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Datenschutzerklärung

SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über 
die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

 

Verarbeitungsvorgang: Auswahl von ständigem Personal für die EU-Organe und -Einrichtungen im Wege des Auswahlverfahrens

Datenverantwortlicher: EPSO

Aktenzeichen:  DPR-EC-30388

  1. Vorbemerkung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erheben, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Zudem enthält die Erklärung die Kontaktangaben des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Es folgen Informationen zu dem von EPSO durchgeführten Verarbeitungsvorgang „Auswahl von ständigem Personal für die EU-Organe und -Einrichtungen im Wege des Auswahlverfahrens“.
 

  1. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck des Datenverarbeitungsvorgangs: EPSO erfasst und verwendet Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

  • Durchführung allgemeiner und interner Auswahlverfahren zur Einstellung von EU-Bediensteten,
  • Verwaltung der administrativen Aspekte der Registrierung und der folgenden Phasen der Auswahlverfahren und
  • Verwaltung von Reservelisten und die Überprüfung von deren Nutzung.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.
 

  1. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

  • Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde;
  • die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.

Die rechtliche Grundlage der Verarbeitung ist in folgenden Rechtsakten der Union festgelegt:

Verordnung Nr. 31(EWG), Nr. 11(EAG) über das Statut der Beamten und über die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (ABl. 45 vom 14.6.1962, S. 1385), zuletzt geändert durch die Delegierte Verordnung (EU) 2016/1611 der Kommission vom 7. Juli 2016. Beschluss Nr. 2002/620/EG des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 25. Juli 2002 über die Errichtung des Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften. Beschluss Nr. 2002/621/EG der Generalsekretäre des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Kanzlers des Gerichtshofes, der Generalsekretäre des Rechnungshofes, des Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Vertreters des Bürgerbeauftragten vom 25. Juli 2002 über die Organisation und den Betrieb des Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften.
 

Wir verarbeiten besondere Kategorien personenbezogener Daten, nämlich Gesundheitsdaten, auf folgender Grundlage:

  • Die betroffene Person hat in die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten für einen oder mehrere festgelegte Zwecke ausdrücklich eingewilligt.
  • Die Verarbeitung ist erforderlich, damit der Verantwortliche oder die betroffene Person die ihm bzw. ihr aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und seinen bzw. ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann, soweit dies nach Unionsrecht, das geeignete Garantien für die Grundrechte und die Interessen der betroffenen Person vorsieht, zulässig ist.

Die Bewerberinnen und Bewerber werden gebeten, im Bewerbungsformular folgende Frage zu beantworten: „Benötigen Sie aufgrund einer Behinderung oder einer gesundheitlichen Einschränkung besondere Vorkehrungen während der Auswahltests?“ Falls ja, müssen gesundheitsbezogene Daten zum Grad der Behinderung oder gesundheitlichen Einschränkung, aufgrund derer besondere Vorkehrungen notwendig sind, sowie Begleitdokumente zur Verfügung gestellt werden. Die Erhebung solcher Daten ist für die objektive und fallbezogene Beurteilung der individuellen Situation der Bewerberinnen und Bewerber durch EPSO erforderlich, um für angemessene Vorkehrungen während der Tests zu sorgen, damit sie die Tests unter den bestmöglichen Umständen und unter Berücksichtigung ihrer Bedürfnisse ablegen können. Die vorzulegenden gesundheitsbezogenen Daten decken mehrere Kategorien ab: vorübergehende/dauerhafte gesundheitliche Einschränkung/Behinderung, Schwangerschaft/Stillzeit.

  1. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Zur Durchführung dieser Verarbeitung erfasst EPSO folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Personenbezogene Daten zur Identifizierung der Bewerberinnen und Bewerber: Vorname(n), derzeitige(r) Familienname(n), Geburtsname(n), Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsbürgerschaft(en), Hauptsprache, Art und Nummer des Ausweisdokuments, Kopie des Ausweisdokuments mit allen darin enthaltenen personenbezogenen Daten, nationale Identifikationsnummer, Foto, E-Mail-Adresse, Nummer der Bewerbung, anonyme Identifikationsnummer für die Bewertung der Tests, „Zulassungsnummer“ für die Identifizierung bei computergestützten Tests. Bei internen Auswahlverfahren auch Personalnummer, Dienstverhältnis, Funktionsgruppe und Besoldungsgruppe.
  • Personenbezogene Daten der Bewerberinnen und Bewerber, die für die Kontaktaufnahme und die Organisation der Tests erforderlich sind: Anschrift, Postleitzahl, Ort, Land, Telefonnummer(n), Sprachen für den Schriftverkehr, Testsprachen; von Bewerberinnen und Bewerbern bereitgestellte Daten zu besonderen Bedürfnissen (insbesondere Angaben zu gesundheitlichen Einschränkungen und/oder Behinderung); Angaben zu familiären, sozialen und beruflichen Beziehungen, die einen Interessenkonflikt darstellen könnten.
  • Personenbezogene Daten, die für die Bewertung anhand der in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens festgelegten Zulassungs- und/oder Auswahlkriterien sowie für die Beurteilung der Motivation erforderlich sind: Bildungsgang, Angaben zu Berufserfahrung, Fachwissen und IT-Kompetenzen, Sprachkenntnisse.
  • Von den Bewerberinnen und Bewerbern in den verschiedenen Phasen des Auswahlverfahrens erzielte Ergebnisse sowie Angaben zur Bewertung der Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen (Punktzahl und Bemerkungen des Prüfungsausschusses).

