Zasady dotyczące zmiany terminu testu w nagłych przypadkach zdrowotnych lub rodzinnych

Kandydaci, którzy nie są w stanie wziąć udziału w zaplanowanym teście online z powodu:

• problemów zdrowotnych
• lub zdarzenia losowego w najbliższej rodzinie

mogą zwrócić się o wyznaczenie nowego terminu testu, przedkładając ważne dokumenty potwierdzające.

Nagłe przypadki zdrowotne zazwyczaj wiążą się z nieprzewidzianymi i nieuniknionymi problemami zdrowotnymi, sytuacjami wymagającymi pilnej interwencji medycznej oraz różnego rodzaju zdarzeniami powodującymi nagłą lub znaczącą utratę zdolności fizycznych, poznawczych lub psychicznych w dniu testu lub w okolicach dnia testu, co uniemożliwia udział w teście. 

Poniżej zamieszczono listę najczęstszych problemów zdrowotnych i zdarzeń losowych, które mogą stanowić usprawiedliwienie dla nieobecności na testach EPSO.

Problemy zdrowotne 

• poważne choroby o ostrym przebiegu (np. wysoka gorączka po zakażeniu wirusowym lub bakteryjnym, infekcja, grypa, COVID-19)
• ostre zapalenie żołądka i jelit 
• ciężkie reakcje alergiczne lub ataki astmy, niewydolność oddechowa 
• udar mózgu lub zawał serca, przełom nadciśnieniowy
• zawroty głowy lub ostre zaburzenia równowagi
• zaniki świadomości, migreny, ataki paniki
• rekonwalescencja lub unieruchomienie w wyniku operacji
• hospitalizacja z powodu nagłej choroby, wypadku (ciężki uraz) lub zabiegu chirurgicznego w sytuacji zagrożenia zdrowia
• powikłania w czasie ciąży (np. poród nagły, poronienie) 
• innego rodzaju problemy zdrowotne wymagające pilnej interwencji medycznej i uniemożliwiające udział w testach

Uwaga: zamieszczona lista nie obejmuje wszystkich możliwych przypadków. Każdy przypadek jest oceniany indywidualnie, EPSO może też w razie potrzeby zwrócić się o dodatkowe wyjaśnienia lub o przedstawienie dokumentacji medycznej.

Zdarzenia losowe w rodzinie

• sytuacja zagrożenia zdrowia lub życia członka najbliższej rodziny, wymagająca pilnej hospitalizacji lub ratującej życie interwencji medycznej w przeddzień lub w dniu testu
• hospitalizacja lub przyjęcie na oddział intensywnej terapii członka najbliższej rodziny z powodu stanu krytycznego w przeddzień lub w dniu testu
• śmierć członka najbliższej rodziny w przeddzień lub w dniu testu
• pogrzeb członka najbliższej rodziny w dniu testu

Do celów zasad dotyczących zmiany terminu testu członek najbliższej rodziny oznacza wstępnego lub zstępnego do drugiego stopnia pokrewieństwa (w tym rodziców, dzieci, dziadków i wnuków), rodzeństwo, małżonka lub zarejestrowanego partnera.

Jak złożyć wniosek o zmianę terminu

Kandydaci, którzy nie są w stanie przystąpić do testu, muszą przedłożyć dokumenty potwierdzające za pośrednictwem formularza kontaktowego. Muszą to zrobić jak najwcześniej przed dniem testu i nie później niż w terminie na złożenie tzw. skargi technicznej, podanym w ogłoszeniu o konkursie lub zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania.

Jeżeli kandydaci nie są w stanie przedstawić dokumentów potwierdzających w tym terminie (np. z powodu wypadku lub hospitalizacji), muszą te dokumenty przedłożyć możliwie jak najszybciej. W takich przypadkach dokumenty potwierdzające muszą obejmować:

•  datę testu 

                  oraz

• okres od terminu na złożenie skargi technicznej do dnia, w którym zostały przedłożone dokumenty potwierdzające.

Zaświadczenie lekarskie w przypadku problemów zdrowotnych musi:

• potwierdzać, że kandydat został zbadany przez lekarza przed dniem testu lub w dniu testu, na który się nie stawił
• dotyczyć okresu jednoznacznie obejmującego dzień testu; zaświadczenia obejmujące nieokreślony okres nie będą uznawane
• zawierać wyraźną informację, że kandydat jest niezdolny z medycznego punktu widzenia do przystąpienia do testu w wyznaczonym terminie, a także jasną przyczynę niezdolności kandydata; zaświadczenia ogólnikowe i zwolnienia lekarskie, które nie zawierają tej niezbędnej informacji o niezdolności kandydata do przystąpienia do testu, nie będą uznawane.

W przypadku sytuacji zagrożenia zdrowia lub życia bądź śmierci członka najbliższej rodziny dokumenty potwierdzające:

• mogą zawierać wypis ze szpitala, akt zgonu lub dowolny inny dokument urzędowy potwierdzający zdarzenie
• muszą zawierać wyraźną informację, że zdarzenie miało miejsce w dniu testu lub w jego przeddzień
• muszą stanowić dowód na więź pokrewieństwa między kandydatem a osobą hospitalizowaną, chorą lub zmarłą.

Dokumenty potwierdzające muszą być wystawione w jednym z 24 języków urzędowych Unii Europejskiej; w przeciwnym razie należy do nich dołączyć tłumaczenie na jeden z tych języków. 

EPSO dołoży wszelkich starań, aby jak najszybciej potwierdzić pocztą elektroniczną odbiór dokumentów potwierdzających przedłożonych przed datą testu. Jeżeli jednak dokumenty potwierdzające zostaną przedłożone tuż przed wyznaczonym dniem testu, szybkie potwierdzenie odbioru nie zawsze będzie możliwe.

