Declarație privind confidențialitatea datelor

PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Prezenta declarație de confidențialitate oferă informații cu privire la
prelucrarea și protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Operațiunea de prelucrare: Selecția prin concurs a personalului permanent pentru instituțiile, organismele și agențiile UE

Operator de date: EPSO

Referința înregistrării:  DPR-EC-30388

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) se angajează să vă protejeze datele cu caracter personal și să vă respecte viața privată. Comisia colectează și prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date [de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001].

Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele personale, cum colectăm, procesăm și protejăm toate datele personale furnizate, cum utilizăm informațiile și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, prezenta declarație indică datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informații referitoare la operațiunea de prelucrare „Selecția prin concurs a personalului permanent pentru instituțiile, organismele și agențiile UE”, efectuată de EPSO.

2. De ce și cum vă prelucrăm datele personale?

Scopul operațiunii de prelucrare: EPSO colectează și utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele scopuri:

• organizarea de concursuri generale și interne pentru selecția de personal în vederea recrutării pe posturi de funcționari ai UE;
• gestionarea aspectelor administrative ale înscrierii și a etapelor succesive ale concursurilor și
• gestionarea și monitorizarea utilizării listelor de rezervă.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat sau pentru crearea de profiluri.
 

3. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele personale?

Vă prelucrăm datele cu caracter personal deoarece:

• prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organismul Uniunii;
• prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului de date.

Temeiul juridic pentru prelucrare se regăsește în următoarele norme ale UE:

Regulamentul nr. 31 (CEE), 11 (Euratom) de stabilire a statutului funcționarilor și a regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunității Economice Europene și ai Comunității Europene a Energiei Atomice (JO 45, 14.6.1962, p. 1385), astfel cum a fost modificat ultima dată prin Regulamentul delegat (UE) 2016/1611 al Comisiei din 7 iulie 2016. Decizia nr. 2002/620/CE a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social, a Comitetului Regiunilor și a Ombudsmanului din 25 iulie 2002 de înființare a Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene. Decizia 2002/621/CE a secretarilor generali ai Parlamentului European, Consiliului și Comisiei Europene, a grefierului Curții de Justiție, a secretarilor generali ai Curții de Conturi, Comitetului Economic și Social și Comitetului Regiunilor și a reprezentantului Ombudsmanului European din 25 iulie 2002 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene.
 

Prelucrăm o categorie specială de date cu caracter personal (cele referitoare la sănătate) întrucât:

• persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri precizate;
• prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor și al exercitării unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale și protecției sociale, în măsura în care această prelucrare este autorizată de dreptul Uniunii care prevede garanții adecvate pentru drepturile fundamentale și interesele persoanei vizate.

În formularul de candidatură, candidaților li se solicită să răspundă la următoarea întrebare: „Aveți nevoie de ajustări speciale pentru a putea participa la testele de selecție din cauza unui handicap sau a unei probleme de sănătate?”. Candidații care răspund afirmativ trebuie să furnizeze apoi câteva date privind starea lor de sănătate, mai exact să precizeze handicapul sau afecțiunea de care suferă și care impune necesitatea unor ajustări speciale, și să atașeze documentele justificative corespunzătoare. Colectarea unor astfel de date este într-adevăr necesară pentru a-i permite EPSO să evalueze în mod obiectiv și punctual situația specială a fiecărui candidat, cu scopul de a lua măsuri de amenajare adecvate care să le permită candidaților să susțină testele în cele mai bune condiții posibile, în funcție de nevoile lor. Datele medicale furnizate de candidați includ câteva categorii: afecțiune temporară, afecțiune permanentă, handicap, sarcină/alăptare.

4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, EPSO colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

• Date cu caracter personal care permit identificarea candidaților: prenumele, numele de familie actual și numele de familie la naștere, data nașterii, sexul, cetățenia/cetățeniile, limba principală, tipul și numărul documentului de identificare, o copie a documentului de identitate (cu toate datele cu caracter personal conținute de acesta), codul numeric personal, fotografia, adresa de e-mail, numărul de înregistrare în concurs, numărul secret de identificare atribuit în scopul notării anonime a probelor, „numărul de eligibilitate” utilizat pentru identificare în contextul testelor pe calculator. Pentru concursurile interne, se colectează și numărul de personal, statutul administrativ, grupa de funcții și gradul.
• Datele cu caracter personal ale candidaților necesare pentru a permite contactul și organizarea practică a testelor: adresa, codul poștal, localitatea, țara, numărul/numerele de telefon, limbile de corespondență, limbile de testare; datele furnizate de candidați cu privire la eventualele nevoi speciale (în special, denumirea afecțiunii și/sau a handicapului); date privind relațiile familiale, sociale și profesionale care ar putea genera conflicte de interese.
• Datele cu caracter personal ale candidaților necesare pentru a permite evaluarea respectării criteriilor de eligibilitate și/sau de selecție stabilite prin anunțul de concurs și evaluarea motivației: studii, experiență profesională, domenii de expertiză și competențe tehnice, limbi străine cunoscute.
• Rezultatele obținute de candidați în diferitele etape ale concursului și datele privind evaluarea calificărilor, a aptitudinilor și a competențelor candidaților (punctaje și observații formulate de comisia de evaluare).

