Inštitúciám sú pridelené určité kvóty na úspešných uchádzačov, ktorých môžu prijať z rezervného zoznamu. K týmto informáciám majú prístup len úrad EPSO a inštitúcie EÚ. 

Kvóty odrážajú personálne potreby konkrétnej inštitúcie, resp. inštitúcií v danom období. 

Nábor inou inštitúciou počas obdobia, v ktorom sa uplatňuje kvóta, musí schváliť dotknutá inštitúcia, resp. inštitúcie. 

Kvóty sa zvyčajne prestanú uplatňovať tri mesiace (v prípade všeobecných výberových konaní) alebo šesť mesiacov (v prípade niektorých výberových konaní na špecialistov) po uverejnení rezervného zoznamu. So súhlasom dotknutej inštitúcie, resp. inštitúcií sa ich uplatňovanie však môže predĺžiť.

Úrad EPSO sa nepodieľa na prijímaní rozhodnutí o zrušení kvót, ale o prijatí takéhoto rozhodnutia náborovými inštitúciami bezodkladne informuje uchádzačov na webovej stránke výberového konania.