VYHLÁSENIE O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV – OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spracovateľská operácia: Vybavovanie sťažností podľa článku 90 ods. 2 a žiadostí podľa článku 90 ods. 1 služobného poriadku

Prevádzkovateľ: EPSO

Referenčné označenie: DPR-EC-01152.1

1. Úvod

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame všetky poskytnuté osobné údaje, ako ich zbierame, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako uvedené informácie používame a aké práva máte v súvislosti s vašimi údajmi (právo na prístup, opravu, vymazanie atď.).

Európske inštitúcie sú povinné chrániť a rešpektovať vaše súkromie. Keďže sa v rámci tejto služby získavajú a ďalej spracúvajú osobné údaje, vzťahuje sa na ňu nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES [1].

Toto vyhlásenie sa týka vybavovania sťažností podľa článku 90 ods. 2 a žiadostí podľa článku 90 ods. 1 služobného poriadku. V týchto článkoch sa uvádza, že:

• každá osoby, na ktorú sa vzťahuje tento služobný poriadok, môže podľa článku 90 ods. 1 podať menovaciemu orgánu/OOUPZ žiadosť, aby prijal rozhodnutie, ktoré sa jej týka;
• každá osoba, na ktorú sa vzťahuje služobný poriadok, môže podľa článku 90 ods. 2 podať menovaciemu orgánu/OOUPZ sťažnosť na akt, ktorý majú na ňu negatívny účinok.

Osobné údaje vo vyššie uvedených prípadoch spracúva Európsky úrad pre výber pracovníkov (EPSO).

2. Prečo spracúvame vaše údaje?

Účel spracovania: Úrad EPSO zhromažďuje a používa vaše osobné údaje na spracovanie žiadosti alebo sťažnosti podanej v súlade s článkom 90 ods. 1 a 2 služobného poriadku. Vaše osobné údaje sa nebudú ďalej spracúvať spôsobom, ktorý je nezlučiteľný s týmto účelom.

Zákonnosť spracovania: Článok 5 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725 (spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie) a písm. b) (povinnosť menovacieho orgánu/OOUPZ odpovedať na žiadosti/sťažnosti na základe článkov 90, 24 a 22 písm. c) služobného poriadku)

Právny základ pre spracúvanie:

• Nariadenie č. 31 (EHS), 11 (ESAE), ktorým sa ustanovuje Služobný poriadok úradníkov a Podmienky zamestnávania ostatných zamestnancov Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu (Ú. v. ES P 45, 14.6.1962, s. 1385).
• Rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Európskej komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru, Výboru regiónov a európskeho ombudsmana č. 2002/620/ES z 25. júla 2002 o založení Úradu pre výber pracovníkov Európskych spoločenstiev.
• Rozhodnutie generálnych tajomníkov Európskeho parlamentu, Rady a Komisie, tajomníka Súdneho dvora, generálnych tajomníkov Dvora audítorov, Hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov a predstaviteľa Európskeho ombudsmana 2002/621/ES z 25. júla 2002 o organizácii a činnosti Úradu pre výber pracovníkov Európskych spoločenstiev.

3. Ktoré údaje zhromažďujeme a spracúvame?

Získavajú a ďalej sa spracúvajú tieto osobné údaje:

• údaje poskytnuté sťažovateľom/žiadateľom;
• údaje poskytnuté príslušnými oddeleniami (t. j. všetky oddelenia s relevantnými informáciami pre analýzu sťažnosti/žiadosti);
• údaje uložené v databázach úradu EPSO.

V závislosti od predmetu sťažnosti/žiadosti sa v niektorých prípadoch môžu spracúvať osobné lekárske údaje.

4. Ako dlho uchovávame vaše údaje?

Údaje v papierovej podobe sa uchovávajú 15 rokov Následne sa presunú do historických archívov na trvalú úschovu.

Údaje v elektronickom formáte sa uchovávajú 15 rokov.

Uvedené lehoty uchovávania sú potrebné cieľom umožniť porovnanie s predchádzajúcimi prípadmi, ktorými sa zaoberal úrad EPSO, čím sa zabezpečí jednotné uplatňovanie služobného poriadku.

5. Ako chránime vaše údaje?

Všetky údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie, ktoré sa musia používať v súlade s rozhodnutím Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Na ochranu vašich osobných údajov prijala Komisia viacero technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a charakter spracúvaných osobných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímny dôvod oboznámiť sa s týmito údajmi na účely tohto spracovania.

6. Kto má prístup k vašim údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim údajom sa poskytuje oprávneným zamestnancom podľa zásady „potreba poznať“. Títo zamestnanci sú viazaní zákonnými a v prípade potreby dodatočnými dohodami o zachovaní dôvernosti.

Vaše údaje môžu získať:

• Členovia právneho oddelenia úradu EPSO, členovia hierarchie, ktorí sa podieľajú na prijímaní rozhodnutí: prístup ku kompletnej dokumentácii.
• Výberové komisie a panely, zamestnanci úradu EPSO, ktorí nie sú členmi právneho oddelenia a hierarchie: údaje v nevyhnutnej miere na poskytovanie vysvetlení a na vybavovanie žiadostí/sťažností.
• Právny servis Komisie: musí sa s ním systematicky konzultovať o návrhoch rozhodnutí v reakcii na sťažnosti; prístup ku kompletnej dokumentácii.
• Súdy EÚ: v prípadoch opravných prostriedkov; prístup ku kompletnej dokumentácii.
• OLAF, úrad IDOC, Útvar pre vnútorný audit, Európsky dvor audítorov: na požiadanie, a to v rozsahu obmedzenom na údaje potrebné na úradné vyšetrovanie alebo na účely auditu.
• Európsky ombudsman: na požiadanie, a to v rozsahu obmedzenom na údaje potrebné na vyšetrovanie.

7. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

V súlade s článkami 17 až 22 nariadenia (EÚ) 2018/1725 máte právo na prístup k svojim osobným údajom, na ich opravu a vymazanie, ako aj právo na prenosnosť a právo na obmedzenie spracúvania vašich osobných údajov. Svoje práva môžete uplatniť zaslaním e-mailu úradu EPSO prostredníctvom webového formulára úradu EPSO alebo v prípade sporu zodpovednej osobe alebo európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov. Kontaktné údaje na tento účel sú uvedené v bode 8.

8. Kontaktné údaje

Ak máte pripomienky alebo otázky, obavy alebo chcete podať sťažnosť, pokiaľ ide o zber a používanie vašich osobných údajov, obráťte sa na prevádzkovateľa prostredníctvom webového formulára úradu EPSO.

Kontaktovať zároveň môžete:

• zodpovednú osobu Komisie: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu alebo
• európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (EDPS): edps@edps.europa.eu

9. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov. Register nájdete prostredníctvom tohto odkazu: http://ec.europa.eu/dpo-register

Toto konkrétne spracúvanie údajov bolo zahrnuté do verejného registra zodpovednej osoby pod týmto referenčným číslom: DPR-EC-01152.1.