la déclaration concernant un événement urgent est accepté(e), se verront proposer de participer à la session de secours.

Les candidats qui sont dans l’incapacité de participer aussi bien à la session principale qu’à la session de secours, en raison:

de demandes réitérées et justifiées de reprogrammation pour des raisons médicales ou d’urgence couvrant les deux dates
ou
d’une pathologie de longue durée attestée couvrant les deux dates,

se verront offrir la possibilité de participer à la session de repassage du test. La reprogrammation est enregistrée et les candidats sont informés de la nouvelle date du test.

Si un candidat/une candidate est dans l’incapacité de participer à l’une ou l’autre des trois sessions de test proposées (session principale, de secours ou de repassage du test), sa participation au concours sera considérée comme close.

EPSO n’est pas tenu d’offrir d’autres possibilités de passage du test au-delà de la session de repassage.

Dans le respect des principes de proportionnalité et de bonne administration, EPSO doit trouver un juste équilibre entre, d’une part, la protection des intérêts des candidats confrontés à des événements imprévus (tels qu’une maladie ou une urgence) et, d’autre part, l’intérêt du service à fournir en temps utile des lauréats aux institutions de l’Union, ainsi que l’aspiration légitime des autres candidats à être sélectionnés équitablement, rapidement et sans retard injustifié. Par conséquent, EPSO doit trouver des arrangements qui protègent de manière adéquate les intérêts des candidats touchés par des événements imprévus sans pour autant entraîner de retards ni de perturbations disproportionnés dans le calendrier du concours.

La clôture de la participation d’un candidat/d’une candidate en raison de son absence au test est sans préjudice de sa participation à d’autres concours (simultanés ou futurs).

Protection et conservation des données

Tous les cas de demande de reprogrammation en raison d’un problème médical ou d’une urgence familiale seront documentés et la documentation sera conservée de manière sécurisée, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données. Les informations recueillies seront utilisées uniquement pour traiter les demandes de reprogrammation et garantir le respect des procédures établies.

Toutes les procédures seront mises en œuvre en parfaite conformité avec les exigences légales et réglementaires applicables. Les données à caractère personnel des candidats seront traitées conformément aux déclarations d’EPSO relatives à la protection des données (DPR-EC-01159 et DPR.EC-30388), qui énoncent les principes applicables en matière de protection des données, les durées de conservation et les droits des personnes concernées.