Die mit einem Sternchen (*) markierten Felder des Online-Bewerbungsformulars sind Pflichtfelder. Die Registrierung kann nur erfolgen, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Daten zu den von den Bewerberinnen und Bewerbern in den verschiedenen Phasen des Auswahlverfahrens erzielten Ergebnissen sowie Angaben zur Bewertung der Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen (Punktzahl und Bemerkungen des Prüfungsausschusses) werden während des Auswahlverfahrens eingeholt und ergeben sich aus den Ergebnissen der Bewertung durch den Prüfungsausschuss.
 

  1. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

EPSO bewahrt Ihre personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Erhebung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist:

  • Personalakten von Bewerberinnen und Bewerbern, die von einem bestimmten Auswahlverfahren ausgeschlossen wurden, für die Dauer von 2 Jahren ab dem Tag des Ausschlusses von dem Auswahlverfahren;
  • Personalakten von Bewerberinnen und Bewerbern auf der Reserveliste für ein bestimmtes Auswahlverfahren für die Dauer von 2 Jahren ab Schließung der Reserveliste;
  • Hintergrunddateien, in denen die Durchführung der Auswahlverfahren dokumentiert ist, für die Dauer von 10 Jahren ab Abschluss des Auswahlverfahrens;
  • personenbezogene Daten, die im Rahmen einer Bewerbung für ein bestimmtes, nicht rechtzeitig validiertes Auswahlverfahren übermittelt wurden, für ein Jahr ab Ende der Bewerbungsfrist für das Auswahlverfahren.
     
  1. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden entweder auf den Servern der Europäischen Kommission oder auf Servern ihrer Auftragnehmer gespeichert.  Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und an die Geheimhaltungspflichten gebunden, die sich aus der Durchführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679) in den EU-Mitgliedstaaten ergeben.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie zur Abwehr des unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Zu den organisatorischen Vorkehrungen gehört die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

  1. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Kommission und die nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigten Bediensteten. Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie erforderlichenfalls an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

Der Datenzugriff unterschiedlicher Akteure ist wie folgt geregelt:

Prüfungsausschüsse, Statutspersonal (Beisitzer mit beratender Stimme) gemäß Anhang III Artikel 3 des Statuts sowie EPSO-Bedienstete: zum Zweck der Bewertung der Zulassungsbedingungen und Qualifikationen der Bewerber/innen sowie zur Unterstützung der Prüfungsausschüsse.

  • Organe und Einrichtungen der EU: zu Einstellungszwecken (ausgenommen Angaben zu Behinderungen, es sei denn, die Bewerberin bzw. der Bewerber hat der Übermittlung dieser Daten ausdrücklich zugestimmt).
  • EU-Gerichte und juristische Dienste der betreffenden Anstellungsbehörde: im Falle eines Antrags oder einer Beschwerde gemäß Artikel 90 Absatz 1 oder 2 des Statuts und/oder einer gerichtlichen Beschwerde bei den EU-Gerichten.
  • OLAF, das Untersuchungs- und Disziplinaramt (IDOC), der Interne Auditdienst (IAS) und der Rechnungshof: auf Anfrage und beschränkt auf das für amtliche Untersuchungen oder für Auditzwecke erforderliche Maß.
  • Europäische Ombudsstelle: auf Anfrage und beschränkt auf das für amtliche Untersuchungen und Ermittlungen erforderliche Maß.
  • EDSB, DSB: auf Anfrage und beschränkt auf das für amtliche Untersuchungen und Ermittlungen erforderliche Maß.
  • EU-Mitgliedstaaten: Mit ausdrücklicher Zustimmung der Bewerberin bzw. des Bewerbers können gegenüber den Behörden des EU-Mitgliedstaats, dessen Staatsangehörigkeit sie/er besitzt, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und die Nummer des Auswahlverfahrens zum Zweck der Hilfestellung während des Auswahl- und Einstellungsverfahrens offengelegt werden.

Die Kommission gibt von ihr erfasste Daten nicht an Dritte weiter, sofern sie nicht in bestimmtem Umfang und für bestimmte Zwecke gesetzlich hierzu verpflichtet ist.

  1. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?

Als „betroffene Person“ genießen Sie gemäß Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, darunter insbesondere das Recht, Auskunft über personenbezogene Daten zu erhalten und unrichtige oder unvollständige Daten zu berichtigen. Gegebenenfalls haben Sie ein Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. auf Einschränkung ihrer Verarbeitung, das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, und das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. 

Sie haben zugestimmt, Ihre personenbezogenen Daten für den vorliegenden Verarbeitungsvorgang an EPSO zu übermitteln. Diese Zustimmung können Sie jederzeit durch eine entsprechende Mitteilung an den Datenverantwortlichen widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter Abschnitt 9. 

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge ausüben möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Abschnitt 10) an.
 

  1. Kontaktangaben
     
  • Datenverantwortlicher

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte unter Verwendung des EPSO-Webformulars Kontakt mit dem Datenverantwortlichen auf.

  • Datenschutzbeauftragter (DSB) der Europäischen Kommission

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

  • Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

 Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte nach der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.
 

  1. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte (DSB) der Kommission führt ein Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register unter folgendem Link einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-30388.