Databeskyttelseserklæring

BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Denne databeskyttelseserklæring indeholder oplysninger om, 
hvordan dine personoplysninger behandles og beskyttes.

Behandling: Udvælgelsesprocedure for fastansat personale i EU's institutioner, organer og agenturer

Dataansvarlig: EPSO

Referencenummer:  DPR-EC-30388

1. Indledning

Europa-Kommissionen (herefter "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001.

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Erklæringen indeholder også kontaktoplysninger på den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, og på databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Nedenfor finder du oplysninger om behandlingen "Udvælgelsesprocedure for fastansat personale i EU's institutioner, organer og agenturer", der foretages af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor.
 

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Behandlingen af dine personoplysninger har følgende formål: EPSO indsamler og bruger dine personoplysninger til følgende formål:

• for at afholde åbne og interne udvælgelsesprøver med henblik på at udvælge medarbejdere med henblik på ansættelse som EU-tjenestemænd
• for at forvalte de administrative aspekter af registreringen og de forskellige faser i udvælgelsesprøverne samt
• for at forvalte og overvåge anvendelsen af reservelisterne.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.
 

3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi:

• behandlingen er nødvendig enten for at udføre en opgave i samfundets interesse eller som led i udøvelsen af den offentlige myndighed, som EU's institutioner eller organer har fået pålagt
• behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.

Grundlaget for behandling af oplysningerne er fastlagt i følgende EU-lovgivning:

Forordning nr. 31 (EØF), nr. 11 (Euratom), om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (EFT 45 af 14.6.1962, s. 1385), senest ændret ved Kommissionens delegerede forordning (EU) 2016/1611 af 7. juli 2016. Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs, Regionsudvalgets og Ombudsmandens afgørelse 2002/620/EF af 25. juli 2002 om oprettelse af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor. Afgørelse 2002/621/EF truffet af Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens generalsekretærer, Domstolens justitssekretær, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets generalsekretærer og Ombudsmandens repræsentant af 25. juli 2002 om organisation og drift af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor.
 

For særlige kategorier af personoplysninger – især helbredsoplysninger – gælder det, at vi behandler dem, fordi:

• den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke til, at vi behandler disse personoplysninger til et eller flere konkrete formål
• behandlingen er nødvendig for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes forpligtelser og specifikke rettigheder i forbindelse med arbejdsret og social sikkerhed og beskyttelse, og kun hvis den har hjemmel i EU-lovgivningen og giver de fornødne garantier for den registreredes grundlæggende rettigheder og interesser.

Ansøgerne anmodes nærmere bestemt om at besvare følgende spørgsmål på ansøgningsskemaet: "Har du et handicap eller en sygdom, der kræver særlig tilpasning af udvælgelsesprøverne? "Hvis ansøgeren svarer ja på dette spørgsmål, beder vi vedkommende om at fortælle mere om sit helbred, især om det handicap eller den sygdom, der er årsag til, at udvælgelsesprøverne skal tilpasses, og forelægge relevant dokumentation. Indsamlingen af sådanne oplysninger er nødvendig, for at Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor objektivt og i hvert enkelt tilfælde kan vurdere den enkelte ansøgers særlige situation for at kunne tilbyde passende tilpasningsforanstaltninger ved prøverne, der vil gøre det muligt for ansøgerne at tage prøven under de bedst mulige forhold og under hensyntagen til deres særlige behov. Oplysninger vedrørende sundhed, der er afgivet af ansøgere, omfatter flere kategorier: midlertidig sygdom, permanent sygdom/handicap/graviditet/amning.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

For at kunne foretage databehandlingen indsamler Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor følgende kategorier af personoplysninger:

• personoplysninger, der gør det muligt at identificere ansøgerne: fornavn(e), nuværende efternavn(e), efternavn(e) ved fødslen, fødselsdato, køn, statsborgerskab(er), hovedsprog, type og nummer på identifikationsdokumentet, kopi af identifikationsdokument med alle personoplysninger indeholdt heri, nationalt identifikationsnummer, foto, e-mailadresse, udvælgelsesprøvens nummer, det hemmelige identifikationsnummer, der bruges til anonym markering af prøver, og "berettigelsesnummer", der anvendes til identifikation i forbindelse med computerbaserede prøver. I forbindelse med interne udvælgelsesprøver også personalenummer, administrativ status, ansættelsesgruppe og lønklasse.
• Personlige oplysninger om ansøgere, der kræves af hensyn til kontakt og den praktiske tilrettelæggelse af prøverne: Adresse, postnummer, by, land, telefonnummer/-numre, korrespondancesprog, prøvesprog Oplysninger fra ansøgere om særlige behov (særlig angivelse af sygdomme og/eller handicap) Oplysninger om familiemæssige, sociale og erhvervsmæssige forhold, der kan udgøre interessekonflikter.
• Ansøgernes personlige oplysninger, der er nødvendige for at kunne foretage en vurdering i lyset af de berettigelseskriterier og/eller udvælgelseskriterier, der er fastsat i meddelelsen om udvælgelsesprøven, og for at vurdere motivationen: Uddannelsesmæssig baggrund, oplysninger om erhvervserfaring, ekspertise og tekniske færdigheder, sprogkundskaber.
• Resultater, som ansøgerne har opnået i de forskellige faser af udvælgelsesprøven, og oplysninger om bedømmelsen af ansøgernes kvalifikationer, færdigheder og kompetencer (udvælgelseskomitéens pointtildeling og bemærkninger).

