In generale gli amministratori (AD) hanno il compito di coadiuvare i responsabili politici nell'attuare la missione dell'istituzione o dell'organismo di appartenenza. In genere operano in settori quali la formulazione delle politiche, l'attuazione operativa, il coordinamento e la gestione delle risorse e dei programmi.

I loro compiti possono variare a seconda dell'istituzione e della posizione specifica e sono sempre descritti in dettaglio nel bando di concorso o nell'avviso di posto vacante.

Gli amministratori occupano i gradi da AD 5 a AD 16, in funzione dei diversi livelli di responsabilità e anzianità:

• AD 5: livello di ingresso per i laureati, per i quali generalmente non è richiesta alcuna esperienza professionale 
• AD 6–AD 7: ruoli specialistici per cui sono richiesti diversi anni di esperienza professionale pertinente 
• AD 9–AD 12: posizioni dirigenziali di livello intermedio per cui è richiesta una comprovata esperienza dirigenziale 
• AD 13–AD 16: ruoli dirigenziali di alto livello con responsabilità strategiche e di leadership di alto livello