Institucijama EU-a dodjeljuju se određene kvote uspješnih kandidata koji se mogu zaposliti s popisa uspješnih kandidata. Te su informacije dostupne samo EPSO-u i institucijama EU-a. 

Kvote odražavaju potrebe za zapošljavanjem određene institucije u određenom razdoblju. 

Zapošljavanje u drugoj instituciji tijekom razdoblja primjene kvote moraju odobriti zainteresirane institucije. 

Kvote su u pravilu na snazi tri ili šest mjeseci (tri mjeseca za opće profile, a šest za određene specijalizirane profile) od objave popisa uspješnih kandidata, a uz odobrenje zainteresiranih institucija njihova se primjena može produljiti.

EPSO ne sudjeluje u odluci o ukidanju kvote, ali o njoj obavještava kandidate na internetskoj stranici natječaja čim je institucije koje zapošljavaju novo osoblje donesu.