Paziņojums par privātumu

JŪSU PERSONAS DATU AIZSARDZĪBA

Šajā paziņojumā par privātumu ir sniegta informācija par 
jūsu personas datu apstrādi un aizsardzību.

Apstrādes darbība: ES iestāžu, struktūru un aģentūru pastāvīgo darbinieku atlase ar konkursa palīdzību

Datu pārzinis: Eiropas Personāla atlases birojs (EPSO)

Atsauces numurs:  DPR-EC-30388

1. Ievads

Eiropas Komisija (tālāk tekstā “Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu personas datus un respektēt jūsu privātumu. Komisija personas datus vāc un pēc tam apstrādā atbilstīgi Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulai (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots jūsu personas datu apstrādes nolūks, veids, kādā visi sniegtie personas dati tiek vākti, apstrādāti un aizsargāti, un tas, kā šī informācija tiek izmantota un kādas tiesības jums ir saistībā ar jūsu personas datiem. Tajā sniegta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura vērsties, lai izmantotu savas tiesības, kā arī datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Zemāk ir sniegta informācija par EPSO īstenoto apstrādes darbību “ES iestāžu, struktūru un aģentūru pastāvīgo darbinieku atlase ar konkursa palīdzību”.
 

2. Kāpēc un kā apstrādājam jūsu personas datus

Apstrādes darbības nolūks. EPSO vāc un izmanto jūsu personas datus šādiem mērķiem:

• lai rīkotu atklātus un iekšējus konkursus nolūkā atlasīt darbiniekus, kurus varētu pieņemt darbā par ES ierēdņiem,
• lai pārvaldītu ar reģistrēšanos saistītos administratīvos aspektus un turpmākos konkursu posmus un
• lai pārvaldītu un uzraudzītu rezerves sarakstu izmantošanu.

Jūsu personas dati netiks izmantoti nedz automatizētai lēmumu pieņemšanai, nedz profilēšanai.
 

3. Kāds ir jūsu personas datu apstrādes juridiskais pamats

Mēs apstrādājam jūsu personas datus šādu iemeslu dēļ:

• apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;
• apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz pārzini attiecināmu juridisku pienākumu.

Apstrādes juridiskais pamats ir izklāstīts šādos ES tiesību aktos:

Regula Nr. 31 (EEK), 11 (EAEK), ar kuru nosaka Eiropas Ekonomikas kopienas un Eiropas Atomenerģijas kopienas Civildienesta noteikumus un pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtību (OV 45, 14.6.1962., 1385. lpp.), kas pēdējo reizi grozīta ar Komisijas Deleģēto regulu (ES) 2016/1611 (2016. gada 7. jūlijs); Eiropas Parlamenta, Padomes, Komisijas, Tiesas, Revīzijas palātas, Ekonomikas un sociālo lietu komitejas, Reģionu komitejas un Eiropas ombuda 2002. gada 25. jūlija Lēmums 2002/620/EK par Eiropas Kopienu Personāla atlases biroja izveidi; Eiropas Parlamenta, Padomes un Eiropas Komisijas ģenerālsekretāru, Tiesas sekretāra, Revīzijas palātas, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas, Reģionu komitejas ģenerālsekretāru un Eiropas ombuda pārstāvja 2002. gada 25. jūlija Lēmums 2002/621/EK par Eiropas Kopienu Personāla atlases biroja uzbūvi un darbību.
 

Mēs apstrādājam īpašu kategoriju personas datus (proti, datus par veselību) šādu iemeslu dēļ:

• datu subjekts ir devis nepārprotamu piekrišanu šo personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem;
• apstrāde ir vajadzīga, lai pildītu pārziņa pienākumus un īstenotu pārziņa vai datu subjekta konkrētas tiesības nodarbinātības, sociālā nodrošinājuma un sociālās aizsardzības tiesību jomā, ciktāl to pieļauj Savienības tiesību akti, paredzot piemērotas garantijas datu subjekta pamattiesībām un interesēm;

Piemēram, pieteikuma veidlapā kandidātiem ir jāatbild uz šādu jautājumu: “Vai jums ir nepieciešami īpaši atlases testu pielāgojumi invaliditātes vai medicīniska stāvokļa dēļ?” Ja atbilde ir apstiprinoša, viņiem ir jāsniedz ziņas par savu veselību, konkrēti norādot invaliditāti vai medicīnisko stāvokli, kura dēļ viņi lūdz pielāgojumus, un jāpievieno apliecinoši dokumenti. Šādu datu vākšana ir nepieciešama, lai EPSO varētu objektīvi un katrā gadījumā atsevišķi novērtēt katra kandidāta īpašo situāciju un piedāvāt adekvātus testu pielāgojumus, kas kandidātiem dotu iespēju kārtot pārbaudījumu vislabākajos apstākļos, kādi iespējami, ņemot vērā viņu vajadzības. Kandidātu sniegtās ziņas par veselību ir iedalāmas vairākās kategorijās: īslaicīgs medicīnisks stāvoklis, pastāvīgs medicīnisks stāvoklis / invaliditāte, grūtniecība/zīdīšana.

