Koepäivän vaihtaminen lääketieteellisten syiden tai perhesyiden vuoksi

Hakijat, jotka eivät pysty osallistumaan suunniteltuun etäyhteydellä suoritettavaan kokeeseen

• terveydentilansa vuoksi tai
• lähisukulaisen hätätilanteen vuoksi,

voivat pyytää uutta koepäivää toimittamalla tarvittavat todistukset pyynnön tueksi.

Terveyssyissä on yleensä kyse ennakoimattomista ja väistämättömistä terveysongelmista, hätätilanteista tai tapahtumista, jotka aiheuttavat koepäivänä tai sen läheisyydessä sellaisia äkillisiä tai merkittäviä fyysisiä, kognitiivisia tai psyykkisiä rajoitteita, joiden vuoksi kokeeseen osallistuminen on mahdotonta. 

Alla on luettelo yleisimmistä terveyssyistä ja hätätilanteista, jotka voivat oikeuttaa poissaolon EPSOn kokeista.

Terveyssyyt 

• Vakavat akuutit sairaudet (esim. virus- tai bakteeri-infektiosta, kuten influenssasta tai koronasta, johtuva korkea kuume)
• Akuutti gastroenteriitti 
• Vakavat allergiset reaktiot tai astmakohtaukset, hengitysvaikeudet 
• Aivohalvaus tai sydänkohtaus, hypertensiivinen kriisi
• Huimaus tai akuutti tasapainohäiriö
• Sairauskohtaus, migreeni, paniikkikohtaus
• Leikkauksen jälkeinen toipuminen tai liikuntakyvyttömyys
• Sairaalahoito äkillisen sairauden, onnettomuuden (akuutti vamma) tai hätäleikkauksen vuoksi
• Raskauden aikaiset komplikaatiot (esim. hätäsynnytys, keskenmeno) 
• Muut kiireellisiä lääketieteellisiä toimenpiteitä vaativat tilanteet, joiden vuoksi hakija menettää toimintakykynsä.

Huomautus: Luettelo on suuntaa-antava, ja syitä voi olla muitakin. Jokainen pyyntö arvioidaan tapauskohtaisesti, ja EPSO voi tarvittaessa pyytää lisää selvityksiä tai lääkärintodistuksia.

Perheeseen liittyvät hätätilanteet

• Lähisukulaisen vakava terveydellinen hätätilanne, joka edellyttää kiireellistä sairaalahoitoa tai hengen pelastamiseksi toteutettavia toimenpiteitä koepäivänä tai sitä välittömästi edeltävänä päivänä
• Lähisukulaisen joutuminen sairaala- tai tehohoitoon kriittisen tilan vuoksi koepäivänä tai sitä välittömästi edeltävänä päivänä
• Lähisukulaisen kuolema koepäivänä tai sitä välittömästi edeltävänä päivänä
• Lähisukulaisen hautajaiset koepäivänä.

Tässä yhteydessä lähisukulaisella tarkoitetaan enintään toisen polven verisukulaista ylenevässä tai alenevassa polvessa (ml. vanhemmat, lapset, isovanhemmat ja lapsenlapset), sisaruksia, puolisoa tai rekisteröityä kumppania.

Miten uutta koepäivää pyydetään?

Jos hakija ei pysty osallistumaan kokeeseen, hänen on toimitettava tarvittavat todistukset yhteydenottolomakkeella mahdollisimman varhain ennen koepäivää ja viimeistään kilpailuilmoituksessa tai kiinnostuksenilmaisupyynnössä määritettyyn teknisen valituksen jättämisen määräaikaan mennessä.

Jos hakija ei pysty toimittamaan todistuksia tähän määräaikaan mennessä (esim. onnettomuuden ja/tai sairaalahoitoon joutumisen vuoksi), ne on toimitettava mahdollisimman pian tämän jälkeen. Tällöin todistusten on katettava

•  koepäivä 

                  sekä

• ajanjakso teknisen valituksen jättämisen määräajasta todistusten toimittamiseen.

Sairautta koskeva lääkärintodistus

• Todistuksessa on vahvistettava, että lääkäri on tutkinut hakijan ennen koepäivää tai päivänä, jona hakijan olisi pitänyt suorittaa koe.
• Todistuksen on katettava koepäivä. Todistuksia, joiden kattama ajanjakso on epämääräinen, ei hyväksytä.
• Todistuksessa on todettava nimenomaisesti, että hakija oli terveydentilansa vuoksi kykenemätön suorittamaan koetta määrättynä päivänä, sekä mainittava yksiselitteisesti kyvyttömyyden syy. Epämääräisiä lausuntoja tai sairauslomailmoituksia, joissa ei ole vaadittua viittausta hakijan kyvyttömyyteen suorittaa koetta, ei hyväksytä.

Todistukset, kun kyse on lähisukulaisen lääketieteellisestä hätätilanteesta tai kuolemasta

• Todistus voi olla esimerkiksi sairaalan lausunto, kuolintodistus tai muu virallinen asiakirja, jossa tapahtuma vahvistetaan.
• Todistuksesta on käytävä selvästi ilmi, että tapahtuma tapahtui koepäivänä tai sitä välittömästi edeltävänä päivänä.
• Todistuksesta on käytävä ilmi hakijan ja sairaalahoidossa olevan, sairastuneen tai menehtyneen henkilön välinen lakiperusteinen perhesuhde.

Todistusten on oltava jollakin Euroopan unionin 24 virallisesta kielestä tai niihin on liitettävä käännös jollekin kyseisistä kielistä. 

EPSO pyrkii vahvistamaan sähköpostitse ennen koepäivää toimitettujen todistusten hyväksymisen mahdollisimman pian. Jos todistukset kuitenkin toimitetaan juuri ennen suunniteltua koeaikaa, vahvistuksen lähettämistä ajoissa ei välttämättä voida taata.

