Overslaan en naar de inhoud gaan
Logo van de Europese Commissie

Privacyverklaring

BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.

 

Gegevensverwerking: Selectie, aan de hand van vergelijkend onderzoek, van vast personeel voor de Europese instellingen, bureaus en agentschappen

Verwerkingsverantwoordelijke: EPSO

Referentienummer:  DPR-EC-30388

  1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt, hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens hebt. U vindt daarbij ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u terecht kunt als u gebruik van uw rechten wilt maken, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder vindt u informatie over de gegevensverwerking bij door EPSO georganiseerde selecties aan de hand van vergelijkend onderzoek, van vast personeel voor de Europese instellingen, bureaus en agentschappen.
 

  1. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Waarom worden uw gegevens verwerkt? EPSO verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het organiseren van algemene en interne vergelijkende onderzoeken om personeel te selecteren met het oog op aanwerving als EU-ambtenaar;
  • het beheren van de administratieve aspecten van de inschrijving en de opeenvolgende fasen van de vergelijkende onderzoeken, en
  • het beheren en controleren van het gebruik van de reservelijsten.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering.
 

  1. Op welke juridische grondslag(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat:

  • de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend;
  • de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.

De basis voor de verwerking is vastgelegd in de volgende wetgeving van de Unie:

Verordening nr. 31 (EEG), 11 (EGA), tot vaststelling van het Statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (PB 45 van 14.6.1962, blz. 1385), zoals laatstelijk gewijzigd bij Gedelegeerde Verordening (EU) 2016/1611 van de Commissie van 7 juli 2016. Besluit nr. 2002/620/EG van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de Europese Ombudsman van 25 juli 2002 betreffende de oprichting van het Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen. Besluit nr. 2002/621/EG van de secretarissen-generaal van het Europees Parlement, van de Raad en van de Commissie, de griffier van het Hof van Justitie, de secretarissen-generaal van de Rekenkamer, van het Economisch en Sociaal Comité en van het Comité van de Regio's, en de vertegenwoordiger van de Europese Ombudsman van 25 juli 2002 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen.
 

Wij verwerken bijzondere categorieën persoonsgegevens – namelijk gegevens die de gezondheid betreffen – omdat:

  • de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de verwerking van die persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
  • de verwerking noodzakelijk is met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van de verwerkingsverantwoordelijke of de betrokkene op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht, voor zover zulks is toegestaan bij het Unierecht dat passende waarborgen voor de grondrechten en de fundamentele belangen van de betrokkene biedt.

Kandidaten wordt in het sollicitatieformulier specifiek gevraagd om antwoord te geven op de volgende vraag: “Hebt u vanwege een beperking of medische aandoening speciale aanpassingen nodig bij de selectietests?” Indien het antwoord bevestigend is, wordt aan de kandidaten gevraagd om gegevens over hun gezondheid te verstrekken, met name een indicatie van de beperking of medische aandoening waarvoor ze om aanpassingen verzoeken, en ondersteunende documenten. Het verzamelen van deze gegevens is noodzakelijk zodat EPSO objectief en per afzonderlijk geval de specifieke situatie van elke kandidaat kan beoordelen en zo passende aanpassingsmaatregelen voor de tests kan bieden zodat kandidaten, met het oog op hun behoeften, onder de best mogelijke omstandigheden aan de test kunnen deelnemen. De door de kandidaten verstrekte gegevens over de gezondheid hebben betrekking op verschillende categorieën: tijdelijke medische aandoening, chronische medische aandoening/beperking, zwangerschap/borstvoeding.

  1. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Om deze verwerking te kunnen uitvoeren, verzamelt EPSO de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Persoonsgegevens die nodig zijn om kandidaten te identificeren: voorna(a)m(en), momenteel gebruikte achterna(a)m(en), na(a)m(en) bij geboorte, geboortedatum, geslacht, nationaliteit(en), moedertaal, type en nummer van identificatiedocument, kopie van identificatiedocument met daarin alle persoonsgegevens, nationaal nummer/burgerservicenummer, foto, e-mailadres, nummer van het vergelijkend onderzoek, geheim identificatienummer voor het anoniem beoordelen van tests, “toelatingsnummer” voor identificatie in het kader van per computer afgenomen tests. Voor interne vergelijkende onderzoeken ook personeelsnummer, ambtelijke stand, functiegroep en rang.
  • Persoonsgegevens van kandidaten om contact te kunnen opnemen en met het oog op de praktische organisatie van tests: adres, postcode, gemeente, land, telefoonnummer(s), talen voor correspondentie, talen voor tests; door kandidaten verstrekte gegevens betreffende bijzondere behoeften (in het bijzonder een indicatie van medische aandoeningen en/of beperkingen); gegevens over familiale, sociale en professionele relaties die mogelijk een belangenconflict kunnen vormen.
  • Persoonsgegevens van kandidaten die nodig zijn om de in de aankondiging van het vergelijkend onderzoek vastgestelde toelatings- en/of selectiecriteria en de motivering te kunnen beoordelen: opleidingsachtergrond, inlichtingen betreffende de werkervaring, specialistische kennis en technische vaardigheden, talenkennis.
  • In de verschillende stadia van het vergelijkend onderzoek door de kandidaten behaalde resultaten en gegevens over de beoordeling van de kwalificaties, vaardigheden en competenties van de kandidaten (scores en opmerkingen van de jury).