4. Kādus personas datus mēs vācam un apstrādājam

Lai veiktu šo apstrādes darbību, EPSO vāc zemāk minēto kategoriju personas datus.

• Personas dati, pēc kuriem var identificēt kandidātus: pašlaik lietotais(-ie) vārds(-i), uzvārds(-i), kā arī vārds(-i) un uzvārds(-i) dzimšanas brīdī, dzimšanas datums, dzimums, pilsonība(-as), galvenā valoda, identifikācijas dokumenta veids un numurs, identifikācijas dokumenta kopija ar visiem tajā iekļautajiem personas datiem, nacionālais identifikācijas numurs, e-pasta adrese, konkursa pieteikuma numurs, slepenais identifikācijas numurs, ko piešķir testu anonīmai vērtēšanai, “atbilstīguma numurs”, ko izmanto identificēšanai datorizēto testu kontekstā. Iekšēju konkursu vajadzībām arī darbinieka numurs, administratīvais statuss, funkciju grupa un pakāpe.
• Kandidātu personas dati, kas nepieciešami saziņas nodrošināšanai un pārbaudījumu praktiskajai organizācijai: adrese, pasta indekss, pilsēta, valsts, tālruņa numurs(-i), sarakstes valodas, pārbaudījumu kārtošanai izvēlētās valodas; kandidātu sniegtās ziņas par īpašajām vajadzībām (proti, informācija par medicīnisko stāvokli un/vai invaliditāti); ziņas par ģimenes, sociālajām un profesionālajām attiecībām, kas var radīt interešu konfliktu.
• Personas dati, kas vajadzīgi, lai varētu novērtēt kandidātu motivāciju un atbilstību paziņojumā par konkursu izklāstītajām prasībām un/vai atlases kritērijiem, ir šādi: izglītība, darba pieredze, speciālās zināšanas un tehniskās iemaņas, valodu prasmes.
• Rezultāti, kurus kandidāts guvis dažādos konkursa posmos, un dati par kandidāta kvalifikācijas, prasmju un kompetences novērtējumu (atlases komisijas piešķirtais punktu skaits un komentāri).

Tiešsaistes pieteikuma veidlapas laukos, kas atzīmēti ar zvaigznīti (*), personas dati jānorāda obligāti. Ja šie lauki nav aizpildīti, reģistrēties nav iespējams.

Tādus datus kā rezultāti, kurus kandidāts guvis dažādos konkursa posmos, un dati par kandidāta kvalifikācijas, prasmju un kompetences novērtējumu (atlases komisijas piešķirtais punktu skaits un komentāri) iegūst konkursa procedūrā un kā konkursa atlases komisijas veiktās novērtēšanas rezultātus.
 

5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu personas datus

EPSO jūsu personas datus glabā tikai tik ilgi, cik nepieciešams, lai sasniegtu datu vākšanas vai turpmākas apstrādes mērķi, proti:

• no konkursa izslēgtu kandidātu individuālās lietas glabā divus gadus no datuma, kad kandidāts izslēgts no attiecīgā konkursa;
• konkursa rezerves sarakstā iekļautu kandidātu individuālās lietas glabā divus gadus pēc attiecīgā rezerves saraksta slēgšanas;
• failus, kas dokumentē konkursu rīkošanu, glabā 10 gadus pēc attiecīgā konkursa noslēguma;
• personas datus, ko kandidāti snieguši, piesakoties konkrētam konkursam, bet kas nav laikā validēti, glabā vienu gadu no datuma, kad beidzas pieteikumu iesniegšanas termiņš attiecīgajam konkursam.
   

6. Kā mēs aizsargājam jūsu personas datus

Visi personas dati elektroniskā formātā (e-pasta adreses, dokumenti, datubāzes, augšupielādēti datu kopumi utt.) glabājas vai nu Komisijas, vai tās darbuzņēmēju serveros.  Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas 2017. gada 10. janvāra Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Komisijas darbuzņēmējiem ir saistoša līguma īpašā klauzula par datu apstrādi Komisijas vārdā un konfidencialitātes nodrošināšanas pienākumi, kas izriet no Vispārīgās datu aizsardzības regulas (“VDAR”, Regula (ES) 2016/679) transponēšanas ES dalībvalstīs.

