Stqarrija dwar il-Privatezza tad-Data

PROTEZZJONI TAD-DATA PERSONALI

Din l-istqarrija ta’ privatezza tipprovdi informazzjoni dwar 
l-ipproċessar u l-protezzjoni tad-data personali tiegħek.

Operazzjoni ta’ pproċessar: Selezzjoni, b’kompetizzjoni, ta’ persunal permanenti għall-istituzzjonijiet, il-korpi u l-aġenziji Ewropej

Kontrollur tad-Data: L-EPSO

Referenza tar-rekord:  DPR-EC-30388

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) hi impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa b’mod ulterjuri d-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għalfejn nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tingħata, u kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u x’inhuma d-drittijiet tiegħek b’rabta mad-data personali tiegħek. Tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li miegħu tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni ta’ pproċessar “Selezzjoni, b’kompetizzjoni, ta’ persunal permanenti għall-istituzzjonijiet, il-korpi u l-aġenziji Ewropej” imwettqa mill-EPSO hija ppreżentata hawn taħt.
 

2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Il-finijiet tal-operazzjoni ta’ pproċessar: L-EPSO jiġbor u juża l-informazzjoni personali tiegħek għall-finijiet li ġejjin:

• biex jorganizza kompetizzjonijiet miftuħa u interni, sabiex jagħżel il-persunal bil-ħsieb li jiġi reklutat bħala uffiċjali tal-UE,
• biex jimmaniġġja l-aspetti amministrattivi tar-reġistrazzjoni u l-istadji suċċessivi tal-kompetizzjonijiet, u
• biex jimmaniġġja u jimmonitorja l-użu tal-listi ta’ riżerva.

Id-data personali tiegħek mhijiex se tintuża biex jittieħdu deċiżjonijiet b’mod awtomatizzat, inkluż it-tfassil ta’ profili.
 

3. Fuq liema bażi(jiet) legali nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, għaliex:

• l-ipproċessar ikun meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni;
• l-ipproċessar ikun meħtieġ għall-konformità ma’ obbligu legali li l-kontrollur hu soġġett għalih.

Il-bażi għall-ipproċessar ġiet stabbilita fil-liġijiet tal-Unjoni li ġejjin:

Ir-Regolament Nru 31 (KEE), 11 (KEEA), li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Ħaddiema Oħra tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika (ĠU L 45, 14.6.1962, p. 1385) kif emendat l-aħħar mir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) 2016/1611 tas-7 ta’ Lulju 2016. Id-Deċiżjoni Nru 2002/620/KE tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni Ewropea, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, tal-Kumitat u tar-Reġjuni u tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta' Lulju 2002 li tistabbilixxi Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej. Id-Deċiżjoni Nru 2002/621/KE tas-Segretarji Ġenerali tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni Ewropea, tar-Reġistratur tal-Qorti tal-Ġustizzja, tas-Segretarji Ġenerali tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, tal-Kumitat u tar-Reġjuni, u tar-Rappreżentant tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta’ Lulju 2002 dwar l-organizzazzjonijiet u l-ħidma tal-Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej.
 

Aħna nipproċessaw kategoriji speċjali ta’ data personali – jiġifieri, data dwar is-saħħa – għax:

• is-suġġett tad-data jkun ta l-kunsens espliċitu għall-ipproċessar ta’ dik id-data personali għal fini speċifiku wieħed jew aktar;
• l-ipproċessar ikun meħtieġ għall-finijiet tat-twettiq tal-obbligi u l-eżerċitar ta’ drittijiet speċifiċi tal-kontrollur jew tas-suġġett tad-data fil-qasam tal-liġi dwar l-impjiegi u dwar il-protezzjoni soċjali u s-sigurtà soċjali dment li dan ikun awtorizzat minn liġi tal-Unjoni li tkun tipprevedi salvagwardji xierqa għad-drittijiet fundamentali u l-interessi tas-suġġett tad-data.

B’mod speċifiku, fil-formola ta’ applikazzjoni, il-kandidati huma mitluba jwieġbu l-mistoqsija li ġejja: “Għandek bżonn aġġustamenti speċjali għat-testijiet ta’ selezzjoni minħabba xi diżabbiltà jew kundizzjoni medika?” Jekk ir-risposta hija iva, huma jintalbu jipprovdu d-data dwar saħħithom, b’mod speċifiku, l-indikazzjoni tad-diżabbiltà jew il-kundizzjoni medika tagħhom li minħabba fiha qed jitolbu l-aġġustamenti, u dokumenti ta’ prova. Il-ġbir ta’ data bħal din huwa tabilħaqq neċessarju sabiex l-EPSO jkun jista’ jevalwa b’mod oġġettiv u każ b’każ is-sitwazzjoni partikolari ta’ kull kandidat, bil-għan li joffri miżuri ta’ akkomodamenti adegwati għat-testijiet li jippermettu lill-kandidati jittestjaw fl-aħjar ċirkostanzi possibbli, fid-dawl tal-ħtiġijiet tagħhom. Id-data dwar is-saħħa pprovduta mill-kandidati tkopri diversi kategoriji: kundizzjoni medika temporanja, kundizzjoni medika/diżabbiltà permanenti, tqala / treddigħ.

