ISIKUANDMETE KAITSE PÕHIMÕTTED – TEIE ISIKUANDMETE KAITSE

Töötlemistoiming: kaebuste läbivaatamine vastavalt personalieeskirjade artikli 90 lõikele 2 ja taotluste läbivaatamine vastavalt personalieeskirjade artikli 90 lõikele 1

Vastutav töötleja: EPSO

Viitenumber: DPR-EC-01152.1

1. Sissejuhatus

Käesolevates isikuandmete kaitse põhimõtetes selgitatakse, miks ja kuidas me isikuandmeid kogume, töötleme, kaitseme ja kasutame ning millised õigused teil on seoses oma andmetega (õigus andmetega tutvuda, neid parandada, kustutada jne).

Euroopa institutsioonid on võtnud endale kohustuse kaitsta ja austada teie eraelu puutumatust. Kuna selle teenusega kogutakse ja töödeldakse isikuandmeid, kohaldatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrust (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist, ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 45/2001 ja otsus nr 1247/2002/EÜ[1].

Käesolevates isikuandmete kaitse põhimõtetes käsitletakse kaebuste läbivaatamist vastavalt personalieeskirjade artikli 90 lõikele 2 ja taotluste läbivaatamist vastavalt personalieeskirjade artikli 90 lõikele 1. Neis artiklites on sätestatud, et:

• iga isik, kelle suhtes kohaldatakse personalieeskirju, võib esitada ametisse nimetavale asutusele või töölepingute sõlmimiseks volitatud asutusele või ametiisikule taotluse teda käsitleva otsuse tegemiseks kooskõlas artikli 90 lõikega 1;
• iga isik, kelle suhtes kohaldatakse personalieeskirju, võib esitada ametisse nimetavale asutusele või töölepingute sõlmimiseks volitatud asutusele või ametiisikule kaebuse teda kahjustava meetme kohta kooskõlas artikli 90 lõikega 2.

Ülalnimetatud juhtudel töötleb isikuandmeid Euroopa Personalivaliku Amet (EPSO).

2. Miks teie andmeid töödeldakse?

Töötlemise eesmärk: EPSO kogub ja kasutab teie isikuandmeid, et menetleda personalieeskirjade artikli 90 lõike 1 või 2 kohaselt esitatud taotlust või kaebust. Teie isikuandmeid ei töödelda täiendavalt ühelgi muul viisil, mis on selle eesmärgiga vastuolus.

Töötlemise õiguspärasus: määruse (EL) 2018/1725 artikli 5 lõige a (isikuandmete töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või liidu institutsiooni või organi avaliku võimu teostamiseks) ja b (isikuandmete töötlemine on vajalik selleks, et täita ametisse nimetava asutuse või töölepingute sõlmimiseks volitatud asutuse või ametiisiku kohustust vastata personalieeskirjade artiklite 90, 24 ja 22c kohastele taotlustele/kaebustele).

Isikuandmete töötlemise õiguslik alus on:

• määrus nr 31/EMÜ, 11/Euratom, millega kehtestatakse Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse ametnike personalieeskirjad ja muude teenistujate teenistustingimused (EÜT P 45, 14.6.1962, lk 1385);
• Euroopa Parlamendi, nõukogu, komisjoni, kohtu, kontrollikoja, majandus- ja sotsiaalkomitee, regioonide komitee ja euroopa ombudsmani 25. juuli 2002. aasta otsus 2002/620/EÜ Euroopa ühenduste personalivaliku ameti asutamise kohta;
• Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni peasekretäride ja Euroopa Kohtu kohtusekretäri ning kontrollikoja, majandus- ja sotsiaalkomitee ning regioonide komitee peasekretäride ja euroopa ombudsmani esindaja 25. juuli 2002. aasta otsus 2002/621/EÜ Euroopa ühenduste personalivaliku ameti organisatsiooni ja tegevuse kohta.

3. Milliseid andmeid me kogume ja töötleme?

Kogutakse ja töödeldakse järgmisi isikuandmeid:

• kaebuse/taotluse esitaja esitatud andmed;
• asjaomase osakonna (osakondade) esitatud andmed (st osakond, kellel on kaebuse/taotluse analüüsimiseks vajalikku teavet);
• EPSO andmebaasides säilitatavad andmed.

Sõltuvalt kaebuse/taotluse sisust võidakse teatavatel juhtudel töödelda ka meditsiinilisi andmeid.

