Declaración de confidencialidad de los datos

PROTECCIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

La presente declaración de privacidad le ofrece información acerca 
del tratamiento y la protección de sus datos personales.

Operación de tratamiento: Selección por oposición de personal permanente de las instituciones, órganos y organismos europeos

Responsable del tratamiento de datos: EPSO

Referencia de registro:  DPR-EC-30388

1. Introducción

La Comisión Europea (en lo sucesivo denominada «la Comisión») está comprometida con la protección de sus datos personales y el respeto de su intimidad. La Comisión recoge y trata los datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos [deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001].

La presente declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales facilitados y cómo garantizamos su protección, la manera en que se usa dicha información y sus derechos al respecto. También indica los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos al que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.

A continuación se presenta la información relativa a la operación de tratamiento «Selección por oposición de personal permanente de las instituciones, órganos y organismos europeos» realizada por la EPSO.
 

2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?

Finalidad de la operación de tratamiento: La EPSO recoge y utiliza sus datos personales para los siguientes fines:

• organizar oposiciones generales y concursos internos al objeto de seleccionar personal con vistas a su contratación como funcionarios de la UE,
• gestionar los aspectos administrativos de la inscripción en las oposiciones y las sucesivas fases de estas, y
• gestionar y supervisar el uso de las listas de reserva.

Sus datos personales no se utilizarán en ningún proceso de toma de decisiones automatizado, ni tampoco para la elaboración de perfiles.
 

3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?

Tratamos sus datos personales porque:

• el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión;
• el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.

La base para el tratamiento se ha establecido en los siguientes actos legislativos de la Unión:

Reglamento n.º 31(CEE), 11(CEEA), por el que se establece el Estatuto de los funcionarios y el régimen aplicable a los otros agentes de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (DO 45 de 14.6.1962, p. 1385), cuya última modificación la constituye el Reglamento Delegado (UE) 2016/1611 de la Comisión, de 7 de julio de 2016. Decisión n.º 2002/620/CE del Parlamento Europeo, del Consejo, de la Comisión, del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas, del Comité Económico y Social, del Comité de las Regiones y del Defensor del Pueblo Europeo, de 25 de julio de 2002, por la que se crea la Oficina de selección de personal de las Comunidades Europeas. Decisión n.º 2002/621/CE de los Secretarios Generales del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, del Secretario del Tribunal de Justicia, de los Secretarios Generales del Tribunal de Cuentas, del Comité Económico y Social Europeo, del Comité de las Regiones y del Representante del Defensor del Pueblo Europeo, de 25 de julio de 2002, relativa a la organización y el funcionamiento de la Oficina de selección de personal de las Comunidades Europeas.
 

Tratamos categorías especiales de datos personales, en particular datos relativos a la salud, porque:

• el interesado ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o más fines específicos;
• el tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos específicos del responsable del tratamiento o del interesado en el ámbito del Derecho laboral y de la seguridad y protección social, en la medida en que así lo autorice una normativa de la Unión que establezca garantías adecuadas del respeto de los derechos fundamentales y de los intereses del interesado.

En concreto, en el formulario de candidatura los candidatos deben señalar si necesitan adaptaciones especiales de las pruebas de selección debido a alguna discapacidad o afección. En caso de respuesta afirmativa, se pide a los interesados que faciliten datos acerca de su estado de salud y que indiquen, en particular, la discapacidad o afección por la que solicitan las adaptaciones, aportando la debida justificación. La recopilación de estos datos es necesaria para que la EPSO pueda evaluar de manera objetiva, caso por caso, la situación particular de cada candidato, con el fin de ofrecer medidas de acondicionamiento adecuadas que le permitan realizar las pruebas en las mejores condiciones posibles, habida cuenta de sus necesidades. Los datos relativos a la salud que facilitan los candidatos corresponden a diversas categorías: afección temporal, afección permanente / discapacidad, embarazo / lactancia.

4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?

Para llevar a cabo esta operación de tratamiento, la EPSO recoge las categorías de datos personales que se indican a continuación:

• Datos personales que permiten la identificación de los candidatos: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, lengua principal, tipo y número de documento de identificación, copia del documento de identificación con todos los datos personales que en él figuran, número de identificación nacional, fotografía, dirección de correo electrónico, número de candidatura, número de identificación secreto atribuido a efectos de la calificación anónima de las pruebas, «número de admisibilidad» utilizado con fines de identificación en el contexto de las pruebas por ordenador. A esto se añade, en los concursos internos, el número de personal, la situación administrativa, el grupo de funciones y el grado.
• Datos personales necesarios para contactar con los candidatos y para la organización práctica de las pruebas: dirección, código postal, localidad, país, número de teléfono, idiomas para la correspondencia, idiomas de las pruebas; datos facilitados por los candidatos en relación con sus necesidades especiales (en particular, indicación de afecciones o discapacidad); datos relativos a las relaciones familiares, sociales y profesionales que podrían generar un conflicto de intereses.
• Datos personales de los candidatos necesarios a fines de evaluación con arreglo a los criterios de admisibilidad y selección establecidos en la convocatoria de concurso y para valorar su motivación: formación académica, experiencia profesional, conocimientos especializados y competencias técnicas, conocimientos de idiomas.
• Resultados obtenidos por los candidatos en las diferentes fases del concurso y datos relativos a la evaluación de las cualificaciones, capacidades y competencias de los candidatos (puntuaciones y observaciones del tribunal de oposición).

En todos los campos del formulario de candidatura en línea marcados con un asterisco (*), la comunicación de datos personales es obligatoria. Si dichos campos no se rellenan, la inscripción no puede llevarse a cabo.

