Κατά κανόνα, ο ρόλος των διοικητικών υπαλλήλων (AD) είναι να υποστηρίζουν τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων στην εκπλήρωση της αποστολής τους στο πλαίσιο του θεσμικού οργάνου ή οργανισμού στον οποίο ανήκουν. Συνήθως εργάζονται σε τομείς όπως η χάραξη πολιτικής, η επιχειρησιακή εφαρμογή, ο συντονισμός και η διαχείριση πόρων και προγραμμάτων.

Τα καθήκοντά τους μπορεί να ποικίλλουν ανάλογα με το θεσμικό όργανο και τη συγκεκριμένη θέση και περιγράφονται πάντοτε λεπτομερώς στην προκήρυξη του διαγωνισμού ή στην προκήρυξη κενής θέσης.

Οι διοικητικοί υπάλληλοι καλύπτουν τους βαθμούς από AD 5 έως AD 16, οι οποίοι αντιστοιχούν σε διαφορετικά επίπεδα ευθύνης και προϋπηρεσίας:

• AD 5: εισαγωγικός βαθμός για πτυχιούχους πανεπιστημίου, κατά κανόνα χωρίς να απαιτείται επαγγελματική πείρα. 
• AD 6 – AD 7: εξειδικευμένοι ρόλοι που απαιτούν πολυετή σχετική επαγγελματική πείρα. 
• AD 9 – AD 12: μεσαίες διοικητικές θέσεις για τις οποίες απαιτείται αποδεδειγμένη πείρα διοίκησης. 
• AD 13 – AD 16: ανώτατες διοικητικές θέσεις με στρατηγικές και ηγετικές αρμοδιότητες υψηλού επιπέδου.