În câmpurile marcate cu asterisc (*) din formularul de candidatură online, furnizarea datelor cu caracter personal este obligatorie. Dacă aceste câmpuri nu sunt completate, înregistrarea nu poate avea loc.

Datele care se încadrează în categoria rezultatelor obținute de candidați în diferitele etape ale concursului, precum și datele privind evaluarea calificărilor, a aptitudinilor și a competențelor candidaților (punctaje și observații ale comisiei de evaluare) se obțin în timpul procedurii de concurs și rezultă din evaluarea realizată de comisia de evaluare a concursului.
 

5. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră personale?

EPSO vă păstrează datele cu caracter personal doar pe durata necesară îndeplinirii scopului colectării sau prelucrării ulterioare, și anume:

• pentru dosarele candidaților eliminați dintr-un concurs, timp de 2 ani de la data excluderii;
• pentru dosarele candidaților care figurează pe lista de rezervă a unui concurs, timp de 2 ani de la data închiderii listei de rezervă;
• pentru fișierele de context care documentează organizarea unui concurs, timp de 10 ani de la data încheierii concursului;
• pentru formularele de candidatură care nu au fost validate la timp, timp de 1 an de la data închiderii perioadei de înscrieri a concursului.
   

6. Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră personale?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților săi.  Toate operațiunile de prelucrare sunt efectuate în conformitate cu Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Contractanții Comisiei au obligația de a respecta atât o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei, cât și obligațiile de confidențialitate care decurg din transpunerea Regulamentului general privind protecția datelor în statele membre ale UE [„GDPR”, Regulamentul (UE) 2016/679].

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Printre măsurile tehnice se numără acțiuni adecvate menite să garanteze securitatea online și să evite riscul pierderii datelor, al modificării datelor sau al accesului neautorizat, ținând seama de riscul pe care îl prezintă prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal se acordă membrilor personalului Comisiei responsabili cu efectuarea operațiunii de prelucrare și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul menționat respectă dispozițiile statutare și, atunci când este necesar, acorduri de confidențialitate suplimentare.

Destinatarii datelor:

Comisiile de evaluare, evaluatorii statutari (examinatori cu rol consultativ) în sensul articolului 3 din anexa III a Statutului funcționarilor și personalul EPSO: pentru a evalua eligibilitatea candidaților și meritele comparative ale acestora și respectiv pentru a oferi asistență comisiilor de evaluare.

• Instituțiile și organismele UE: în scopul recrutării (acestea nu primesc nicio informație privind handicapul, cu excepția cazului în care candidatul și-a dat consimțământul explicit pentru transferul unor astfel de date).
• Instanțele UE, serviciile juridice ale autorității împuternicite să facă numiri în cauză – în cazul unei cereri administrative sau al unei plângeri în temeiul articolului 90 alineatul (1) sau (2) din Statutul funcționarilor și/sau al unui recurs jurisdicțional adresat instanțelor UE.
• OLAF, IDOC, IAS și Curtea de Conturi: la cerere și limitat la informațiile necesare pentru investigații oficiale sau pentru audit.
• Ombudsmanul European: la cerere și limitat la informațiile necesare pentru investigații și anchete oficiale.
• AEPD, RPD: la cerere și limitat la informațiile necesare pentru investigații și anchete oficiale.
• Statele membre ale UE: pe baza consimțământului explicit al candidatului, prenumele, numele de familie, adresa de e-mail și numărul de referință al concursului pot fi transmise autorităților naționale din statul membru/statele membre de cetățenie a candidatului, în scopul acordării de asistență pe parcursul întregii proceduri de selecție și de recrutare.

Informațiile pe care le colectăm nu vor fi comunicate niciunei părți terțe, decât în măsura în care și în scopurile pentru care este posibil să fim nevoiți să facem acest lucru, în baza legislației relevante.

8. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?

În calitate de „persoană vizată” (conform definiției din capitolul III, articolele 14-25 din Regulamentul (UE) 2018/1725), aveți o serie de drepturi specifice, în special dreptul de a accesa datele dumneavoastră cu caracter personal și de a le rectifica, dacă sunt inexacte sau incomplete. În anumite condiții, aveți dreptul de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal, dreptul de a restricționa prelucrarea lor, dreptul de a vă opune prelucrării, precum și dreptul la portabilitatea datelor.

De asemenea, aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a), din motive legate de situația dumneavoastră particulară. 

Ați consimțit să furnizați EPSO datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul efectuării prezentei operațiuni de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment notificând operatorul de date. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea respectivă.

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în cazul unui conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta și Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Informațiile de contact ale acestora sunt furnizate în secțiunea 9 de mai jos. 

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să le descrieți în cererea dumneavoastră (și anume să furnizați numărul/numerele de referință din registru, după cum se specifică în secțiunea 10 de mai jos).
 

9. Informații de contact
    

• Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date folosind formularul online EPSO.

• Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Îl puteți contacta pe responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) în legătură cu aspecte legate de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725.

• Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

 În cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date, aveți dreptul de a sesiza Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, depunând o plângere (edps@edps.europa.eu).
 

10. Unde puteți găsi informații mai detaliate?

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de către Comisie, așa cum i-au fost documentate și notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința de înregistrare: DPR-EC-30388.