Jos hakija osallistuu kokeeseen todistusten toimittamisesta huolimatta, hänen katsotaan olevan kykenevä suorittamaan kokeen. Näin ollen hänelle ei myönnetä uusintamahdollisuutta sillä perusteella, että sairaus tai muu hätätilanne on voinut vaikuttaa hänen suoritukseensa.

EPSO vastaa kaikkien toimitettujen asiakirjojen oikeellisuuden todentamisesta. Se tarkistaa, että kaikki edellä mainitut todistuksen lähettämistä koskevat vaatimukset täyttyvät. 

Jos asiakirjoista puuttuu keskeisiä tietoja, EPSO voi pyytää lisätietoja ennen lopullisen päätöksen tekemistä.

Päätöksestä ilmoittaminen

• Hyväksytyt koepäivän vaihtamispyynnöt rekisteröidään, ja hakijalle ilmoitetaan seuraavasta mahdollisesta kokeesta, johon hänet kutsutaan.
• Jos pyyntöä ei hyväksytä, hakijalle ilmoitetaan asiasta ja esitetään hylkäämisen syyt.

Koepäivän hyväksytyn vaihtamispyynnön jälkeen järjestettävät kokeet 

EPSO voi tarjota varsinaisen koepäivän lisäksi kaksi mahdollisuutta kokeiden suorittamiseen hakijoille, joiden esittämä asianmukaisesti perusteltu koepäivän vaihtamispyyntö on hyväksytty:

• ennalta määrätty varapäivä, joka on yleensä 3–4 viikon kuluessa varsinaisesta koepäivästä 

• uusintakoepäivä, joka on tarkoitettu ensisijaisesti poikkeustilanteeseen joutuneille hakijoille (esim. vakavat tekniset häiriöt, lasketun synnytysajan läheisyys tai toimintakyvyn estävä jatkuva terveysongelma varsinaisena koepäivänä ja varapäivänä).

  Uusintakoepäivien ajankohdat määräytyvät EPSOn järjestelymahdollisuuksien ja koesisältöjen saatavuuden mukaan. 
  EPSO ei voi ottaa uusintakoepäiviä suunnitellessaan huomioon yksittäisen hakijan henkilökohtaista käytettävissä oloa, koska uusintakokeita saatetaan joutua järjestämään samaan aikaan useille hakijoille.

Hakijoille, jotka eivät voi osallistua kokeisiin varsinaisena koepäivänä ja joiden lääkärintodistus tai hätätilannetta koskeva ilmoitus hyväksytään, tarjotaan mahdollisuutta osallistua kokeeseen varapäivänä.

Hakijoille, jotka eivät voi osallistua kokeisiin varsinaisena koepäivänä eivätkä varapäivänä 

• toistuvien ja perusteltujen, molemmat päivämäärät kattavien lääketieteellisten tai hätätilanteesta johtuvien syiden vuoksi 
  tai
• molemmat päivämäärät kattavan pitkäkestoisen sairauden vuoksi,

tarjotaan mahdollisuutta osallistua kokeeseen uusintakoepäivänä. Koepäivän vaihtaminen rekisteröidään ja hakijalle ilmoitetaan uudesta koepäivästä.

Jos hakija ei pysty osallistumaan kokeeseen yhtenäkään tarjotuista kolmesta ajankohdasta (varsinainen koepäivä, varapäivä ja uusintakoepäivä), hänen osallistumisensa kilpailuun katsotaan päättyneen. 

EPSO ei ole velvollinen tarjoamaan muita koemahdollisuuksia uusintakoepäivän jälkeen.

Kohtuullisuuden ja hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti EPSOn on löydettävä oikea tasapaino, jossa otetaan huomioon yhtäältä odottamattomiin olosuhteisiin (kuten sairaus tai hätätilanne) joutuneiden hakijoiden etu ja toisaalta EPSOn tarve saada ajoissa EU:n toimielimiin rekrytoitaviksi kilpailun läpäisseitä hakijoita. Lisäksi on kunnioitettava muiden hakijoiden oikeutta oikeudenmukaiseen ja tarkoitusta vastaavaan valintaprosessiin ilman aiheettomia viivästyksiä. Näin ollen EPSO tarvitsee järjestelyt, joilla suojellaan asianmukaisesti niiden hakijoiden etuja, jotka kohtaavat odottamattomia esteitä, ilman, että aiheutetaan kohtuuttomia viivästyksiä ja häiriöitä kilpailun aikatauluun.

Kilpailuun osallistumisen päättyminen sen vuoksi, että hakija ei osallistu kokeisiin, ei vaikuta hakijan mahdollisuuksiin osallistua muihin (samanaikaisiin tai tuleviin) kilpailuihin.

Tietosuoja ja rekisteröinti

Kaikki pyynnöt, jotka koskevat koepäivän vaihtamista terveyssyistä tai perheeseen liittyvän hätätilanteen vuoksi, dokumentoidaan, ja dokumentaatio säilytetään tietosuojasäännösten mukaisesti suojattuna. Kerättyjä tietoja käytetään yksinomaan koepäivän vaihtamispyyntöjen käsittelyyn ja menettelysääntöjen täyttymisen varmistamiseen. 

Kaikissa menettelyissä noudatetaan kaikkia asiaa koskevia lakisääteisiä vaatimuksia. Hakijoiden henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EPSOn tietosuojaselosteita (DPR-EC-01159 ja DPR.EC-30388), joissa esitetään sovellettavat tietosuojaperiaatteet, säilytysajat ja rekisteröityjen oikeudet.