Kullakin toimielimellä on rekrytointikiintiö, joka kertoo, kuinka monta hakijaa kukin toimielin voi varallaololuettelosta palkata. Ainoastaan EPSO ja EU-toimielimet tietävät kiintiön suuruuden. 

Kiintiöt vastaavat toimielinten rekrytointitarpeita tietyllä aikavälillä. 

Kun kiintiöitä sovelletaan, toimielimet saavat rekrytoida varallaololuettelosta hakijoita kiintiöidensä mukaisesti. Tällöin muiden toimielinten rekrytoinneille tarvitaan suostumus kaikilta toimielimiltä, joilla on kiintiöitä. 

Yleensä kiintiö poistetaan 3 kuukautta (yleisvirkamieskilpailut) tai 6 kuukautta (jotkin erikoisalojen kilpailut) sen jälkeen, kun varallaololuettelo on julkaistu. Kiintiökautta voidaan pidentää rekrytoivien toimielinten suostumuksella.

EPSO ei osallistu kiintiön poistamista koskevaan päätöksentekoon. Se kuitenkin ilmoittaa kilpailun verkkosivulla heti, kun palvelukseen ottavat toimielimet ovat tehneet päätöksen kiintiön poistamisesta.