Prohlášení o ochraně osobních údajů

OCHRANA VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V tomto prohlášení o ochraně osobních údajů jsou obsaženy informace o 
zpracování a ochraně vašich osobních údajů.

Operace zpracování: Výběr stálých zaměstnanců pro evropské orgány a instituce nebo pro subjekty, úřady a agentury Společenství formou výběrového řízení

Správce údajů: EPSO

Číslo záznamu:  DPR-EC-30388

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavazuje chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů vysvětluje, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech poskytnutých osobních údajů, dále jak se tyto informace používají a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže jsou uvedeny informace týkající se operace zpracování „Výběr stálých zaměstnanců pro evropské orgány a instituce nebo pro subjekty, úřady a agentury Společenství formou výběrového řízení“, kterou provádí úřad EPSO.
 

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel operace zpracování údajů: Úřad EPSO shromažďuje a používá vaše osobní údaje k těmto účelům:

• pořádání otevřených a interních výběrových řízení k výběru zaměstnanců za účelem jejich přijetí do funkce úředníků EU,
• řízení administrativních aspektů registrace a následných fází výběrových řízení a
• správa a sledování využití rezervních seznamů.

Vaše osobní údaje nebudou použity k automatizovanému rozhodování ani k vytváření profilů (profilování).
 

3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme z těchto důvodů:

• zpracování je nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen;
• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.

Základ pro zpracování údajů je stanoven v těchto právních předpisech Unie:

nařízení č. 31 (EHS), 11 (Euratom), kterým se stanoví služební řád úředníků a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii (Úř. věst. 45, 14.6.1962, s. 1385) ve znění nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) 2016/1611 ze dne 7. července 2016; rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a Veřejného ochránce práv 2002/620/ES ze dne 25. července 2002 o zřízení Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství; rozhodnutí generálních tajemníků Evropského parlamentu, Rady a Evropské komise, tajemníka Soudního dvora, generálních tajemníků Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a zástupce Evropského veřejného ochránce práv 2002/621/ES ze dne 25. července 2002 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství
 

Zpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů – konkrétně údaje týkající se zdraví – jelikož:

• subjekt údajů udělil výslovný souhlas se zpracováním těchto osobních údajů pro jeden nebo více stanovených účelů;
• je zpracování těchto údajů nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany, pokud je povoleno právem Unie poskytujícím vhodné záruky základních práv a zájmů subjektu údajů

Uchazeči jsou v přihlášce výslovně požádáni, aby odpověděli na tuto otázku: „Potřebujete v důsledku postižení nebo zdravotního stavu zvláštní úpravy testů konaných v rámci výběrového řízení?“ V případě kladné odpovědi jsou od nich vyžádány údaje týkající se jejich zdraví, konkrétně informace o jejich zdravotním postižení nebo zdravotním stavu, kvůli kterým žádají o tyto úpravy, a podpůrné dokumenty. Shromáždění těchto údajů je skutečně nezbytné k tomu, aby úřad EPSO mohl objektivně a individuálně posoudit konkrétní situaci každého uchazeče a mohl následně nabídnout odpovídající úpravy průběhu testů, které by uchazečům umožnily je absolvovat za co nejlepších podmínek s ohledem na jejich potřeby. Uchazeči poskytují několik kategorií údajů týkajících se zdravotního stavu: dočasné zdravotní potíže, trvalé zdravotní potíže / postižení, těhotenství/kojení.

4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

Za účelem zpracování shromažďuje EPSO tyto kategorie osobních údajů:

• osobní údaje, které umožňují identifikaci uchazeče> křestní jméno nebo jména, v současnosti užívané nebo užívaná příjmení, rodné nebo rodná příjmení, datum narození, pohlaví, občanství, hlavní jazyk, druh a číslo dokladu totožnosti, kopie dokladu totožnosti se všemi jeho osobními údaji, vnitrostátní identifikační číslo, fotografie, e-mailová adresa, číslo přihlášky do výběrového řízení, tajné identifikační číslo přidělené pro účely anonymního hodnocení zkoušek, „číslo způsobilosti“ používané k identifikaci v rámci vykonávání počítačových testů. U interních výběrových řízení je to také zaměstnanecké číslo, služební postavení, funkční skupina a platová třída.
• Kontaktní osobní údaje uchazečů a osobní údaje požadované pro úče praktické organizace testů: adresa, PSČ, město, stát, telefonní číslo, jazyky korespondence, jazyky zkoušek; údaje poskytované uchazeči v souvislosti s jejich zvláštními potřebami (zejména informace o zdravotním stavu a/nebo postižení); údaje týkající se rodinných, sociálních a profesních vztahů, které by. mohly představovat střet zájmů.
• Osobní údaje uchazečů požadované pro účely hodnocení vztahujícího se ke kritériím způsobilosti a/nebo výběrovým kritériím stanoveným v oznámení o výběrovém řízení a pro účely posouzení motivace: dosažené vzdělání, podrobnosti o odborné praxi, odborné znalosti a technické dovednosti, znalost jazyků.
• Výsledky dosažené uchazeči v různých fázích výběrového řízení a údaje týkající se hodnocení kvalifikací, dovedností a schopností uchazečů (získané počty bodů a komentář výběrové komise).

