Politica di riprogrammazione delle prove in caso di emergenze mediche o familiari

Se non puoi partecipare alla prova online nella data prevista a causa di:

• un problema di salute o
• un'emergenza che colpisce un parente stretto,

puoi chiedere di sostenere le prove in un'altra data presentando documenti giustificativi validi.

Le emergenze mediche in genere riguardano patologie, circostanze o urgenze mediche impreviste e inevitabili che determinano un deterioramento fisico, cognitivo o psicologico improvviso o significativo in concomitanza o nell'imminenza del giorno delle prove, rendendo impossibile la partecipazione alle stesse. 

Di seguito è riportato un elenco delle patologie e delle emergenze mediche più comuni che possono giustificare la mancata presenza ai test EPSO.

Eventi medici 

• Malattie acute gravi (ad esempio febbre alta da infezione virale o batterica, influenza, COVID-19)
• Gastroenterite acuta 
• Gravi reazioni allergiche o attacchi di asma, difficoltà respiratorie 
• Ictus o infarto, crisi ipertensiva
• Vertigini o disturbi acuti dell'equilibrio
• Convulsioni, emicranie, attacchi di panico
• Convalescenza o immobilizzazione post-operatoria
• Ricovero ospedaliero a causa di malattia improvvisa, incidente (lesione acuta) o intervento chirurgico d'urgenza
• Complicazioni in gravidanza (ad esempio parto d'emergenza, aborto spontaneo) 
• Altre condizioni disabilitanti che richiedono un intervento medico urgente

Attenzione! L'elenco è puramente indicativo e non esaustivo. Le richieste sono valutate caso per caso e, se necessario, l'EPSO può chiedere ulteriori chiarimenti o documentazione medica.

Emergenze familiari

• Grave emergenza medica che colpisce un parente stretto e che richiede un ricovero ospedaliero urgente o un intervento medico salvavita il giorno della prova o il giorno immediatamente precedente.
• Degenza ospedaliera o ricovero in terapia intensiva di un parente stretto in condizioni critiche il giorno della prova o il giorno immediatamente precedente.
• Decesso di un parente stretto il giorno della prova o il giorno immediatamente precedente.
• Funerale di un parente stretto il giorno della prova.

Ai fini delle presenti disposizioni, per parente stretto si intende un ascendente o discendente fino al secondo grado di consanguineità (sono compresi genitori, figli, nonni e nipoti), un fratello o una sorella, il coniuge o il partner in un'unione civile.

Come presentare una richiesta di riprogrammazione

In caso di impossibilità a partecipare a una prova occorre inviare i documenti giustificativi tramite il modulo di contatto con il massimo anticipo possibile rispetto alla data della data della prova e non oltre il termine per la presentazione dei reclami per problemi tecnici stabilito nel bando di concorso o nell'invito a manifestare interesse.

Qualora non sia possibile presentare i documenti giustificativi entro tale termine (ad esempio a causa di un incidente o di un ricovero ospedaliero), è imperativo presentarli quanto prima. In questo caso, i documenti devono fornire una giustificazione valida per:

•  la data della prova 

                  e

• il periodo compreso tra il termine per la presentazione dei reclami per problemi tecnici e la data di presentazione dei documenti.

Il certificato medico per patologie mediche deve:

• confermare che la persona candidata è stata visitata da un medico prima del giorno della prova non sostenuta o il giorno stesso
• indicare esplicitamente la data della prova. I certificati relativi a un periodo imprecisato non saranno accettati
• dichiarare esplicitamente che la persona candidata non era clinicamente idonea a sostenere la prova alla data prevista e indicare chiaramente il motivo della sua non idoneità. Non saranno accettate dichiarazioni vaghe o certificati di assenza per malattia che non facciano il necessario riferimento all'incapacità della persona candidata di sostenere la prova.

In caso di emergenza medica o di decesso di un parente stretto, i documenti giustificativi:

• possono consistere in un referto ospedaliero, un certificato di morte o qualsiasi documento ufficiale che attesti l'evento
• devono attestare chiaramente che l'evento si è verificato il giorno della prova o il giorno immediatamente precedente la data della prova
• devono dimostrare il legame giuridico di parentela tra la persona candidata e la persona ricoverata, malata o deceduta.

I documenti giustificativi devono essere redatti in una delle 24 lingue ufficiali dell'Unione europea; in caso contrario devono essere accompagnati da una traduzione in una di tali lingue. 