Kandydat, który przystąpi do testu pomimo przedłożenia dokumentów potwierdzających, zostanie uznany za zdolnego do udziału w teście. W związku z tym nie będzie mógł się ubiegać o nowy termin testu, motywując to tym, że choroba lub inne zdarzenie losowe wpłynęły na uzyskany wynik.

EPSO odpowiada za weryfikację ważności wszystkich przedłożonych dokumentów. Sprawdza przy tym, czy zostały spełnione wszystkie podane powyżej obowiązkowe wymogi. 

Jeżeli w dokumentach brakuje kluczowych informacji, przed podjęciem ostatecznej decyzji EPSO może zwrócić się do kandydata o dodatkowe informacje.

Informacje dla kandydatów o decyzji w sprawie wniosku:

• Zatwierdzone wnioski o zmianę terminu są rejestrowane, a kandydaci są informowani o kolejnej dostępnej sesji testów, na którą zostaną zaproszeni.
• Jeżeli wniosek kandydata został odrzucony, otrzymuje on powiadomienie wraz z wyjaśnieniem.

Testy dla osób, których wniosek rozpatrzono pozytywnie 

Oprócz głównej sesji testów (w pierwszym terminie) EPSO może zaoferować dwie inne sesje przeznaczone dla kandydatów, których wniosek o zmianę terminu, odpowiednio uzasadniony, został rozpatrzony pozytywnie:

• sesję dodatkową, przewidzianą na wypadek zdarzeń losowych, która zazwyczaj odbywa się w odstępie 3–4 tygodni od głównej sesji testów (data jest ujęta w harmonogramie) 

• sesję w drugim terminie, przeznaczoną przede wszystkim dla kandydatów, których spotkały wyjątkowe okoliczności (takie jak poważne zakłócenia techniczne, ciąża ze zbliżającym się terminem porodu czy też zły stan zdrowia podczas głównego testu i sesji na wypadek zdarzeń losowych).

  Daty sesji w drugim terminie są ustalane w oparciu o zdolności operacyjne EPSO i dostępność treści testów. 
  Przy wyznaczaniu dat sesji w drugim terminie EPSO nie jest w stanie uwzględnić dyspozycyjności kandydata, gdyż wpłynęłoby to na udział innych kandydatów zdających testy jednocześnie.

Kandydatom, którzy nie są w stanie wziąć udziału w głównej sesji testów i których orzeczenie lekarskie lub wniosek dotyczący zdarzenia losowego zostały zaakceptowane, oferuje się udział w sesji przewidzianej na wypadek zdarzeń losowych.

Kandydatom, którzy nie są w stanie wziąć udziału ani w głównej sesji testów, ani w sesji przewidzianej na wypadek zdarzeń losowych i którzy: 

• złożyli ponowione, odpowiednio uzasadnione wnioski o zmianę terminu ze względów zdrowotnych lub losowych, obejmujące obie daty 
  lub
• zmagają się z długotrwałym, odpowiednio uzasadnionym problemem zdrowotnym obejmującym obie daty,

oferowany jest udział w sesji w drugim terminie. Zmiana terminu jest rejestrowana, a kandydat jest informowany o nowej dacie testu.

W przypadku gdy kandydat nie będzie w stanie wziąć udziału w żadnej z trzech oferowanych sesji testów (sesji w pierwszym terminie, sesji dodatkowej na wypadek zdarzeń losowych ani sesji w drugim terminie), jego udział w konkursie zostanie uznany za zakończony. 

EPSO nie ma obowiązku oferowania dalszych możliwości udziału w testach poza sesją w drugim terminie.

Zgodnie z zasadami proporcjonalności i dobrej administracji EPSO musi zadbać o właściwą równowagę między ochroną interesów kandydatów dotkniętych nieprzewidzianymi zdarzeniami (takimi jak choroba lub zdarzenie losowe) z jednej strony, a interesem służby publicznej obejmującym terminowe dostarczenie instytucjom UE listy laureatów oraz uzasadnionymi oczekiwaniami pozostałych kandydatów, których selekcja powinna przebiegać sprawiedliwie, sprawnie i bez zbędnej zwłoki, z drugiej strony. W związku z tym EPSO musi znaleźć rozwiązania, które odpowiednio chronią interesy kandydatów dotkniętych nieprzewidzianymi wydarzeniami, a przy tym nie spowodują nieproporcjonalnych opóźnień i zakłóceń w harmonogramie konkursu.

Zakończenie udziału z powodu nieobecności na testach w żaden sposób nie wpływa na udział kandydata w innych konkursach (organizowanych jednocześnie lub planowanych w przyszłości).

Ochrona prywatności i przechowywanie dokumentacji

Wszystkie wnioski o zmianę terminu ze względu na stan zdrowia lub zdarzenie losowe w rodzinie będą dołączane do dokumentacji, która będzie przechowywana w bezpieczny sposób, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Zebrane informacje będą wykorzystywane wyłącznie do rozpatrywania wniosków o zmianę terminu i zapewnienia zgodności z ustalonymi procedurami. 

Wszystkie procedury zostaną wdrożone w pełnej zgodności z odpowiednimi wymogami prawnymi i regulacyjnymi. Dane osobowe kandydatów będą przetwarzane zgodnie z oświadczeniami EPSO o ochronie prywatności (DPR-EC-01159 i DPR.EC-30388), w których określono obowiązujące zasady ochrony danych, okresy przechowywania danych oraz prawa osób, których dane dotyczą.