4. Kui kaua teie andmeid säilitatakse?

Paberkandjal olevaid andmeid säilitatakse 15 aastat. Seejärel viiakse need üle ajalooarhiividesse alaliseks alleshoidmiseks.

Elektroonilises vormis andmeid säilitatakse 15 aastat.

Kõnealused säilitamistähtajad on vajalikud selleks, et juhtumeid oleks võimalik võrrelda EPSO varasemate menetlustega, tagades seeläbi personalieeskirjade ühtse kohaldamise.

5. Kuidas teie andmeid kaitstakse?

Kõiki elektroonilisi andmeid (e-kirjad, dokumendid, üleslaaditud andmestikud jne) hoitakse Euroopa Komisjoni serverites, mida kasutatakse vastavalt komisjoni 10. jaanuari 2017. aasta otsusele (EL, Euratom) 2017/46 Euroopa Komisjoni side- ja infosüsteemide turvalisuse kohta.

Komisjon tagab isikuandmete kaitse mitmesuguste tehniliste ja korralduslike meetmetega. Tehniliste meetmetega tagatakse võrguturvalisuse kaitse ja välditakse andmekao, andmete muutmise või andmetele loata juurdepääsu ohtu, võttes arvesse töötlemisest ja töödeldavate isikuandmete laadist tulenevat riski. Korralduslike meetmetega antakse juurdepääs isikuandmetele ainult volitatud isikutele, kellel on kõnealuse andmetöötlustoimingu tegemiseks õigustatud teadmisvajadus.

6. Kellel on juurdepääs teie andmetele ja kellele neid avaldatakse?

Juurdepääs teie isikuandmetele on volitatud töötajatel üksnes teadmisvajaduse põhimõtte kohaselt. Need töötajad on kohustatud kinni pidama õigusaktides sätestatud ja vajaduse korral ka täiendavatest konfidentsiaalsuskokkulepetest.

Teie andmetega võivad tutvuda järgmised isikud:

• EPSO õigusüksuse liikmed, otsuste allakirjutamises osalevad juhtivtöötajad – juurdepääs kogu toimikule;
• valiku- ja valimiskomisjonid, EPSO töötajad, kes ei ole õigusüksuse liikmed ega juhtivtöötajad – sel määral, kui see on vajalik taotluste/kaebuste läbivaatamiseks vajalike selgituste ja teabe esitamiseks;
• komisjoni õigustalitus: talitusega tuleb süstemaatiliselt konsulteerida seoses kaebustele vastuseks koostatavate esialgsete otsustega – juurdepääs kogu toimikule;
• ELi kohtud: edasikaebuste korral – juurdepääs kogu toimikule;
• Euroopa Pettustevastane Amet (OLAF), komisjoni juurdlus- ja distsiplinaaramet (IDOC), siseauditi talitus (IAS), Euroopa Kontrollikoda – taotluse alusel ja ametlike uurimiste või auditi jaoks vajalikus ulatuses;
• Euroopa Ombudsman – taotluse alusel ja uurimiste jaoks vajalikus ulatuses.

7. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Teil on määruse (EL) 2018/1725 artiklite 17–22 kohaselt õigus oma andmetega tutvuda, neid parandada, kustutada ja üle kanda ning piirata nende töötlemist. Oma õigusi saate kasutada, saates EPSO-le elektroonilise kontaktivormi (EPSO veebivorm) kaudu e-kirja. Erimeelsuste tekkimise korral võite saata e-kirja andmekaitseametnikule ja vajaduse korral ka Euroopa Andmekaitseinspektorile. Palun kasutage selleks allpool punktis 8 esitatud kontaktandmeid.

8. Kontaktandmed

Kui teil on märkusi või küsimusi, kahtlusi või kaebusi seoses teie isikuandmete kogumise ja kasutamisega, võtke palun EPSO elektroonilist kontaktivormi (EPSO veebivorm) kasutades ühendust vastutava töötlejaga.

Samuti võite võtta ühendust:

• Euroopa Komisjoni andmekaitseametnikuga aadressil DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu;
• Euroopa Andmekaitseinspektoriga aadressil edps@edps.europa.eu.

9. Kust leida lisateavet?

Euroopa Komisjoni andmekaitseametnik peab kõikide isikuandmete töötlemist hõlmavate toimingute kohta registrit, mille leiate järgmisel aadressil: http://ec.europa.eu/dpo-register

See konkreetne töötlemistoiming on kantud komisjoni andmekaitseametniku avalikku registrisse järgmise viitenumbri all: DPR-EC-01152.1.