ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ — ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

Операция по обработване: Разглеждане на жалби по член 90, параграф 2 и искания по член 90, параграф 1 от Правилника за длъжностните лица

Администратор на лични данни: Европейска служба за подбор на персонал

Референтен номер: DPR-EC-01152.1

1. Въведение

В настоящата декларация за поверителност се разясняват причините за обработката на всички предоставени лични данни, начинът, по който събираме, обработваме и осигуряваме защитата на тези данни, как се използва информацията и какви са правата ви по отношение на вашите данни (право на достъп, поправка, изтриване и т.н.).

Европейските институции се задължават да защитават и зачитат неприкосновеността на личния ви живот. Тъй като чрез тази услуга се извършват събиране и последваща обработка на лични данни, се прилага Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001 и Решение № 1247/2002/ЕО.

Тази декларация се отнася до разглеждането на жалби съгласно член 90, параграф 2 и искания по член 90, параграф 1 от Правилника за длъжностните лица. В тези членове се посочва, че:

• всяко лице, за което се прилага настоящия правилник, може да сезира органа по назначаването/органа, оправомощен да сключва договори за наемане на работа, с искане да вземе решение, което се отнася до него, съгласно член 90, параграф 1;
• всяко лице, за което се прилага настоящият правилник, може да отнесе до органа по назначаването/органа, оправомощен да сключва договори за наемане на работа, жалба срещу всеки акт, който нарушава неговите интереси, съгласно член 90, параграф 2.

Личните данни за горепосочените случаи се обработват от Европейската служба за подбор на персонал (EPSO).

2. Защо обработваме вашите данни?

Цел на обработването: EPSO събира и използва вашите лични данни, за да обработи вашето искане или жалба, подадени в съответствие с член 90, параграф 1 и член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица. Вашите лични данни няма да бъдат обработвани допълнително по начин, който е несъвместим с тази цел.

Законосъобразност на обработката: Член 5, буква а) от Регламент (ЕС) 2018/1725 (обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институцията или органа на Съюза) и б) (задължение на органа по назначаването/органа, оправомощен да сключва договори, да отговаря на искания/жалби въз основа на членове 90, 24 и 22в от Правилника за длъжностните лица).

Правно основание за обработването:

• Регламент № 31(ЕИО), 11(ЕОАЕ), установяващ Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (ОВ P 45, 14.6.1962 г., стр. 1385).
• Решение 2002/620/EО на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията, на Съда на Европейските общности, на Сметната палата, на Икономическия и социален комитет, на Комитета на регионите и на Европейския омбудсман от 25 юли 2002 г. относно създаването на Служба за подбор на персонал на Европейските общности.
• Решение 2002/621/ЕО на генералните секретари на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията, на секретаря на Съда на Европейските общности, на Генералните секретари на Сметната палата, на Икономическия и социален комитет и на Комитета на регионите и на представителя на Европейския омбудсман от 25 юли 2002 година относно организацията и работата на Службата за подбор на персонал на Европейските общности.

3. Какви данни събираме и обработваме?

Личните данни, които се събират и обработват, са:

• Данните, предоставени от жалбоподателя/заявителя;
• Данните, предоставени от съответния (те) отдел (и) (т.е. всеки отдел с информация от значение за анализа на жалбата/искането);
• Данните, съхранявани в базите данни на EPSO.

В някои случаи, в зависимост от предмета на жалбата/искането, е възможно да бъдат обработвани медицински данни.

4. Колко дълго съхраняваме вашите данни?

Данните на хартиен носител се съхраняват за срок от 15 години. След това те се прехвърлят в историческите архиви за постоянно съхранение.

Данните в електронен формат се съхраняват за срок от 15 години.

Тези периоди на съхранение са необходими, за да се позволи сравнение с предишни случаи, обработвани от EPSO, като по този начин се гарантира еднакво прилагане на Правилника за длъжностните лица.

5. Как защитаваме вашите данни?

Всички данни в електронен формат (електронни писма, документи, качени набори от данни и т.н.) се съхраняват на сървърите на Европейската комисия, които се използват в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Европейската комисия от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

За да защити личните ви данни, Комисията е въвела някои технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия по отношение на сигурността онлайн и риска от загуба на данни, от промяна на данните или от неразрешен достъп, като се вземат предвид свързаният с обработването риск и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да бъдат осведомени за целите на обработването.

6. Кой има достъп до данните ви и на кого се разкриват те?

Достъп до вашите данни се предоставя на служители, получили разрешение за достъп, при спазване на принципа „необходимост да се знае“. Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност.

Вашите данни може да бъдат получени от следните лица:

• Членове на правния сектор на EPSO, членове на йерархията, които подписват решенията: достъп до пълните досиета.
• Комисии за подбор, служители на EPSO, различни от членовете на правния сектор и йерархията: колкото е необходимо за предоставяне на обяснения и информация за разглеждането на исканията/жалбите.
• Правната служба на Комисията: трябва систематично да бъде консултирана относно проектите на решения в отговор на жалби; достъп до пълните досиета.
• Съдилища на ЕС: в случаи на средства за правна защита; достъп до пълните досиета.
• Европейската служба за борба с измамите, Службата за разследвания и дисциплинарни въпроси на Комисията, Службата за вътрешен одит, Сметната палата: при поискване и с ограничение до необходимото за официалните разследвания или за одитни цели.
• Европейски омбудсман: при поискване и с ограничение до необходимото за разследванията.

7. Какви са правата ви и как можете да ги упражните?

В съответствие с членове 17—22 от Регламент (ЕС) 2018/1725 имате право на достъп, коригиране или изтриване на вашите данни, както и право на преносимост на данните и право на ограничаване на обработването на вашите данни. Можете да упражните правата си, като изпратите електронно писмо до EPSO, използвайки онлайн формуляра за контакт на EPSO, или в случай на конфликт до длъжностното лице по защита на данните и, ако е необходимо, до Европейския надзорен орган по защита на данните. За тази цел използвайте координатите за връзка в точка 8 по-долу.

8. Координати за връзка

Ако имате забележки, въпроси, притеснения или оплакване по отношение на събирането и използването на личните ви данни, моля, свържете се с администратора на лични данни, като използвате онлайн формуляра за контакт на EPSO.

Можете също така да се свържете с:

• длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu
• Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД): edps@edps.europa.eu

9. Къде може да намерите по-подробна информация

Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) в Комисията публикува регистър на всички операции, при които се обработват лични данни. За достъп до регистъра използвайте следната връзка: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Тази конкретна операция по обработване е включена в публичния регистър на Длъжностното лице по защита на данните под следния референтен номер: DPR-EC-01152.1.