Poskytnutí osobních údajů je povinné u všech položek online přihlášky, které jsou označeny hvězdičkou (*). Nejsou-li tyto položky vyplněny, registrace neproběhne.

Údaje spadající do kategorie výsledků dosažených uchazeči v různých fázích výběrového řízení a údaje týkající se hodnocení kvalifikací, dovedností a schopností uchazečů (získané počty bodů a komentář výběrové komise) jsou získány v průběhu výběrového řízení a jsou výsledkem hodnocení provedeného výběrovou komisí.
 

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

EPSO uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny, nebo k jejich dalšímu zpracování, a to:

• po dobu 2 let ode dne, kdy byl z výběrového řízení uchazeč vyřazen, v případě přihlášek a dokladů od uchazečů vyřazených z výběrového řízení;
• po dobu 2 let od uzavření rezervního seznamu v případě přihlášek a dokladů od uchazečů zařazených na rezervní seznam vzniklý na základě daného výběrového řízení;
• po dobu 10 let od uzavření výběrového řízení v případě podkladových materiálů dokumentujících organizaci daného výběrového řízení;
• po dobu 1 roku ode dne uzávěrky pro podání přihlášek v případě osobních údajů uchazečů, které byly poskytnuty v rámci přihlášky do konkrétního výběrového řízení, jež nebyla včas potvrzena.
   

6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů.  Veškeré zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením týkajícím se zpracování údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z provedení obecného nařízení o ochraně osobních údajů v členských státech EU („GDPR“ nařízení (EU) 2016/679).

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi ta technická patří adekvátní opatření zajišťující online bezpečnost a řešící riziko ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.

7. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování údajů, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Příjemci údajů jsou:

výběrové komise, statutární hodnotitelé (osoby s poradní funkcí) ve smyslu článku 3 přílohy III služebního řádu a zaměstnanci úřadu EPSO: za účelem posouzení způsobilosti uchazečů a jejich srovnatelných kvalit a za účelem poskytování pomoci výběrovým komisím:

• orgány, instituce a subjekty EU: pro účely přijetí do zaměstnání (nejsou předávány žádné informace o postižení, pokud uchazeč neudělil výslovný souhlas s předáním těchto údajů)
• soudy EU, právní služba příslušného orgánu oprávněného ke jmenování: v případě správní žádosti nebo stížnosti podle čl. 90 odst. 1 nebo 2 služebního řádu a/nebo soudního odvolání k soudům EU
• OLAF, IDOC, Útvar interního auditu a Účetní dvůr: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování nebo auditu.
• Evropský veřejný ochránce práv: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování a šetření
• Evropský inspektor ochrany údajů, pověřenec pro ochranu osobních údajů: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování a šetření
• členské státy EU: pokud uchazeč udělí výslovný souhlas, lze jeho jméno, příjmení, e-mailovou adresu a referenční číslo daného výběrového řízení předat pro účely asistence během výběrového řízení a přijímání do zaměstnání vnitrostátním orgánům členského státu nebo členských států EU, jichž je uchazeč občanem

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládá zákon.

8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako „subjekt údajů“ máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. V příslušných případech máte právo na výmaz svých osobních údajů, omezení jejich zpracování, vznesení námitky proti jejich zpracování a právo na přenositelnost údajů.

Proti zpracování svých osobních údajů, které se provádí zákonným způsobem podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. 

Pro účely této operace zpracování údajů jste úřadu EPSO udělili souhlas s poskytnutím svých osobních údajů. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením této skutečnosti správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného předtím, než jste svůj souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny níže v bodě 9. 

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).
 

9. Kontaktní údaje
    

• Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů prostřednictvím internetového formuláře EPSO.

• Pověřenec Komise pro ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropský inspektor ochrany údajů

 Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů ze strany správce údajů došlo k porušení práv, která pro vás vyplývají z nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).
 

10. Kde jsou k dispozici bližší informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a byly mu oznámeny. Rejstřík je k dispozici na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod referenčním číslem DPR-EC-30388.