PAREIŠKIMAS APIE PRIVATUMO APSAUGĄ. JŪSŲ ASMENS DUOMENŲ APSAUGA

Duomenų tvarkymo operacija – skundų pagal Tarnybos nuostatų 90 straipsnio 2 dalį ir prašymų pagal 90 straipsnio 1 dalį nagrinėjimas

Duomenų valdytojas – EPSO

Registracijos numeris – DPR-EC-01152.1

1. Įvadas

Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą paaiškinama, kodėl ir kaip renkame, tvarkome ir naudojame pateiktus asmens duomenis, kaip užtikriname šių duomenų apsaugą ir kokiomis su savo duomenimis susijusiomis teisėmis galite naudotis (teisė susipažinti su duomenimis, juos ištaisyti, ištrinti ir kt.).

Europos Sąjungos institucijos yra įsipareigojusios saugoti ir gerbti jūsų privatumą. Kadangi teikiant šią paslaugą renkami ir toliau tvarkomi asmens duomenys, taikomas 2018 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinamas Reglamentas (EB) Nr. 45/2001 ir Sprendimas Nr. 1247/2002/EB [1].

Šis pareiškimas taikomas nagrinėjant skundus pagal Tarnybos nuostatų 90 straipsnio 2 dalį ir prašymus pagal 90 straipsnio 1 dalį. Šiuose straipsniuose teigiama, kad:

• bet kuris asmuo, kuriam taikomi šie Tarnybos nuostatai, gali pateikti paskyrimų tarnybai ar tarnybai, įgaliotai sudaryti darbo sutartis, prašymą priimti su juo susijusį sprendimą pagal 90 straipsnio 1 dalį;
• bet kuris asmuo, kuriam taikomi šie Tarnybos nuostatai, gali pateikti paskyrimų tarnybai ar tarnybai, įgaliotai sudaryti darbo sutartis, skundą dėl veiksmo jo nenaudai pagal 90 straipsnio 2 dalį.

Minėtais atvejais asmens duomenis tvarko Europos personalo atrankos tarnyba (EPSO).

2. Kodėl tvarkomi jūsų duomenys?

Duomenų tvarkymo tikslas: EPSO renka ir naudoja jūsų asmens duomenis tam, kad galėtų nagrinėti prašymus arba skundus, jūsų pateiktus pagal Tarnybos nuostatų 90 straipsnio 1 ir 2 dalis. Jūsų asmens duomenys nebus toliau tvarkomi taip, kad tai būtų nesuderinama su šiuo tikslu.

Duomenų tvarkymo teisėtumas: Reglamento (ES) 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a punktas (tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui arba vykdant Sąjungos institucijai ar organui pavestus viešosios valdžios įgaliojimus) ir b punktas (paskyrimų tarnybos ar tarnybos, įgaliotos sudaryti darbo sutartis, prievolė atsakyti į prašymus ar skundus pagal Tarnybos nuostatų 90, 24 ir 22c straipsnius).

Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas:

• Reglamentas Nr. 31 (EEB), 11 (EAEB), nustatantis Europos ekonominės bendrijos ir Europos atominės energijos bendrijos pareigūnų tarnybos nuostatus ir kitų darbuotojų įdarbinimo sąlygas (OL P 45, 1962 6 14, p. 1385);
• 2002 m. liepos 25 d. Europos Parlamento, Tarybos, Europos Komisijos, Teisingumo Teismo, Audito Rūmų, Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto, Regionų komiteto ir Europos ombudsmeno sprendimas Nr. 2002/620/EB, įsteigiantis Europos Bendrijų personalo atrankos biurą;
• 2002 m. liepos 25 d. Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos generalinių sekretorių, Teisingumo Teismo sekretoriaus, Audito Rūmų, Ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto bei Regionų komiteto generalinių sekretorių ir Europos Ombudsmeno atstovo sprendimas 2002/621/EB dėl Europos Bendrijų personalo atrankos biuro organizavimo ir veiklos.

3. Kokie duomenys renkami ir tvarkomi?

Renkami ir toliau tvarkomi šie asmens duomenys:

• skundo arba prašymo teikėjo pateikti duomenys;
• atitinkamo padalinio (-ių) (t. y. bet kurio padalinio, turinčio skundui ar prašymui nagrinėti svarbios informacijos) pateikti duomenys;
• EPSO duomenų bazėse saugomi duomenys.

Kai kuriais atvejais, priklausomai nuo skundo ar prašymo dalyko, gali būti tvarkomi medicininiai duomenys.

