Sopimussuhteisten toimihenkilöiden valintamenettelyihin (CAST/Permanent) osallistuvat hakijat eivät voi linkittää todistusasiakirjoja hakemukseensa EPSO-tilillään. Todistusasiakirjat esitetään palvelukseenottokokeiden aikana ja/tai ennen palvelukseen ottamista.

Hakijoiden on pystyttävä asiakirjojen avulla todistamaan hakemuslomakkeessa ilmoittamansa tiedot (pätevyyden, kokemuksen, kielitaidon jne. osalta). Palvelukseen ottavat yksiköt ilmoittavat hakijoille, mitä asiakirjoja (jäljennöksiä tai alkuperäiskappaleita) heidän on esitettävä ja milloin.

EPSO ei voi antaa tietoja säännöistä, joita kukin palvelukseen ottava yksikkö noudattaa todistusasiakirjojen osalta. Seuraavat tiedot ovat ainoastaan ei-sitovia esimerkkejä mahdollisista vaatimuksista:

1. Hakijan on toimitettava mm. voimassa oleva henkilökortti tai passi.
    
2. Todistuksena koulutuksestaan hakijan on toimitettava:
   
   a) jäljennös tutkintotodistuksistaan ja/tai opintotodistuksistaan,
   b) jonkin EU:n jäsenvaltion toimivaltaisen viranomaisen antama vastaavuustodistus, jos tutkintotodistus tai muu todistus on myönnetty EU:n ulkopuolisessa maassa.
    
3. Kaikki ilmoitetut työssäolojaksot on näytettävä toteen seuraavassa mainituilla alkuperäisillä asiakirjoilla tai niiden oikeaksi todistetuilla jäljennöksillä:
   
   a) entisten ja/tai nykyisten työnantajien laatimat asiakirjat: työsopimukset, joissa on alkamis- ja päättymispäivä, ja/tai ensimmäinen ja viimeinen palkkakuitti. Näistä asiakirjoista olisi käytävä ilmi työtehtävien luonne ja vaatimustaso ja hoidettujen työtehtävien tarkka kuvaus, ja niissä olisi oltava työnantajan virallinen logo ja leima sekä vastuuhenkilön nimi ja allekirjoitus;
   
   b) muu kuin palkkatyö, esim. itsenäiset ammatinharjoittajat/vapaat ammatit: laskut tai tilauslomakkeet, joista käyvät ilmi suoritetut työt, tai muut asiaankuuluvat viralliset tositteet, joissa täsmennetään suoritettujen tehtävien tai palvelujen luonne ja kesto;
   
   c) freelancekääntäjät: asiakirjat, joista käy ilmi työskennellyt ajanjaksot sekä käännettyjen sivujen määrä;
   
   d) freelancetulkit: asiakirjat, joista käy ilmi tulkkauspäivien määrä ja tulkkauksen lähde- ja kohdekielet.