4. Liema data personali tinġabar u hi soġġetta għal ipproċessar ulterjuri?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar, l-EPSO jiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

• Data personali li tippermetti l-identifikazzjoni tal-kandidati: l-isem/ismijiet, il-kunjom(ijiet) użati attwalment, il-kunjom(ijiet) mat-twelid, id-data tat-twelid, il-ġeneru, iċ-ċittadinanza/i, il-lingwa prinċipali, it-tip u n-numru tad-dokument ta’ identifikazzjoni, kopja tad-dokument ta’ identifikazzjoni bid-data personali kollha li tinsab fih, in-numru ta’ identifikazzjoni nazzjonali, ritratt, l-indirizz tal-email, in-numru tal-applikazzjoni għall-kompetizzjoni, in-numru ta’ identifikazzjoni sigriet attribwit għall-iskop ta’ mmarkar anonimu tat-testijiet, in-“numru ta’ eliġibbiltà” użat għall-identifikazzjoni fil-kuntest tal-ittestjar ibbażat fuq il-kompjuter. Għall-kompetizzjonijiet interni, ukoll in-numru tal-persunal, l-istatus amministrattiv, il-grupp ta’ funzjoni, u l-grad.
• Data personali tal-kandidati meħtieġa għall-kuntatt u l-organizzazzjoni prattika tat-testijiet: l-indirizz, il-kodiċi postali, il-belt, il-pajjiż, in-numru/i tat-telefown, il-lingwi tal-korrispondenza, il-lingwi tal-ittestjar; id-data pprovduta mill-kandidati dwar bżonnijiet speċjali (b’mod partikolari, indikazzjoni ta’ kundizzjonijiet mediċi u/jew diżabbiltà); id-data dwar ir-relazzjonijiet familjari, soċjali u professjonali li jistgħu jikkostitwixxu kunflitt ta’ interess.
• Data personali tal-kandidati meħtieġa biex tkun tista’ ssir evalwazzjoni fid-dawl tal-kriterji tal-eliġibbiltà u/jew tas-selezzjoni stabbiliti mill-avviż tal-kompetizzjoni, u biex tiġi vvalutata l-motivazzjoni: l-isfond edukattiv, id-dettalji tal-esperjenza professjonali, l-għarfien espert u l-ħiliet tekniċi, l-għarfien tal-lingwi.
• Ir-riżultati miksuba mill-kandidati fl-istadji differenti tal-kompetizzjoni, u d-data dwar il-valutazzjoni tal-kwalifiki, il-ħiliet u l-kompetenzi tal-kandidati (il-punteġġi u l-kummenti tal-bord ta’ selezzjoni).

L-għoti tad-data personali huwa obbligatorju għall-oqsma kollha tal-formola ta’ applikazzjoni online mmarkati b’asterisk (*). Jekk dawn l-oqsma ma jimtlewx, ir-reġistrazzjoni ma’ tistax issir.

Id-data li taqa’ fil-kategorija tar-riżultati miksuba mill-kandidati fl-istadji differenti tal-kompetizzjoni, u d-data li tikkonċerna l-valutazzjoni tal-kwalifiki, tal-ħiliet u tal-kompetenzi tal-kandidati (il-punteġġi u l-kummenti tal-bord ta’ selezzjoni), tinkiseb matul il-proċedura tal-kompetizzjoni u tirriżulta mill-valutazzjoni mwettqa mill-bord ta’ selezzjoni tal-kompetizzjoni.
 

5. Għal kemm żmien inżommuha d-data personali tiegħek?

L-EPSO jżomm id-data personali tiegħek biss għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-iskop tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri, jiġifieri:

• għall-files individwali tal-kandidati eliminati minn kompetizzjoni partikolari, għal perjodu ta’ sentejn li jibda mid-data li fiha l-kandidat jiġi eskluż mill-kompetizzjoni;
• għall-files individwali tal-kandidati inklużi fil-lista ta’ riżerva ta’ kompetizzjoni partikolari, għal perjodu ta’ sentejn li jibda mill-għeluq tal-lista ta’ riżerva;
• għall-files ta’ sfond li jiddokumentaw l-organizzazzjoni tal-kompetizzjonijiet, għal perjodu ta’ 10 snin li jibda mill-għeluq tal-kompetizzjoni;
• għad-data personali tal-kandidati pprovduta fil-qafas ta’ applikazzjoni għal kompetizzjoni speċifika li ma ġietx ivvalidata fil-ħin, għal perjodu ta’ sena li jibda mid-data tal-għeluq tal-perjodu tal-applikazzjoni għall-kompetizzjoni.
   