4. Kiek laiko saugomi jūsų duomenys?

Popieriniai duomenys saugomi 15 metų. Vėliau jie perkeliami į istorinius archyvus nuolatiniam saugojimui.

Elektroniniai duomenys saugomi 15 metų.

Šie saugojimo laikotarpiai yra būtini, kad būtų galima palyginti su ankstesniais EPSO nagrinėtais atvejais, taip užtikrinant vienodą Tarnybos nuostatų taikymą.

5. Kaip saugomi jūsų duomenys?

Visi elektroniniai duomenys (e. laiškai, dokumentai, įkelti duomenų paketai ir kt.) saugomi Europos Komisijos serveriuose, kurie turi būti naudojami laikantis 2017 m. sausio 10 d. Komisijos sprendimo (ES, Euratomas) 2017/46 dėl Europos Komisijos ryšių ir informacinių sistemų saugumo.

Kad apsaugotų jūsų asmens duomenis, Komisija ėmėsi tam tikrų techninių ir organizacinių priemonių. Prie techninių priemonių priskiriami atitinkami veiksmai, kuriais užtikrinamas tinklo saugumas ir mažinama duomenų praradimo, jų keitimo ar neteisėtos prieigos rizika, atsižvelgiant į riziką, susijusią su asmens duomenų tvarkymu, ir tvarkomų duomenų pobūdį. Prie organizacinių priemonių priskiriamas prieigos prie asmens duomenų apribojimas suteikiant prieigos teisę tik įgaliotiems asmenims, turintiems teisėtą poreikį su jais susipažinti šio duomenų tvarkymo tikslais.

6. Kam suteikiama prieiga prie jūsų duomenų ir kam jie atskleidžiami?

Prieiga prie jūsų duomenų suteikiama įgaliotiems darbuotojams, remiantis principu „būtina žinoti“. Šie darbuotojai turi laikytis tarnybos nuostatais nustatytų, o prireikus, ir papildomų konfidencialumo susitarimų.

Jūsų duomenis gali gauti:

• EPSO teisinio padalinio darbuotojai, sprendimus pasirašantys vadovai – gali susipažinti su visa bylos informacija;
• atrankos ir kitos komisijos, EPSO darbuotojai, išskyrus teisinio padalinio darbuotojus ir vadovus – tiek, kiek reikia paaiškinimams ir informacijai pateikti, nagrinėjant prašymus ar skundus;
• Komisijos Teisės tarnyba – su ja turi būti sistemingai konsultuojamasi dėl rengiamų sprendimų, reaguojant į skundus – gali susipažinti su visa bylos informacija;
• ES teismai – teisminių teisių gynimo priemonių atvejais – gali susipažinti su visa bylos informacija;
• OLAF, Komisijos tyrimų ir drausmės tarnyba (IDOC), Vidaus audito tarnyba (IAS), Audito Rūmai – pateikus prašymą ir apsiribojant tuo, kas būtina oficialių tyrimų arba audito tikslams;
• Europos ombudsmenas – pateikus prašymą ir apsiribojant tik tuo, kas būtina tyrimams atlikti.

7. Kokias teises turite ir kaip jomis galite naudotis?

Pagal Reglamento (ES) 2018/1725 17–22 straipsnius turite teisę susipažinti su savo duomenimis, juos ištaisyti ir ištrinti, taip pat teisę į duomenų perkeliamumą ir teisę apriboti savo duomenų tvarkymą. Savo teisėmis galima pasinaudoti e. paštu nusiuntus EPSO užpildytą elektroninę kontaktinę EPSO formą arba, konflikto atveju, nusiuntus e. laišką duomenų apsaugos pareigūnui ir, jei reikia, Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui. Kontaktiniai duomenys šiam tikslui pateikti 8 punkte.

8. Kontaktiniai duomenys

Jei turite pastabų, klausimų, abejonių ar skundų dėl jūsų asmens duomenų rinkimo ir naudojimo, kreipkitės į duomenų valdytoją, naudodamiesi EPSO internetine kontaktine forma.

Taip pat galite kreiptis į:

• Komisijos duomenų apsaugos pareigūną DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu
• Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną (EDAPP) edps@edps.europa.eu

9. Kur rasti išsamesnės informacijos?

Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas skelbia visų operacijų, per kurias tvarkomi asmens duomenys, registrą. Su šiuo registru susipažinti galima šiuo adresu: http://ec.europa.eu/dpo-register

Šis konkretus duomenų tvarkymas įtrauktas į viešą duomenų apsaugos pareigūno registrą numeriu DPR-EC-01152.1.