Институциите имат определени квоти за кандидатите, които могат да наемат на работа от списъците на издържалите конкурс. Тази информация е достъпна само за EPSO и за институциите на ЕС. 

Квотите отразяват нуждите от наемане на служители, които дадена институция има за определен период от време. 

Набирането на служители от страна на друга институция през периода, през който квотите важат, се одобрява от съответните институции. 

Квотата обикновено отпада три месеца (при конкурсите за служители с общ профил) или шест месеца (при някои конкурси за специалисти) след публикуването на списъка на успешните кандидати или нейната валидност може да бъде удължена с одобрението на съответните институции.

EPSO не участва във вземането на решения за отпадане на квоти, но информираме кандидатите на уебстраницата на конкурса веднага щом такова решение бъде взето от набиращите персонал институции.