SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Behandling: Handläggning av en ansökan eller ett klagomål enligt artikel 90.1 respektive 90.2 i tjänsteföreskrifterna

Personuppgiftsansvarig: Epso

Referens: DPR-EC-01152.1

1. Inledning

I det här meddelandet förklaras vilka personuppgifter vi samlar in, varför och hur. Du får också veta hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och hur du kan få tillgång till dem och vid behov rätta eller radera dem.

EU-institutionerna är måna om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG [1].

Det här meddelandet rör handläggningen av en ansökan eller ett klagomål enligt artikel 90.1 respektive 90.2 i tjänsteföreskrifterna. I artiklarna står att

• varje person som omfattas av dessa tjänsteföreskrifter har rätt att ansöka om att tillsättningsmyndigheten fattar beslut i en fråga som angår honom (artikel 90.1)
• varje person på vilken dessa tjänsteföreskrifter ska tillämpas kan vända sig till tillsättningsmyndigheten med klagomål över en åtgärd som går honom emot (artikel 90.2).

Personuppgifterna i dessa fall behandlas av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso).

2. Varför behandlar ni mina personuppgifter?

Epso samlar in och använder dina personuppgifter för att handlägga din ansökan eller ditt klagomål enligt artikel 90.1 respektive 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Dina personuppgifter kommer inte att behandlas ytterligare på ett sätt som är oförenligt med detta ändamål.

Behandlingen är laglig enligt förordning (EU) 2018/1725: artikel 5.1 a (behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i unionsinstitutionens eller unionsorganets myndighetsutövning) och 5.1 b (behandlingen är nödvändig för att fullgöra tillsättningsmyndighetens rättsliga förpliktelse att svara på ansökningar/klagomål enligt artiklarna 90, 24 och 22c i tjänsteföreskrifterna).

Rättslig grund:

• Förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen (EGT P 45, 14.6.1962, s. 1385).
• Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Ekonomiska och sociala kommitténs, Regionkommitténs och EU-ombudsmannens beslut 2002/620/EG av den 25 juli 2002 om upprättande av Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för rekrytering av personal.
• Beslut 2002/621/EG fattat av generalsekreterarna vid Europaparlamentet, rådet, kommissionen, justitiesekreteraren vid domstolen, generalsekreterarna vid revisionsrätten, Ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén och EU-ombudsmannens representant av den 25 juli 2002 om hur Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov ska organiseras och fungera.

3. Vilka personuppgifter samlar ni in och behandlar?

Vi samlar in

• uppgifter från den som lämnar in klagomålet eller ansökan
• uppgifter från de berörda avdelningarna (dvs. de avdelningar som har information som kan bidra till analysen av klagomålet eller ansökan)
• uppgifter som finns i Epsos databaser

I vissa fall kan medicinska uppgifter behandlas, beroende på vad klagomålet eller ansökan gäller.

4. Hur länge sparas personuppgifterna?

Uppgifter i pappersformat sparas i 15 år och överförs därefter till de historiska arkiven för permanent förvaring.

Uppgifter i elektroniskt format sparas också i 15 år.

Det är nödvändigt att spara uppgifterna en viss tid för att man ska kunna jämföra ärendet med tidigare Epso-ärenden och garantera en enhetlig tillämpning av tjänsteföreskrifterna.

5. Hur skyddar ni mina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument och uppladdade data) sparas på kommissionens servrar. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

6. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig personal som behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa gällande regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

Mottagare av uppgifterna:

• Anställda vid Epsos juridiska avdelning och chefer som är med och undertecknar beslut får fullständig tillgång.
• Urvals- och uttagningskommittéer och andra Epsoanställda än jurister och chefer får den tillgång som behövs för att handlägga en ansökan eller ett klagomål.
• Kommissionens rättstjänst måste alltid rådfrågas om utkast till beslut rörande klagomål och får därför fullständig tillgång.
• EU:s domstolar har fullständig tillgång (i fråga om rättsmedel).
• Olaf, IDOC, IAS och revisionsrätten får tillgång på begäran och begränsat till vad som är nödvändigt för officiella utredningar eller revisionsändamål.
• Europeiska ombudsmannen får tillgång på begäran och begränsat till vad som är nödvändigt för utredningar.

7. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?

Enligt artiklarna 17–22 i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till och rätta eller radera dina personuppgifter eller begränsa behandlingen av dem. Du kan också ha rätt till dataportabilitet. Kontakta i så fall Epso via webbformuläret. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 8).

8. Vem kan jag kontakta?

Om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta den personuppgiftsansvariga via Epsos webbformulär.

Du kan också kontakta

• kommissionens dataskyddsombud (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu)
• Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).

9. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Gå till registret

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-01152.1.