STQARRIJA TA’ PRIVATEZZA - Il-PROTEZZJONI TAD-<i>DATA</i> PERSONALI TIEGĦEK

Operazzjoni ta’ pproċessar: It-trattament tal-ilmenti skont l-Artikolu 90(2) u t-talbiet skont l-Artikolu 90(1) tar-Regolamenti tal-Persunal

Kontrollur tad-Data: EPSO

Referenza tar-rekord: DPR-EC-01152.1

1. Introduzzjoni

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega r-raġunijiet għall-ipproċessar tad-data pprovduta, il-mod li niġbru, nimmaniġġjaw u niżguraw il-protezzjoni ta’ din id-data, kif hija użata dik l-informazzjoni, u xi drittijiet tista’ teżerċita rigward id-data tiegħek (id-dritt ta’ aċċess, tar-rettifika, tat-tħassir, eċċ.).

L-istituzzjonijiet Ewropej huma marbutin li jipproteġu u jirrispettaw il-privatezza tiegħek. Peress li dan is-servizz jiġbor u jipproċessa aktar id-data personali, japplika r-Regolament(UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, mill-korpi, mill-uffiċċji u mill-aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u tapplika d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE [1].

Id-dikjarazzjoni tikkonċerna l-immaniġġjar tal-ilmenti skont l-Artikolu 90(2) u t-talbiet skont l-Artikolu 90(1) tar-Regolamenti tal-Persunal. Dawn l-artikoli jiddikjaraw li:

• kwalunkwe persuna li għaliha japplikaw dawn ir-Regolamenti tal-Persunal tista’ tissottometti lill-awtorità tal-ħatra/AECE, talba biex tieħu deċiżjoni dwarha, skont l-Artikolu 90(1);
• kwalunkwe persuna li għaliha japplikaw dawn ir-Regolamenti tal-Persunal tista’ tissottometti lill-awtorità tal-ħatra/AECE, ilment kontra att li jaffettwaha ħażin, skont l-Artikolu 90(2).

Id-data personali għall-każijiet imsemmijin hawn fuq tiġi pproċessata mill-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO).

2. Għaliex nipproċessaw id-data tiegħek?

L-għan tal-ipproċessar: l-EPSO jiġbor u juża d-data personali tiegħek biex jipproċessa t-talba jew l-ilment tiegħek imressaq skont l-Artikoli 90(1) u (2) tar-Regolamenti tal-Persunal. Id-data personali tiegħek ma tiġix ipproċessata aktar b’mod li ma jkunx kompatibbli ma’ dan l-iskop.

Il-legalità tal-ipproċessar: l-Artikolu 5(a) tar-Regolament (UE) 2018/1725 (l-ipproċessar huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċizzju ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni) u (b) (l-obbligu tal-awtorità tal-ħatra/AECE li twieġeb għal talbiet/ilmenti abbażi tal-Artikoli 90, 24 u 22c tar-Regolamenti tal-Persunal).

Il-bażi ġuridika għall-ipproċessar:

• Ir-Regolament Nru 31 (KEE), 11 (KEEA), li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Ħaddiema Oħra tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika, (ĠU P 45, 14.6.1962, p. 1385).
• Id-Deċiżjoni 2002/620/KE tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni Ewropea, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, tal-Kumitat u tar-Reġjuni u tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta' Lulju 2002 li tistabbilixxi Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej.
• Id-Deċiżjoni 2002/621/KE tas-Segretarji Ġenerali tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tar-Reġistratur tal-Qorti tal-Ġustizzja, tas-Segretarji Ġenerali tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali u tal-Kumitat tar-Reġjuni, u tar-Rappreżentant tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta’ Lulju 2002 dwar l-organizzazzjonijiet u l-ħidma tal-Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej.

3. Liema data niġbru u nipproċessaw?

Id-data personali li niġbru u nkomplu nipproċessaw hija:

• Data pprovduta mill-ilmentatur/minn min jagħmel it-talba;
• Data pprovduta mid-dipartiment(i) kkonċernat(i) (jiġifieri kwalunkwe dipartiment b’informazzjoni rilevanti għall-analiżi tal-ilment/talba);
• Data maħżuna fil-bażijiet tad-data tal-EPSO.

