PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ SOUKROMÍ – OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Operace zpracování: Vyřizování stížností podle čl. 90 odst. 2 a žádostí podle čl. 90 odst. 1 služebního řádu

Správce údajů: EPSO

Referenční číslo: DPR-EC-01152.1

1. Úvod

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů Komise všechny obdržené osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu těchto údajů. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým údajům máte (právo na přístup k údajům, na jejich opravu, vymazání apod.).

Evropské orgány respektují a chrání vaše soukromí. Jelikož se v rámci této služby shromažďují a dále zpracovávají osobní údaje, vztahuje se na něj nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001 a rozhodnutí 1247/2002/ES [1].

Toto prohlášení se týká vyřizování stížností podle čl. 90 odst. 2 a žádostí podle čl. 90 odst. 1 služebního řádu V těchto článcích je stanoveno, že:

• každá osoba, na kterou se vztahuje tento služební řád, může podle čl. 90 odst. 1 předložit orgánu oprávněného ke jmenování a orgánu oprávněného uzavírat pracovní smlouvy žádost, aby vydal v její věci rozhodnutí
• každá osoba, na kterou se vztahuje tento služební řád, se může podle čl. 90 odst. 2 obrátit na orgán oprávněný ke jmenování nebo orgán oprávněného uzavírat pracovní smlouvy se stížností na opatření, které se jí nepříznivě dotýká

Osobní údaje ve výše uvedených případech zpracovává Evropský úřad pro výběr personálu (EPSO).

2. Proč vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Úřad EPSO shromažďuje a používá vaše osobní údaje, aby mohl zpracovat vaši žádost nebo stížnost podanou v souladu s čl. 90 odst. 1 a 2 služebního řádu. Vaše osobní údaje nebudou dále zpracovávány způsobem, který je s tímto účelem neslučitelný.

Zákonnost zpracování: ustanovení čl. 5 písm. a) nařízení (EU) 2018/1725 (zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen) a písm. b) (povinnost orgánu oprávněného ke jmenování nebo orgánu oprávněného uzavírat pracovní smlouvy vyřídit žádosti/stížnosti na základě na základě článků 90, 24 a 22c služebního řádu)

Právní základ pro zpracování údajů

• nařízení (EHS) č. 31, (ESAE) č. 11, kterým se stanoví služební řád úředníků a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii (Úř. věst. P 45, 14.6.1962, s. 1385)
• rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a Veřejného ochránce práv 2002/620/ES ze dne 25. července 2002 o zřízení Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství
• rozhodnutí generálních tajemníků Evropského parlamentu, Rady a Komise, tajemníka Soudního dvora, generálních tajemníků Účetního dvora, Hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů a zástupce evropského veřejného ochránce práv 2002/621/ES ze dne 25. července 2002 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství

3. Které údaje se shromažďují a zpracovávají?

Shromažďujeme a dále zpracováváme tyto osobní údaje:

• údaje, které poskytl stěžovatel/žadatelem
• údaje, které poskytl příslušný útvar nebo útvary (tj. jakýkoli útvar s informacemi, které jsou relevantní vzhledem k analýze stížnosti/žádosti)
• údaje uložené v databázích úřadu EPSO

V některých případech je v závislosti na předmětu stížnosti/žádosti povoleno zpracovávat lékařské údaje.

4. Jak dlouho vaše údaje uchováváme?

Údaje v papírové podobě se uchovávají po dobu 15 let. Poté se přesouvají do historických archívů za účelem trvalé úschovy.

Údaje v elektronickém formátu se uchovávají po dobu 15 let.

Tato doba uchovávání údajů je nezbytná k tomu, aby bylo možné porovnat předchozí případy, jimiž se úřad EPSO zabýval, a zajistit tak jednotné uplatňování služebního řádu.

5. Jak vaše údaje chráníme?

Všechny údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, nahraná data atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise, které se musí používat v souladu s rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha osobních zpracovávaných údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely této operace zpracování.

6. Kdo má k vašim údajům přístup a komu je smíme zpřístupnit?

K vašim údajům mají přístup oprávnění zaměstnanci v souladu se zásadou „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Vaše údaje mohou obdržet:

• členové právního oddělení úřadu EPSO, členové vedení podílející se na podepisování rozhodnutí: přístup ke kompletním spisům
• výběrové komise a panely, zaměstnanci úřadu EPSO mimo členy právního útvaru a vedení: rozsah nezbytný k poskytnutí vysvětlení a informací potřebných k vyřízení žádostí/stížností
• právní služba Komise: musí být systematicky konzultována ohledně návrhů rozhodnutí týkajících se stížností; přístup ke kompletním spisům
• soudy EU: v případě soudní ochrany; přístup ke kompletním spisům
• OLAF, IDOC, Útvar interního auditu a Účetní dvůr: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování nebo auditu
• evropský veřejný ochránce práv: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování

7. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatnit?

V souladu s články 17 až 22 nařízení (EU) 2018/1725 máte právo na přístup ke svým osobním údajům, na jejich opravu a vymazání, jakož i právo na přenositelnost údajů a právo na omezení jejich zpracování. Chcete-li svoje práva uplatnit, zašlete úřadu EPSO e-mail prostřednictvím internetového formuláře EPSO, nebo se v případě sporu obraťte na pověřence pro ochranu osobních údajů, a bude-li to nutné, na evropského inspektora ochrany údajů. Za tímto účelem použijte kontaktní informace uvedené níže v bodě 8.

8. Kontaktní informace

Máte-li připomínky či otázky, chcete vyjádřit znepokojení nebo máte stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů prostřednictvím internetového formuláře EPSO.

Můžete také kontaktovat

• pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu
• evropského inspektora ochrany údajů (EIOÚ): edps@edps.europa.eu

9. Kde lze nalézt podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů vede rejstřík všech operací, v jejichž rámci se zpracovávají osobní údaje. Rejstřík je k dispozici na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod referenčním číslem: DPR-EC-01152.1.