Overslaan en naar de inhoud gaan
Logo van de Europese Commissie

PRIVACYVERKLARING – BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Verwerking: Behandeling van klachten uit hoofde van artikel 90, lid 2, en verzoeken op grond van artikel 90, lid 1, van het Statuut

Verwerkingsverantwoordelijke: EPSO

Referentienummer: DPR-EC-01152.1

 

  1. Inleiding

In deze privacyverklaring leggen we uit waarom we bij de behandeling van klachten persoonsgegevens verwerken, hoe we ze verzamelen, verwerken en beschermen, hoe we ze gebruiken en welke rechten u heeft met betrekking tot uw gegevens (recht op toegang, rectificatie, verwijdering, enz.).

De Europese instellingen hechten veel belang aan de bescherming en eerbiediging van uw privacy. Omdat we bij de behandeling van klachten persoonsgegevens verwerken, is Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG van toepassing.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de behandeling van klachten uit hoofde van artikel 90, lid 2, en verzoeken op grond van artikel 90, lid 1, van het Statuut van de ambtenaren. Deze artikelen bepalen dat:

  • iedere in dit Statuut bedoelde persoon bij het tot aanstelling bevoegde gezag een verzoek kan indienen om jegens hem een besluit te nemen (artikel 90, lid 1)
  • iedere in dit Statuut bedoelde persoon bij het tot aanstelling bevoegde gezag een klacht kan indienen tegen een besluit waardoor hij zich benadeeld voelt (artikel 90, lid 2)

in beide gevallen worden de persoonsgegevens verwerkt door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO).

 

  1. Waarom verwerken we uw gegevens?

Doel: EPSO verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens voor de behandeling van uw verzoek of klacht uit hoofde van artikel 90, lid 1, respectievelijk lid 2, van het Statuut. Uw persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een hiermee onverenigbare wijze.

Rechtmatigheid: Artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725 (de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend) en punt b) (de verplichting van het tot aanstelling bevoegde gezag om op grond van de artikelen 90, 24 en 22 quater van het Statuut verzoeken en klachten te behandelen).

Rechtsgrondslag:

  • Verordening nr. 31 (EEG), 11 (EGA), tot vaststelling van het statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (PB P 45 van 14.6.1962, blz. 1385).
  • Besluit 2002/620/EG van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de Europese Ombudsman van 25 juli 2002 betreffende de oprichting van het Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen
  • Besluit 2002/621/EG van de secretarissen-generaal van het Europees Parlement, van de Raad en van de Commissie, de griffier van het Hof van Justitie, de secretarissen-generaal van de Rekenkamer, van het Economisch en Sociaal Comité en van het Comité van de Regio's, en de vertegenwoordiger van de Europese Ombudsman van 25 juli 2002 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen

 

  1. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij?

We verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens:

  • gegevens die de klager of verzoeker zelf heeft verstrekt
  • gegevens die door de betrokken diensten zijn verstrekt (d.w.z. alle diensten die over informatie beschikken die relevant is voor de beoordeling van de klacht of het verzoek)
  • gegevens uit de EPSO-databanken

In sommige gevallen, afhankelijk van het onderwerp van de klacht of het verzoek, worden ook medische gegevens verwerkt.

 

  1. Hoelang bewaren we uw gegevens?

Gegevens op papier bewaren we 15 jaar. Daarna worden ze overgebracht naar de historische archieven met het oog op permanente opslag.

Elektronische gegevens bewaren we 15 jaar.

Dit is nodig om een klacht of verzoek te kunnen toetsen aan zaken die eerder door EPSO zijn behandeld, om aldus een uniforme toepassing van het Statuut te waarborgen.

 

  1. Hoe beschermen we uw gegevens?

Alle gegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, geüploade gegevensbestanden enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie, die moeten worden gebruikt overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

 

  1. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?

Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personeelsleden volgens het "need-to-know"-beginsel. Deze personeelsleden zijn gehouden aan hun statutaire en, waar nodig, aanvullende verplichtingen inzake vertrouwelijkheid.

Uw gegevens kunnen worden doorgegeven aan:

  • medewerkers van de juridische dienst van EPSO en leidinggevend personeel dat betrokken is bij de ondertekening van besluiten: toegang tot het volledige dossier
  • jury- en panelleden, EPSO-medewerkers buiten de juridische dienst en het leidinggevend personeel: uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn om uitleg en informatie te geven in verband met de behandeling van het verzoek of de klacht
  • de Juridische Dienst van de Commissie: wordt bij klachten systematisch geraadpleegd over het ontwerpbesluit, toegang tot het volledige dossier
  • EU-gerechten: bij gerechtelijke procedures, toegang tot het volledige dossier
  • OLAF, IDOC, IAS, Rekenkamer: op verzoek en alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het officiële onderzoek of de audit
  • Europese Ombudsman: op verzoek en alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het onderzoek

 

  1. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u zich erop beroepen?

Op grond van de artikelen 17 tot 22 van Verordening (EU) 2018/1725 heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid en beperking van de verwerking van uw gegevens. U kunt van deze rechten gebruikmaken door een e-mail naar EPSO te sturen met behulp van het EPSO-contactformulier van EPSO of, bij een geschil, aan de functionaris voor gegevensbescherming en eventueel de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. U vindt hun contactgegevens hieronder in punt 8.

 

  1. Contactgegevens

Heeft u opmerkingen, vragen, bedenkingen of klachten over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke via het EPSO-contactformulier.

U kunt ook contact opnemen met:

 

  1. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie houdt een register bij van alle verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt dit register raadplegen via de volgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de functionaris voor gegevensbescherming met als referentie: DPR-EC-01152.1.

 

[1] Verordening (EU) 2018/1725 (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39-98).