Los datos correspondientes a los resultados obtenidos por los candidatos en las diferentes fases del concurso y los datos relativos a la evaluación de las cualificaciones, capacidades y competencias de los candidatos (puntuaciones y observaciones del tribunal de oposición) se obtienen a lo largo del procedimiento de concurso mediante las evaluaciones que lleva a cabo el tribunal de oposición.
 

5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

La EPSO solo conserva sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad de su recogida o tratamiento posterior, a saber:

• expedientes de los candidatos eliminados de un concurso: dos años a partir de la fecha de exclusión del candidato;
• expedientes de los candidatos incluidos en la lista de reserva de una oposición: dos años a partir del cierre de la lista de reserva;
• expedientes de referencia relativos a la organización de los concursos: diez años a partir del cierre del concurso;
• datos personales facilitados con motivo de una candidatura a un determinado concurso no validada a tiempo: un año a partir de la fecha límite para el plazo de presentación de candidaturas a dicho concurso.
   

6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?

Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión o en los de sus contratistas.  Todas las operaciones de tratamiento se llevan a cabo de conformidad con la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.

Los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica aplicable a toda operación de tratamiento de los datos que a usted se refieran realizada en nombre de la Comisión, y por las obligaciones de confidencialidad derivadas de la transposición del Reglamento General de Protección de Datos a los Estados miembros de la Unión [«RGPD», Reglamento (UE) 2016/679].

Para proteger sus datos personales, la Comisión aplica diversas medidas técnicas y organizativas. Habida cuenta de la naturaleza de los datos personales tratados y del riesgo que presenta su tratamiento, las medidas técnicas se refieren, entre otras cosas, a la seguridad en línea, al riesgo de pérdida de datos, a la alteración de estos y al acceso no autorizado. Entre las medidas organizativas se incluye permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que presenten una necesidad legítima de conocer a efectos de la operación de tratamiento.

7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?

Se concede acceso a sus datos personales al personal autorizado de la Comisión responsable de llevar a cabo la operación de tratamiento y al personal de la Comisión autorizado con arreglo al principio de «necesidad de conocer». Dicho personal está obligado a respetar acuerdos de confidencialidad legales y, en caso necesario, otros acuerdos adicionales.

Destinatarios de los datos:

Tribunales de oposición, asesores estatutarios (con carácter consultivo), en el sentido del artículo 3 del anexo III del Estatuto de los funcionarios, y personal de la EPSO: con el fin de evaluar la admisibilidad y los méritos comparativos de los candidatos y de prestar asistencia a los tribunales de oposición, respectivamente:

• Instituciones y organismos de la UE: a efectos de contratación (no se les transmite información alguna relativa a discapacidad, a menos que el candidato haya dado su consentimiento explícito a la transferencia de dichos datos).
• Órganos jurisdiccionales de la UE y servicios jurídicos de la autoridad facultada para proceder a los nombramientos correspondientes: en caso de petición o reclamación administrativa al amparo del artículo 90, apartados 1 o 2, del Estatuto de los funcionarios, y/o de recurso ante los órganos jurisdiccionales de la UE.
• Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), Oficina de Investigación y Disciplina de la Comisión (IDOC), Servicio de Auditoría Interna (IAS) y Tribunal de Cuentas: previa solicitud y limitado a lo estrictamente necesario para realizar investigaciones oficiales o con fines de auditoría.
• Defensor del Pueblo Europeo: previa solicitud y limitado a lo estrictamente necesario para realizar investigaciones e informes oficiales.
• Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD), delegado de protección de datos (DPD): previa solicitud y limitado a lo estrictamente necesario para realizar investigaciones e informes oficiales.
• Estados miembros de la UE: sobre la base del consentimiento expreso del candidato, y a efectos de asistencia en los procesos de selección y contratación, pueden transmitirse el nombre, apellidos y dirección de correo electrónico del interesado, así como el número de referencia de la oposición, a las autoridades nacionales del Estado miembro de la UE del que el candidato sea ciudadano.

La información que recogemos no se facilitará a ningún tercero, salvo en la medida y para los fines que marque la ley.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Usted tiene derechos específicos como «interesado» en virtud del capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725, en particular derecho de acceso a sus datos personales y a su rectificación en caso de que esos datos sean inexactos o estén incompletos. En determinados casos, tiene derecho a suprimir sus datos personales, a restringir el tratamiento de los mismos, a oponerse al tratamiento, y a la portabilidad de los datos.

Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, efectuado lícitamente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725, por motivos relacionados con su situación particular. 

Usted ha dado su consentimiento para facilitar a la EPSO sus datos personales para la presente operación de tratamiento. En todo momento puede retirarlo mediante notificación al responsable del tratamiento de datos. Esto no afectará a la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad a la retirada del consentimiento.

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. La información de contacto de todos ellos figura en el punto 9. 

Cuando desee ejercer sus derechos en el marco de una o varias operaciones de tratamiento específicas, incluya la descripción de dichas operaciones en su solicitud, esto es, las referencias de registro correspondientes, tal como se especifica en el punto 10.
 

9. Información de contacto
    

• Responsable del tratamiento de datos

Si desea ejercer sus derechos con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, plantear sus observaciones, preguntas o dudas, o presentar una reclamación en relación con la recopilación y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos a través del formulario en línea de la EPSO.

• Delegado de protección de datos de la Comisión

Puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) en relación con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725.

• Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)

 Si considera que, como consecuencia del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido los derechos que le asisten en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a recurrir (esto es, a presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu).
 

10. Dónde encontrar información más detallada

El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión que se han documentado y le han sido notificadas. Puede acceder al registro a través de este enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register.

La presente operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-30388.