Lai aizsargātu jūsu personas datus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Ņemot vērā ar personas datu apstrādi un apstrādāto personas datu raksturu saistīto risku, tehniskie pasākumi ietver atbilstošas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, datu pārveidošana un neatļauta piekļuve datiem. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros personas datiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

7. Kas var piekļūt jūsu personas datiem, un kam tos izpauž

Jūsu personas datiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šīs apstrādes darbības veikšanu, un citi pilnvaroti darbinieki, ievērojot principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanās par konfidencialitāti.

Datu saņēmēji:

atlases komisijas, novērtētāji (eksaminētāji, kam ir padomdevēja statuss) Civildienesta noteikumu III pielikuma 3. panta nozīmē un EPSO darbinieki – lai novērtētu kandidātu atbilstību prasībām un salīdzinoši izvērtētu kandidātu kvalifikāciju, un attiecīgi sniegtu palīdzību atlases komisijām;

• ES iestādes un struktūras – ar pieņemšanu darbā saistītām vajadzībām (tās nesaņem nekādu informāciju par invaliditāti, izņemot gadījumus, kad kandidāts ir devis nepārprotamu piekrišanu šādu datu pārsūtīšanai);
• ES tiesas, iesaistītās iecēlējinstitūcijas juridiskie dienesti – ja runa ir par administratīvu prasību vai sūdzību saskaņā ar Civildienesta noteikumu 90. panta 1. vai 2. punktu un/vai pārsūdzību ES tiesās;
• Eiropas Birojs krāpšanas apkarošanai (OLAF), Komisijas Izmeklēšanas un disciplinārlietu birojs (IDOC), iekšējās revīzijas dienests (IAS) un Revīzijas palāta – pēc pieprasījuma un tikai tādā apmērā, kādā vajadzīgs oficiālai izmeklēšanai vai revīzijai;
• Eiropas Ombuds – pēc pieprasījuma un tikai tādā apmērā, kādā vajadzīgs oficiālai izmeklēšanai un informācijas iegūšanai;
• Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU), datu aizsardzības speciālists: pēc pieprasījuma un tikai tādā apmērā, kādā vajadzīgs oficiālai izmeklēšanai un informācijas iegūšanai;
• ES dalībvalstis – pamatojoties uz kandidāta skaidri paustu piekrišanu, viņa vārds, uzvārds, e-pasta adrese un konkursa atsauces numurs var tikt nodoti tās (to) valsts(-u) iestādēm, kuras(-u) pilsonis viņš ir. Tas tiek darīts, lai attiecīgā valsts varētu palīdzēt atlases procedūras un darbā pieņemšanas gaitā.

Informācija, ko mēs vācam, netiks izpausta nevienai trešai personai, izņemot tādā mērā un tādos gadījumos, kad tas var būt jādara saskaņā ar tiesību aktiem.

8. Kādas ir jūsu tiesības, un kā varat tās izmantot

Jums kā datu subjektam saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, proti, tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos labot, ja jūsu personas dati ir neprecīzi vai nepilnīgi. Attiecīgā gadījumā jums ir tiesības savus personas datus dzēst, ierobežot to apstrādi, iebilst pret to apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību.

Pamatojoties uz iemesliem, kas saistīti ar jūsu konkrēto situāciju, jums ir tiesības iebilst pret jūsu personas datu apstrādi, kas tiek likumīgi veikta saskaņā ar 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu. 

Jūs esat piekritis sniegt savus personas datus EPSO šīs konkrētās apstrādes darbības vajadzībām. Savu piekrišanu varat jebkurā laikā atsaukt, par to informējot datu pārzini. Atsaukums neietekmēs tās datu apstrādes likumību, kas veikta, pirms atsaucāt savu piekrišanu.

Savas tiesības varat īstenot, sazinoties ar datu pārzini vai – konflikta gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu. Vajadzības gadījumā varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā. 

Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, aprakstiet tās savā pieprasījumā (t. i., miniet 10. punktā norādīto atsauces numuru).
 

9. Kontaktinformācija
    

• Datu pārzinis

Ja vēlaties izmantot savas tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu personas datu vākšanu un izmantošanu, varat sazināties ar datu pārzini, aizpildot EPSO tīmekļa veidlapu.

• Komisijas datu aizsardzības speciālists

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu personas datu apstrādi saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz e-pasta adresi DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

• Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU)

 Ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu personas datu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, proti, iesniegt sūdzību, rakstot uz e-pasta adresi edps@edps.europa.eu.
 

10. Kur var atrast sīkāku informāciju

Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu to Komisijas veikto personas datu apstrādes darbību reģistru, kuras ir dokumentētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram var piekļūt, izmantojot šo saiti: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ir iekļauta ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-30388.