6. Kif nipproteġu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet ta’ data applowdjati, eċċ.) jinħażnu fis-servers tal-Kummissjoni Ewropea jew f’dawk tal-kuntratturi tagħha.  L-operazzjonijiet ta’ pproċessar kollha jsiru skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta’ Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Il-kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbuta bi klawżola kuntrattwali speċifika għal kull operazzjoni ta’ pproċessar tad-data tiegħek f’isem il-Kummissjoni, u bl-obbligi tal-kunfidenzjalità li jirriżultaw mit-traspożizzjoni tar-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data fl-Istati Membri tal-UE (“GDPR”, ir-Regolament (UE) 2016/679).

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ numru ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf ta’ data, it-tibdil ta’ data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi divulgata?

L-aċċess għad-data personali tiegħek jingħata lill-persunal tal-Kummissjoni responsabbli biex iwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-persunal awtorizzat skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”. Dan il-persunal jimxi ma’ ftehimiet ta’ kunfidenzjalità statutorji, u fejn meħtieġ, ma’ ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

Riċevituri tad-data:

Il-Bordijiet ta’ selezzjoni, l-assessuri statutorji (l-eżaminaturi li jservu f’kapaċità konsultattiva) fis-sens tal-Artikolu 3 tal-Anness III tar-RP, u l-persunal tal-EPSO: għall-fini tal-valutazzjoni tal-eliġibbiltà u l-merti komparattivi tal-kandidati, u għall-għoti ta’ assistenza lill-bordijiet ta’ selezzjoni, rispettivament:

• L-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE: għal finijiet ta’ reklutaġġ (ma jirċievu l-ebda informazzjoni dwar id-diżabbiltà, sakemm il-kandidat ma jkunx ta l-kunsens espliċitu għat-trasferiment ta’ tali data).
• Il-Qrati tal-UE, is-Servizzi legali tal-awtorità tal-ħatra kkonċernata: f’każ ta’ talba jew ilment amministrattiv skont l-Artikolu 90 § 1 jew 2 tar-Regolamenti tal-Persunal, u/jew appell ġudizzjarju lill-Qrati tal-UE.
• L-OLAF, l-IDOC, l-IAS u l-Qorti tal-Awdituri: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet uffiċjali jew għal finijiet ta’ awditjar.
• L-Ombudsman Ewropew: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet jew inkjesti uffiċjali.
• l-EDPS, l-UPD: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet jew inkjesti uffiċjali.
• L-Istati Membri tal-UE: abbażi tal-kunsens espliċitu tal-kandidat, il-kunjom, l-isem, l-indirizz tal-email, u n-numru ta’ referenza tal-kompetizzjoni jistgħu jiġu trażmessi lill-awtoritajiet nazzjonali tal-Istat/i Membru/i tal-UE li l-kandidat ikun ċittadin tiegħu/tagħhom, għall-finijiet ta’ assistenza matul il-proċedura ta’ selezzjoni u bir-reklutaġġ.

L-informazzjoni li niġbru mhi se tingħata lill-ebda parti terza, ħlief sal-punt u għall-finì li nistgħu nkunu obbligati nagħtuha bil-liġi.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Inti għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa d-data personali tiegħek u li tirranġaha f’każ li din id-data ma tkunx eżatta jew ma tkunx kompluta. Fejn ikun applikabbli, għandek id-dritt tħassar id-data personali tiegħek, tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek, toġġezzjona għall-ipproċessar u għandek id-dritt għall-portabbiltà tad-data.

Għandek dritt toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a) għal raġunijiet marbuta mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek. 

Inti tajt il-kunsens tiegħek biex id-data personali tiegħek tiġi pprovduta lill-EPSO għal din l-operazzjoni ta’ pproċessar. Tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar ma jaffettwax il-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.

Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun meħtieġ, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni biex tkun tista’ tikkuntattjahom issibha fit-taqsima 9 hawn taħt. 

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri, r-referenza/i tar-Rekord tagħhom kif speċifikat fit-taqsima 10 hawn taħt).
 

9. Informazzjoni ta’ kuntatt
    

• Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, permezz tal-Formola Online tal-EPSO.

• L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD)

Dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) .

• Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS)

 Inti għandek id-dritt li tirrikorri għand (jiġifieri tista’ tressaq ilment ma’) il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li nkisru d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kontrollur tad-Data.
 

10. Fejn tista’ ssib aktar informazzjoni dettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD) jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar kollha tad-data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew dokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru bil-link li ġej: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tad-DPO bir-referenza tar-Rekord li ġejja: DPR-EC-30388.