Hakijoiden on pystyttävä asiakirjojen avulla todistamaan hakemuslomakkeessa ilmoittamansa tiedot (pätevyyden, kokemuksen, kielitaidon jne. osalta). Palvelukseen ottavat yksiköt ilmoittavat hakijoille, mitä asiakirjoja (jäljennöksiä tai alkuperäiskappaleita) heidän on esitettävä ja milloin. Tämä voi tapahtua palvelukseenottokokeiden aikana ja/tai ennen palvelukseen ottamista.

EPSO ei voi antaa tietoja säännöistä, joita kukin palvelukseen ottava yksikkö noudattaa todistusasiakirjojen osalta. Seuraavat tiedot ovat ainoastaan ei-sitovia esimerkkejä mahdollisista vaatimuksista:

1. Hakijan on toimitettava mm. voimassa oleva henkilökortti tai passi.
    
2. Todistuksena koulutuksestaan hakijoiden on toimitettava:
   
   a) jäljennös tutkintotodistuksistaan ja/tai opintotodistuksistaan
   b) jos tutkinto-/opintotodistukset on myönnetty EU:n ulkopuolisessa maassa, EU-maan toimivaltaisen viranomaisen antama vastaavuustodistus.
    
3. Kaikki ilmoitetut työssäolojaksot on näytettävä toteen seuraavilla alkuperäisillä asiakirjoilla tai niiden oikeaksi todistetuilla jäljennöksillä:
   
   a) aiempien työnantajien ja/tai nykyisen työnantajan antamat asiakirjat, kuten yksi tai useampi työsopimus, jossa mainitaan työsuhteen alkamis- ja päättymispäivät, ja/tai ensimmäinen ja viimeinen palkkakuitti. Näistä asiakirjoista olisi käytävä ilmi työtehtävien luonne ja vaatimustaso sekä hoidettujen työtehtävien tarkka kuvaus, ja niissä olisi oltava työnantajan virallinen tunniste ja leima sekä vastuuhenkilön nimi ja allekirjoitus
   
   b) muu kuin palkkatyö, esim. itsenäiset ammatinharjoittajat/vapaat ammatit: laskut tai tilauslomakkeet, joista käyvät ilmi suoritetut työt, tai muut asiaankuuluvat viralliset tositteet, joissa täsmennetään suoritettujen tehtävien tai palvelujen luonne ja kesto
   
   c) freelancekääntäjät: asiakirjat, joista käy ilmi työskentelyaika ja käännettyjen sivujen määrä
   
   d) freelancetulkit: asiakirjat, joista käy ilmi tulkkauspäivien määrä ja tulkkauksen lähde- ja kohdekielet.