A pályázati felhívás (3. szakasz) csak a képesítéssel és tapasztalattal kapcsolatos alapvető követelményeket határozza meg, amelyeket az egyéb alkalmazottakra vonatkozó alkalmazási feltételek is rögzítenek. A konkrét követelményeket a felvételt kezdeményező szervezeti egységek határozzák meg, összhangban az igényeikkel és a betöltendő álláshelyek számával. A felvételi egységek megvizsgálják, hogy a pályázók teljesítik-e a pályázati feltételeket. Ehhez a jelentkezési lapon megadott információkat és a benyújtandó igazoló dokumentumokat veszik figyelembe. Erre vagy a felvételi tesztek szakaszában vagy pedig a felvétel előtt kerül sor.

Az EPSO nem tud tájékoztatást adni arról, hogy a különböző felvételi szolgálatok milyen követelményeket támasztanak a képesítésekkel és/vagy a szakmai tapasztalatokkal szemben, de az alábbi (nem kötelező erejű) szempontok irányadóak lehetnek:

Iskolai végzettség

Az okleveleknek, diplomáknak és/vagy bizonyítványoknak – függetlenül attól, hogy uniós vagy nem uniós országokban bocsátották-e ki őket – valamely uniós tagállam illetékes hatósága által elismert okmánynak kell lenniük.

Szakmai tapasztalat

1.  A szakmai tapasztalat rendszerint akkor vehető figyelembe, ha megfelel az alábbi általános feltételeknek:
   
   a) a pályázó az adott szakmai tapasztalatot a versenyvizsga-felhívásban megjelölt minimális iskolai végzettség megszerzését követően szerezte meg;
   b) valódi és tényleges munkavégzésnek minősül;
   c) a pályázó díjazásban részesült;
   d) a szakmai tapasztalatot a pályázó szakmai kapcsolat keretében, azaz szervezeti struktúra részeként vagy szolgáltatásnyújtás keretében szerezte;
   e) a szakmai tapasztalat megfelel a versenyvizsga-felhívásban meghatározott, relevanciára vonatkozó követelményeknek.
2. Bizonyos feltételekkel figyelembe vehetők az alábbiakban felsorolt szakmai tapasztalatok is:
   
   a) Önkéntes munka esetén „díjazás” alatt bármilyen kapott pénzügyi hozzájárulás értendő, beleértve a költségtérítést és a biztosítási fedezetet is – ezenkívül önkéntes munka esetében a heti munkaórák számának és eloszlásának hasonlónak kell lennie a fizetett munkáéhoz.
   
   b) Szakmai gyakorlat esetén „díjazás” alatt bármilyen pénzügyi hozzájárulás értendő, beleértve a költségtérítést és a biztosítási fedezetet is – a tanulmányi program részét képező kötelező szakmai gyakorlat akkor vehető figyelembe, ha i. a szakmai gyakorlatra a versenyvizsga-felhívásban megjelölt minimális iskolai végzettség megszerzését követően kerül sor, és ii. a szakmai gyakorlatot az illető díjazás ellenében végezte.
   
   c) Az olyan kötelező szakmai gyakorlat, amely egy szakma gyakorlására való jogosultság megszerzése érdekében, szakmai egyesületbe történő felvételhez vezető program részét képezi, vagy ilyennek előfeltétele (például ügyvédi kamarai tagság megszerzése), attól függetlenül figyelembe vehető, hogy a munkát a pályázó díjazás ellenében végezte-e, vagy sem. Nem díjazás ellenében végzett munka esetében a szakmai gyakorlat időtartama ugyanakkor csak abban az esetben vehető figyelembe, ha a programot a pályázó sikeresen elvégezte, és megszerezte a szakma gyakorlására való jogosultságot. Minden esetben csak a minimális kötelező időtartam vehető figyelembe.
   
   d) A versenyvizsga-felhívásban megjelölt minimális iskolai végzettség megszerzése előtt vagy azt követően teljesített kötelező katonai szolgálatot figyelembe kell venni még abban az esetben is, ha nem felel meg a versenyvizsga-felhívásban a relevanciára vonatkozóan meghatározott követelményeknek, de legfeljebb az adott tagállamban kötelezően előírt időtartamra.
   
   e) Szülési, apasági, örökbefogadási vagy szülői szabadság csak akkor vehető figyelembe, ha azt a pályázó munkaszerződés keretében vette/veszi igénybe.
   
   f) Doktori képzés esetén legfeljebb hároméves időszak vehető figyelembe, feltéve, hogy a pályázó a doktori címet megszerezte, és attól függetlenül, hogy a munkát díjazás ellenében végezte-e.
   
   g) Részmunkaidős munkavégzés esetében a figyelembe vett időszakot arányosan kell kiszámítani. Ha például a pályázó hat hónapig dolgozott félmunkaidőben, az három hónapos szakmai tapasztalatnak számít.