Οι υποψήφιοι/-ες θα πρέπει να είναι σε θέση να αποδείξουν με δικαιολογητικά έγγραφα τα στοιχεία που δηλώνουν στην αίτηση υποψηφιότητάς τους (όσον αφορά τα προσόντα, την πείρα, τις γλωσσικές τους γνώσεις κ.λπ.). Οι υποψήφιοι/-ες θα ενημερωθούν από τις υπηρεσίες πρόσληψης σχετικά με τα έγγραφα (αντίγραφα ή πρωτότυπα) που θα πρέπει να υποβάλουν και το πότε θα πρέπει να τα υποβάλουν. Αυτό μπορεί να γίνει στο στάδιο των δοκιμασιών πρόσληψης και/ή πριν από την πρόσληψη.

Η EPSO δεν μπορεί να παράσχει πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες που ισχύουν στις διάφορες υπηρεσίες πρόσληψης όσον αφορά τα δικαιολογητικά έγγραφα. Τα ακόλουθα θα πρέπει να εξετάζονται μόνο ως μη δεσμευτικό παράδειγμα των απαιτήσεων που ενδέχεται να ισχύουν:

1. Μεταξύ άλλων εγγράφων, οι υποψήφιοι/-ες θα πρέπει να προσκομίσουν έγκυρο δελτίο ταυτότητας ή διαβατήριο.
    
2. Ως απόδειξη των τίτλων σπουδών και της κατάρτισής τους, οι υποψήφιοι/-ες θα πρέπει να προσκομίσουν:
   
   α) αντίγραφο των πτυχίων/διπλωμάτων τους και/ή των πιστοποιητικών (κατάρτισης) που πιστοποιούν τους τίτλους σπουδών τους·
   β) σε περιπτώσεις πτυχίων/διπλωμάτων ή πιστοποιητικών που εκδίδονται σε χώρα εκτός ΕΕ, δήλωση ισοδυναμίας που εκδίδεται από αρμόδια αρχή κράτους μέλους της ΕΕ.
    
3. Όλες οι περίοδοι επαγγελματικής δραστηριότητας πρέπει να τεκμηριώνονται από πρωτότυπα έγγραφα ή επικυρωμένα αντίγραφα των ακόλουθων εγγράφων:
   
   α) Έγγραφα από προηγούμενους και/ή νυν εργοδότες: συμβάσεις εργασίας στις οποίες αναφέρονται οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης της απασχόλησης και/ή το πρώτο και το τελευταίο φύλλο μισθοδοσίας. Στα εν λόγω έγγραφα θα πρέπει να αναφέρονται η φύση και το επίπεδο των ασκούμενων καθηκόντων, καθώς και λεπτομερής περιγραφή τους, και τα έγγραφα αυτά θα πρέπει επίσης να φέρουν την επίσημη επωνυμία και σφραγίδα του εργοδότη, καθώς και το όνομα και την υπογραφή του υπευθύνου ή της υπεύθυνης·
   
   β) Για μη μισθωτή εργασία, π.χ. αυτοαπασχόληση ή ελεύθερα επαγγέλματα: τιμολόγια ή δελτία παραγγελίας στα οποία περιγράφονται λεπτομερώς οι εργασίες που εκτελέστηκαν, ή οποιοδήποτε άλλο σχετικό επίσημο δικαιολογητικό έγγραφο στο οποίο προσδιορίζονται η φύση και η διάρκεια των καθηκόντων που εκτελέστηκαν ή των υπηρεσιών που παρασχέθηκαν·
   
   γ) Για ελεύθερους επαγγελματίες μεταφραστές/μεταφράστριες: έγγραφα με τα οποία πιστοποιούνται οι δεδουλευμένες περίοδοι και ο αριθμός των σελίδων που μεταφράστηκαν·
   
   δ) Για ελεύθερους επαγγελματίες διερμηνείς: έγγραφα με τα οποία πιστοποιούνται ο αριθμός των δεδουλευμένων ημερών καθώς και οι γλώσσες από και προς τις οποίες πραγματοποιήθηκε η διερμηνεία.