F’xi każijiet, skont is-suġġett tal-ilment/tat-talba, id-data medika tista’ tiġi pproċessata.

4. Għal kemm żmien inżommu d-data tiegħek?

Id-data f’format stampat tinżamm għal perjodu ta’ 15-il sena. Sussegwentement, din tiġi ttrasferita fl-arkivji storiċi għas-salvagwardja permanenti.

Id-data f’format elettroniku tinżamm għal perjodu ta’ 15-il sena.

Dawn il-perjodi ta’ żamma huma meħtieġa sabiex ikun jista’ jsir tqabbil ma’ każijiet preċedenti ttrattati mill-EPSO, u b’hekk tiġi żgurata applikazzjoni uniformi tar-Regolamenti tal-Persunal.

5. Kif nipproteġu d-data tiegħek?

Id-data kollha b’format elettroniku (emails, dokumenti, lottijiet tad-data applowdjati f’sistema, eċċ.) tinħażen fis-servers tal-Kummissjoni Ewropea, u għandha tintuża skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ għadd ta’ miżuri tekniċi u organizzazzjonali. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf tad-data, it-tibdil tad-data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzazzjonali jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ dan l-ipproċessar.

6. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

L-aċċess għad-data tiegħek jingħata lil persunal awtorizzat skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”. Dan il-persunal jirrispetta l-ftehimiet statutorji u, meta meħtieġ, ftehimiet addizzjonali tal-kunfidenzjalità.

Dawn li ġejjin jistgħu jirċievu d-data tiegħek:

• Il-membri tas-settur legali tal-EPSO, il-membri tal-ġerarkija involuti fl-iffirmar tad-deċiżjonijiet: aċċess għall-files kompluti.
• Il-bordijiet u l-bordijiet tas-selezzjoni, il-persunal tal-EPSO minbarra l-membri tas-settur legali u l-ġerarkija: kemm hu meħtieġ biex jiġu pprovduti l-ispjegazzjonijiet u l-informazzjoni meħtieġa għall-immaniġġjar tat-talbiet/ilmenti.
• Is-Servizz Legali tal-Kummissjoni: irid jiġi kkonsultat b’mod sistematiku dwar abbozzi ta’ deċiżjonijiet bi tweġiba għall-ilmenti; aċċess għall-files kompluti.
• Il-Qrati tal-UE: f’każijiet ta’ rimedji ġudizzjarji; aċċess għall-files kompluti.
• L-OLAF, l-IDOC, l-IAS, il-Qorti tal-Awdituri: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet uffiċjali jew għal skopijiet ta’ awditjar.
• L-Ombudsman Ewropew: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet.

7. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Skont l-Artikoli 17 sa 22 tar-Regolament (UE) 2018/1725, għandek id-dritt li taċċessa, tirrettifika u tħassar id-data tiegħek, kif ukoll id-dritt għall-portabbiltà tad-data u d-dritt li tirrestrinġi l-ipproċessar tad-data tiegħek. Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tibgħat email lill-EPSO billi tuża l-formola ta’ kuntatt online tal-EPSO, jew f’każ ta’ kunflitt, lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u, jekk ikun meħtieġ, lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. Għal dan l-għan, jekk jogħġbok uża l-informazzjoni ta’ kuntatt mogħtija fil-punt 8 hawn taħt.

8. Informazzjoni ta’ kuntatt

Jekk għandek xi kummenti jew mistoqsijiet, tħassib jew ilment dwar il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data billi tuża l-formola ta’ kuntatt tal-EPSO online.

Tista’ tikkuntattja wkoll lil:

• l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu
• il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (KEPD): edps@edps.europa.eu

9. Fejn tista’ ssib aktar informazzjoni ddettaljata

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali. Tista’ taċċessa r-reġistru bil-link li ġej: http://ec.europa.eu/dpo-register

Dan l-ipproċessar speċifiku ġie inkluż fir-reġistru pubbliku tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data bir-referenza li ġejja: DPR-EC-01152.1.