L'EPSO farà tutto il possibile per confermare via e-mail, nel più breve tempo possibile, l'accettazione dei documenti giustificativi presentati prima della data della prova. Tuttavia, se i documenti sono stati presentati poco prima dell'orario previsto per la prova, potrebbe non essere possibile garantire una conferma tempestiva.

Chi partecipa a una prova pur avendo presentato documenti giustificativi sarà ritenuto idoneo a sostenere la prova. Di conseguenza, non sarà concessa alcuna riprogrammazione sulla base dell'assunto che il problema di salute o la situazione di emergenza possano aver influito sulle prestazioni.

L'EPSO è responsabile della verifica della validità di tutti i documenti presentati. Il processo di verifica comprende la verifica della conformità a tutti i requisiti obbligatori di trasmissione di cui sopra. 

Se nei documenti mancano informazioni chiave, l'EPSO può chiedere dettagli supplementari prima di prendere una decisione definitiva.

Comunicazione delle decisioni

• Le richieste di riprogrammazione approvate sono registrate e le persone candidate sono informate della seguente sessione di prove disponibile alla quale saranno invitate.
• Se la richiesta è respinta, la persona ne viene informata con una spiegazione.

Svolgimento della prova a seguito dell'approvazione di una richiesta di riprogrammazione 

Oltre alla sessione principale, l'EPSO può offrire alle persone la cui richiesta di riprogrammazione opportunamente motivata è stata approvata due ulteriori opportunità di sostenere le prove:

• una sessione di recupero (contingency), che ha luogo di norma entro 3-4 settimane dalla sessione principale e in una data prestabilita 

• una sessione di ripetizione (retest), prevista principalmente in caso di circostanze eccezionali (ad esempio gravi problemi tecnici, gravidanza quasi a termine o incapacità medica in corso durante la sessione principale e la sessione di recupero).

  Le date di ripetizione delle prove sono programmate in base alla disponibilità operativa dell'EPSO e alla disponibilità dei contenuti delle prove. 
  L'EPSO non è in grado di tenere conto delle disponibilità individuali al momento di programmare una sessione di ripetizione, in quanto quest'ultima potrebbe riguardare varie persone contemporaneamente.

A chi è impossibilitato a partecipare alla sessione principale e il cui certificato medico o la cui dichiarazione di evento di emergenza sono stati approvati è offerta la possibilità di partecipare alla sessione di recupero.

A chi è impossibilitato a partecipare sia alla sessione principale sia a quella di recupero, a causa di: 

• richieste di riprogrammazione ripetute e giustificate per motivi medici o emergenze che riguardano entrambe le date 
  oppure
• una patologia a lungo termine giustificata che comprende entrambe le date

è offerta la possibilità di partecipare alla sessione di ripetizione delle prove. La riprogrammazione è registrata e la persona è informata della nuova data delle prove.

Se non si è in grado di partecipare a nessuna delle tre sessioni di prova proposte (principale, recupero e ripetizione), la partecipazione al concorso sarà considerata terminata. 

L'EPSO non è tenuto a offrire ulteriori opportunità dopo la sessione di ripetizione.

Nel rispetto dei principi di proporzionalità e di buona amministrazione, l'EPSO deve trovare il giusto equilibrio tra, da un lato, la tutela degli interessi delle persone colpite da eventi imprevisti (quali malattie o emergenze) e, dall'altro, l'interesse del servizio a fornire candidati idonei alle istituzioni dell'UE in modo tempestivo, nonché le legittime aspettative delle altre persone candidate a essere selezionate in modo equo e senza indebito ritardo. Di conseguenza, l'EPSO deve trovare soluzioni che tutelino adeguatamente gli interessi delle persone colpite da eventi imprevisti senza causare ritardi e perturbazioni sproporzionati nel calendario del concorso.

La cessazione della partecipazione per mancata presenza alle prove non pregiudica la partecipazione ad altri concorsi (simultanei o futuri).

Riservatezza e conservazione dei dati

Tutti i casi di richieste di riprogrammazione dovute a una patologia o a un'emergenza familiare saranno documentati e la documentazione sarà conservata in modo sicuro, conformemente alle norme applicabili in materia di protezione dei dati. Le informazioni raccolte saranno utilizzate esclusivamente per il trattamento delle richieste di riprogrammazione e per garantire il rispetto delle procedure stabilite. 

Tutte le procedure saranno attuate in piena conformità con i pertinenti requisiti giuridici e normativi. I dati personali delle persone candidate saranno trattati conformemente alle informative dell'EPSO sulla privacy dei dati (DPR-EC-01159 e DPR.EC-30388), che delineano i principi applicabili in materia di protezione dei dati, i periodi di conservazione e i diritti degli interessati.