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DATENSCHUTZERKLÄRUNG – SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Verarbeitungsvorgang: Bearbeitung von Beschwerden gemäß Artikel 90 Absatz 2 und von Anträgen gemäß Artikel 90 Absatz 1 des Statuts

Datenverantwortlicher: EPSO

Aktenzeichen: DPR-EC-01152.1

 

  1. Einleitung

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir personenbezogene Daten verarbeiten, wie wir die Angaben erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden, welche Rechte Sie haben (Recht auf Einsicht, Berichtigung, Löschung usw.) und wie Sie diese wahrnehmen können.

Die europäischen Institutionen sind dem Schutz und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Da dieser Dienst personenbezogene Daten erhebt und verarbeitet, gilt die Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG [1].

Diese Erklärung betrifft die Bearbeitung von Beschwerden gemäß Artikel 90 Absatz 2 und von Anträgen gemäß Artikel 90 Absatz 1 des Statuts. Demnach kann

  • gemäß Artikel 90 Absatz 1 jede Person, auf die dieses Statut Anwendung findet, einen Antrag auf Erlass einer sie betreffenden Entscheidung an die Anstellungs-/Einstellungsbehörde richten;
  • gemäß Artikel 90 Absatz 2 jede Person, auf die dieses Statut Anwendung findet, sich mit einer Beschwerde gegen eine sie beschwerende Maßnahme an die Anstellungs-/Einstellungsbehörde wenden.

Personenbezogene Daten für die oben genannten Fälle werden vom Europäischen Amt für Personalauswahl (EPSO) verarbeitet.

 

  1. Warum verarbeiten wir Ihre Daten?

Zweck der Verarbeitung: EPSO erhebt und nutzt Ihre personenbezogenen Daten, um Ihren Antrag gemäß Artikel 90 Absatz 1 oder Ihre Beschwerde gemäß Artikel 90 Absatz 2 des Statuts zu bearbeiten. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht in einer mit diesem Zweck nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet.

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung: Gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725 ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde, und gemäß Buchstabe b ist die Anstellungs-/Einstellungsbehörde dazu verpflichtet, Anträge bzw. Beschwerden auf der Grundlage der Artikel 90, 24 und 22 Buchstabe c des Statuts zu beantworten.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

  • Verordnung Nr. 31 (EWG), 11 (EAG) über das Statut der Beamten und über die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (ABl. P 45 vom 14.6.1962, S. 1385).
  • Beschluss Nr. 2002/620/EG des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 25. Juli 2002 über die Errichtung des Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften.
  • Beschluss Nr. 2002/621/EG der Generalsekretäre des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Kanzlers des Gerichtshofes, der Generalsekretäre des Rechnungshofes, des Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Vertreters des Bürgerbeauftragten vom 25. Juli 2002 über die Organisation und den Betrieb des Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften.

 

  1. Welche Daten erheben und verarbeiten wir?

Folgende personenbezogene Daten werden erfasst und verarbeitet:

  • vom Beschwerdeführer/Antragsteller bereitgestellte Daten;
  • von der/den betroffenen Dienststelle(n) bereitgestellte Daten (d. h. Daten jeglicher Dienststelle, die für die Prüfung der Beschwerde/des Antrags sachdienlich sind);
  • in EPSO-Datenbanken gespeicherte Daten.

In einigen Fällen können je nach Gegenstand der Beschwerde/des Antrags medizinische Daten verarbeitet werden.

 

  1. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Daten in Papierform werden 15 Jahre lang aufbewahrt. Danach werden sie zur dauerhaften Verwahrung an die historischen Archive übermittelt.

Elektronische Daten werden 15 Jahre lang aufbewahrt.

Diese Aufbewahrungsfristen ermöglichen Vergleiche mit früheren von EPSO bearbeiteten Fällen und stellen somit eine einheitliche Anwendung des Statuts sicher.

 

  1. Wie schützen wir Ihre Daten?

Sämtliche Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, hochgeladene Datensätze usw.) werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission verschiedene technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen. Zu den technischen Vorkehrungen gehören geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, wobei dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung getragen wird. Bei den organisatorischen Vorkehrungen handelt es sich um die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Bearbeitungszwecke Kenntnis davon zu erlangen.

 

  1. Wer kann Ihre personenbezogenen Daten einsehen, und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren Daten erhalten nur ordnungsgemäß ermächtigte Bedienstete nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme. Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie gegebenenfalls an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

Folgende Stellen können auf Ihre Daten zugreifen:

  • Mitglieder der EPSO-Rechtsabteilung und an der Unterzeichnung von Beschlüssen beteiligte Führungskräfte: Zugang zu vollständigen Dateien.
  • Prüfungsaus- und Auswahlausschüsse, EPSO-Bedienstete außer Mitglieder der Rechtsabteilung und an der Unterzeichnung von Beschlüssen beteiligte Führungskräfte: in dem zur Bereitstellung von Erläuterungen und Informationen für die Bearbeitung von Anträgen/Beschwerden erforderlichen Umfang.
  • Der Juristische Dienst der Kommission: wird systematisch zu Beschlussentwürfen in Bezug auf Beschwerden konsultiert; Zugang zu vollständigen Dateien.
  • EU-Gerichte: bei Rechtsbehelfen; Zugang zu vollständigen Dateien.
  • OLAF, Untersuchungs- und Disziplinaramt, Interner Auditdienst, Rechnungshof: auf Anfrage, jedoch nur in dem für amtliche Untersuchungen oder Prüfzwecke erforderlichen Umfang.
  • Europäische/r Bürgerbeauftragte/r: auf Anfrage, jedoch nur in dem für Untersuchungen erforderlichen Umfang.

 

  1. Welche Rechte haben Sie — und wie können Sie diese ausüben?

Gemäß den Artikeln 17 bis 22 der Verordnung (EU) 2018/1725 haben Sie das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit und Einschränkung der Verarbeitung. Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie EPSO über das EPSO-Kontaktformular kontaktieren oder im Konfliktfall Kontakt mit dem Datenschutzbeauftragten und erforderlichenfalls mit dem Europäischen Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Zu diesem Zweck verwenden Sie bitte die unter Punkt 8 genannten Kontaktdaten.

 

  1. Kontaktdaten

Wenden Sie sich mit Bemerkungen, Fragen oder Anliegen sowie mit Beschwerden über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten über das EPSO-Kontaktformular an den Datenverantwortlichen.

Weitere Kontaktmöglichkeiten:

 

  1. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Europäischen Kommission führt ein Register sämtlicher mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbundenen Vorgänge. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register

Dieser Verarbeitungsvorgang wurde unter folgender Nummer in das öffentliche Register des Datenschutzbeauftragten aufgenommen: DPR-EC-01152.1.

 

[1] Verordnung (EU) 2018/1725, ABl. L 295 vom 21.11.2018, S. 39-98.