Personoplysninger er obligatoriske for alle felter på onlineansøgningsskemaet, som er markeret med en stjerne (*). Hvis disse felter ikke udfyldes, kan registreringen ikke finde sted.

Oplysninger, der falder ind under den kategori af resultater, som ansøgerne har opnået i de forskellige faser af udvælgelsesprøven, og oplysninger om bedømmelsen af ansøgernes kvalifikationer, færdigheder og kompetencer (udvælgelseskomitéens pointtildeling og bemærkninger), indhentes i forbindelse med udvælgelsesproceduren, og resultaterne af udvælgelseskomitéens vurdering.
 

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor opbevarer kun personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller videre behandling, dvs.:

• i forbindelse med individuelle filer for kandidater, der er udelukket fra en given udvælgelsesprøve, i en periode på to år fra den dato, hvor kandidaten blev udelukket fra udvælgelsesprøven
• i forbindelse med individuelle filer for ansøgere, der er opført på reserve for en given udvælgelsesprøve, i en periode på to år fra afslutningen af reservelisten
• i forbindelse med baggrundsfiler, der dokumenterer organiseringen af udvælgelsesprøver, i en periode på 10 år fra afslutningen af udvælgelsesprøven
• i forbindelse med personlige data, der oplyses i forbindelse med en ansøgning om en specifik udvælgelsesprøve, som ikke blev valideret i tide, i en periode på ét år fra datoen for udløbet af ansøgningsfristen til udvælgelsesprøven.
   

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasæt mv.) opbevares enten på Kommissionens servere eller på servere, der tilhører Kommissionens kontrahenter.  Alle behandlingsaktiviteter foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse, når de behandler dine personoplysninger på Kommissionens vegne, og af den tavshedspligt, der følger af gennemførelsen af den generelle forordning om databeskyttelse i EU-medlemsstaterne ("GDPR", forordning (EU) 2016/679).

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed og risikoen for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyn til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og den type personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger består bl.a. i at begrænse adgangen til personoplysninger til alene at omfatte autoriserede personer, der har et legitimt behov for adgang ("need to know"-princippet) for at kunne behandle oplysningerne.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Adgang til dine personoplysninger gives kun til de medarbejdere i Kommissionen, der har ansvar for databehandlingen, og til autoriserede medarbejdere efter "need to know"-princippet. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt.

Datamodtagere:

udvælgelseskomitéer, lovpligtige bedømmere (eksaminatorer med rådgivende funktion) som omhandlet i artikel 3 i bilag III SR og Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors personale: for at vurdere ansøgernes egnethed og sammenligne deres kvalifikationer og for at yde bistand til udvælgelsespanelerne.

• EU-institutioner og -organer: til ansættelsesformål (de modtager ikke oplysninger om handicap, medmindre kandidaten udtrykkeligt har givet sit samtykke til overførslen af sådanne oplysninger).
• EU-domstolene, de relevante ansættelsesmyndigheders juridiske afdelinger: i tilfælde af en administrativ anmodning eller klage i henhold til artikel 90, stk. 1 eller 2, i personalevedtægten og/eller et søgsmål til Unionens retsinstanser.
• OLAF, IDOC, IAS og Den Europæiske Revisionsret: på forespørgsel og begrænset til det, der er nødvendigt for at kunne foretage officielle undersøgelser eller revisioner.
• Den Europæiske Ombudsmand: på forespørgsel og begrænset til det, der er nødvendigt for at kunne foretage officielle undersøgelser og forespørgsler.
• EDPS' databeskyttelsesansvarlige: på forespørgsel og begrænset til det, der er nødvendigt for at kunne foretage officielle undersøgelser og forespørgsler.
• EU's medlemsstater: på grundlag af ansøgerens udtrykkelige samtykke kan deres fornavn, efternavn, e-mailadresse og udvælgelsesprøvens referencenummer sendes til de nationale myndigheder i det eller de EU-lande, hvor ansøgeren er statsborger, med henblik på bistand under udvælgelsesproceduren og ved ansættelse.

De oplysninger, vi indsamler, videregives kun til tredjemand i det omfang og til det formål, lovgivningen kræver det.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, nærmere bestemt ret til at få indsigt i dine personoplysninger og til at få dem berigtiget, hvis de er ukorrekte eller ufuldstændige. Hvis det er relevant, har du ret til at få slettet dine personoplysninger, få begrænset behandlingen af dem og gøre indsigelse mod behandlingen af dem. Du har desuden ret til dataportabilitet.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, der udføres lovligt i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a), af årsager, der vedrører din særlige situation. 

Du har indvilliget i at sende dine personoplysninger til Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor med henblik på behandling. Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Tilbagetrækning af dit samtykke vil dog ikke påvirke lovligheden af den behandling af dine oplysninger, der blev foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af en tvist, databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde kontaktoplysningerne under punkt 9 nedenfor. 

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete behandlingsaktiviteter, bedes du i din henvendelse anføre deres referencenummer/-numre som anført i punkt 10 nedenfor.
 

9. Kontaktoplysninger
    

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du vil indbringe en klage vedrørende indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den dataansvarlige via Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors webformular.

• Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

 Du kan klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.
 

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, der er blevet dokumenteret og anmeldt til vedkommende. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Den aktuelle behandling af personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register under følgende referencenummer: DPR-EC-30388.