Het verstrekken van persoonsgegevens is verplicht voor alle velden van het online inschrijvingsformulier met een asterisk (*). Als u deze velden niet invult, kan uw inschrijving niet worden afgerond.

Gegevens die behoren tot de categorie van in de verschillende stadia van het vergelijkend onderzoek door de kandidaten behaalde resultaten, en gegevens over de beoordeling van de kwalificaties, vaardigheden en competenties van de kandidaten (scores en opmerkingen van de jury), worden verkregen tijdens de procedure van het vergelijkend onderzoek en resulteren uit de beoordeling door de jury van het vergelijkend onderzoek.
 

  1. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

EPSO bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het gestelde doel of de verdere verwerking.

  • voor individuele dossiers van kandidaten die uit een bepaald vergelijkend onderzoek zijn verwijderd, voor een duur van 2 jaar vanaf de datum waarop de kandidaat van het vergelijkend onderzoek is uitgesloten;
  • voor individuele dossiers van kandidaten die op de reservelijst van een bepaald vergelijkend onderzoek staan, voor een duur van twee jaar vanaf de sluiting van de reservelijst;
  • voor achtergrondbestanden waarin de organisatie van vergelijkende onderzoeken wordt gedocumenteerd, voor een duur van 10 jaar vanaf de sluiting van het vergelijkend onderzoek;
  • voor persoonsgegevens van kandidaten die zijn verstrekt in het kader van een sollicitatie voor een specifiek vergelijkend onderzoek dat niet op tijd werd gevalideerd, voor een duur van 1 jaar vanaf de afsluitingsdatum van de sollicitatieperiode voor het vergelijkend onderzoek.
     
  1. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van ofwel de Europese Commissie, ofwel haar contractanten.  Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Voor contractanten van de Commissie gelden specifieke contractuele bepalingen voor de verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie en verplichtingen inzake vertrouwelijkheid die voortvloeien uit de omzetting van de algemene verordening gegevensbescherming in de EU-lidstaten (“AVG”, Verordening (EU) 2016/679).

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen houden in dat het netwerk adequaat beveiligd is en uw gegevens beschermd worden tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang. Zij zijn afgestemd op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden onder andere in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen, met het oog op de verwerking ervan.

  1. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en met wie worden deze gedeeld?

Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking en voor bevoegd personeel volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire en waar nodig aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

Wie ontvangt de gegevens?

De jury’s, statutair aangestelde beoordelaars (bijzitters die een raadgevende stem hebben) in de zin van artikel 3 van bijlage III bij het Statuut, en EPSO-medewerkers: respectievelijk om te beoordelen of kandidaten in aanmerking komen, in het kader van een vergelijkend onderzoek van de verdiensten, en om de jury te ondersteunen.

  • EU-instellingen en -organen: voor wervingsdoeleinden (ze ontvangen geen informatie over beperkingen, tenzij de kandidaat expliciet toestemming heeft gegeven voor de overdracht van dergelijke gegevens).
  • Rechterlijke instanties van de EU, juridische diensten van het betrokken tot aanstelling bevoegde gezag; in geval van een administratief verzoek of een klacht uit hoofde van artikel 90, lid 1 of lid 2, van het Ambtenarenstatuut, en/of een gerechtelijk beroep bij de rechterlijke instanties van de EU.
  • OLAF, IDOC, IAS en de Rekenkamer: op verzoek en beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor officiële onderzoeken of auditdoeleinden.
  • Europese Ombudsman: op verzoek en beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor officiële onderzoeken en inspecties.
  • EDPS, DPO: op verzoek en beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor officiële onderzoeken en inspecties.
  • EU-lidstaten: op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de kandidaten kunnen hun voornaam, achternaam, e-mailadres en het referentienummer van het vergelijkend onderzoek worden doorgegeven aan de nationale autoriteiten van de EU-lidstaat of lidstaten waarvan de kandidaat een burger is, met het oog op begeleiding tijdens de selectieprocedure en bij de werving.

De door ons verzamelde gegevens worden niet doorgegeven aan derden, tenzij en voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

  1. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Als “betrokkene” hebt u specifieke rechten op grond van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht om uw persoonsgegevens in te zien en te rectificeren als ze onjuist of onvolledig zijn. Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen, om beperkingen te stellen aan de verwerking ervan, om tegen de verwerking ervan bezwaar te maken en om uw persoonsgegevens over te dragen.

U hebt het recht om vanwege redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, ook al is die rechtmatig uit hoofde van artikel 5, lid 1, punt a). 

U hebt EPSO toestemming gegeven voor de verwerking van uw gegevens. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming heeft ingetrokken.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. De contactgegevens vindt u in punt 9. 

Wenst u gebruik te maken van uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingen, vermeld in uw verzoek dan het referentienummer (zie punt 10).
 

  1. Contactgegevens
     
  • De verwerkingsverantwoordelijke

Indien u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen of als u opmerkingen, vragen of zorgen hebt, of indien u een klacht wilt indienen met betrekking tot het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke via het webformulier van EPSO.

  • De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

  • De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

 Indien u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 door de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke zijn geschonden, hebt u het recht bezwaar te maken (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).
 

  1. Meer informatie

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-30388.