IZJAVA O ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA – ZAŠTITA VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Postupak obrade: Rješavanje žalbi na temelju članka 90. stavka 2. i zahtjevâ na temelju članka 90. stavka 1. Pravilnika o osoblju

Voditelj obrade podataka: EPSO

Broj upisa: DPR-EC-01152.1

1. Uvod

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo dostavljene osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka (pravo na pristup, ispravak, brisanje itd.).

Europske institucije obvezale su se štititi i poštovati vašu privatnost. Budući da ova služba prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke, primjenjuje se Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001. i Odluke br. 1247/2002/EZ [1].

Ova izjava odnosi se na rješavanje žalbi na temelju članka 90. stavka 2. i zahtjevâ na temelju članka 90. stavka 1. Pravilnika o osoblju. U tim je člancima navedeno sljedeće:

• u skladu s člankom 90. stavkom 1. svaka osoba na koju se primjenjuje Pravilnik o osoblju može tijelu za imenovanje podnijeti zahtjev za donošenje odluke koja se na nju odnosi
• u skladu s člankom 90. stavkom 2. svaka osoba na koju se primjenjuje Pravilnik o osoblju može tijelu za imenovanje podnijeti žalbu protiv akta kojim je oštećena.

Osobne podatke za navedene slučajeve obrađuje Europski ured za odabir osoblja (EPSO).

2. Zašto obrađujemo vaše podatke?

Svrha obrade podataka: EPSO prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke za obradu vašeg zahtjeva ili žalbe podnesene na temelju članka 90. stavaka 1. i 2. Pravilnika o osoblju. Vaši osobni podaci neće se dalje obrađivati na način koji bi bio nespojiv s tom svrhom.

Zakonitost obrade podataka: članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe (EU) 2018/1725 (obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije) i (b) (obveza tijela za imenovanje da odgovori na zahtjeve/žalbe na temelju članaka 90., 24. i 22.c Pravilnika o osoblju).

Pravna osnova za obradu:

• Uredba br. 31 (EEZ), 11 (EZAE) o Pravilniku o osoblju za dužnosnike i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju (SL P 45, 14.6.1962., str. 1385.)
• Odluka 2002/620/EZ Europskog parlamenta, Vijeća, Komisije, Suda, Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora, Odbora regija i Europskog ombudsmana od 25. srpnja 2002. o osnivanju Ureda Europskih zajednica za odabir osoblja
• Odluka 2002/621/EZ glavnih tajnika Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije, tajnika Suda, glavnih tajnika Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija te predstavnika Europskog ombudsmana od 25. srpnja 2002. o organizaciji i djelovanju Ureda Europskih zajednica za odabir osoblja.

3. Koje podatke prikupljamo i obrađujemo?

Prikupljaju se i dalje obrađuju sljedeći osobni podaci:

• podaci koje je dostavio podnositelj žalbe/zahtjeva
• podaci koje su dostavile predmetne službe (što znači bilo koja služba koja ima informacije relevantne za analizu žalbe/zahtjeva)
• podaci pohranjeni u EPSO-ovim bazama podataka.

U nekim slučajevima, ovisno o predmetu žalbe/zahtjeva, mogu se obrađivati medicinski podaci.

4. Koliko dugo čuvamo vaše podatke?

Podaci u papirnatom obliku čuvaju se 15 godina. Zatim se prenose u povijesni arhiv na trajno čuvanje.

Podaci u elektroničkom obliku čuvaju se 15 godina.

Ta razdoblja čuvanja podataka potrebna su kako bi se omogućila usporedba s prethodnim predmetima koje je obradio EPSO, čime se osigurava ujednačena primjena Pravilnika o osoblju.

5. Kako štitimo vaše podatke?

Svi podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije, koji se moraju upotrebljavati u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

6. Tko ima pristup vašim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim podacima ima ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.

Pristup vašim podacima mogu imati:

• članovi pravnog sektora EPSO-a, članovi hijerarhije uključeni u potpisivanje odluka: pristup svim podacima
• povjerenstva i odbori za odabir, osoblje EPSO-a osim članova pravnog sektora i hijerarhije: u mjeri koja je potrebna za dobivanje objašnjenja i informacija potrebnih za obradu zahtjeva/žalbi
• pravna služba Komisije – mora se sustavno savjetovati o nacrtima odluka kojima se odgovara na žalbe: pristup svim podacima
• sudovi EU-a: u slučaju pravnog lijeka: pristup svim podacima
• OLAF, IDOC, IAS, Revizorski sud: na zahtjev i ograničeno na ono što je nužno za službene istrage ili za potrebe revizije
• Europski ombudsman: na zahtjev i ograničeno na ono što je nužno za istrage.

7. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

U skladu s člancima od 17. do 22. Uredbe (EU) 2018/1725 imate pravo na pristup svojim podacima, njihov ispravak i brisanje, pravo na prenosivost podataka i pravo na ograničenje obrade vaših podataka. Svoja prava možete ostvariti slanjem e-poruke EPSO-u putem EPSO-ova internetskog obrasca ili, u slučaju spora, službeniku za zaštitu podataka te, ako je potrebno, Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. U tu svrhu na raspolaganju su vam podaci za kontakt iz točke 8. u nastavku.

8. Podaci za kontakt

Ako imate primjedbi, pitanja ili nedoumica ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka putem EPSO-ova internetskog obrasca.

Možete se obratiti i:

• Komisijinu službeniku za zaštitu podataka: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu
• Europskom nadzorniku za zaštitu podataka: edps@edps.europa.eu

9. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih postupaka koji uključuju obradu osobnih podataka. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register

Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-01152.1.