Poszczególne instytucje mają przypisaną określoną pulę (ang. quota) kandydatów, których mogą zatrudnić z danej listy rezerwowej. Informacje na ten temat są dostępne wyłącznie dla EPSO i instytucji UE. 

Liczba kandydatów w puli odpowiada potrzebom rekrutacyjnym danej instytucji w określonym przedziale czasu. 

W okresie obowiązywania przydzielonych pul kandydatów zatrudnienie kandydata przez inną instytucję wymaga zgody zainteresowanych instytucji. 

Okres obowiązywania pul trwa zazwyczaj trzy miesiące (w przypadku konkursów ogólnych) lub sześć miesięcy (w przypadku konkursów skierowanych do specjalistów) od daty opublikowania listy rezerwowej. Może on zostać przedłużony za zgodą zainteresowanych instytucji.

EPSO nie bierze udziału w decydowaniu o zakończeniu okresu obowiązywania pul, ale informuje kandydatów na stronie internetowej konkursu, jak tylko instytucja prowadząca rekrutację podejmie taką decyzję.