OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov obsahuje informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.

 

Osobitné vyhlásenie o ochrane osobných údajov v rámci verejného výberového konania

Spracovateľská operácia: Výber stálych zamestnancov európskych inštitúcií alebo orgánov, úradov a agentúr Únie na základe výberového konania

Prevádzkovateľ: EPSO

Referenčná značka: DPR-EC-01159.2

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia zhromažďuje a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako zhromažďujeme všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, údaje zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej v texte sa uvádzajú informácie o spracovateľskej operácii Výber stálych zamestnancov európskych inštitúcií alebo orgánov, úradov a agentúr Únie na základe výberového konania, ktorú vykonáva úrad EPSO.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: úrad EPSO zhromažďuje a používa vaše osobné údaje, aby bolo možné organizovať verejné a interné výberové konania s cieľom vybrať zamestnancov do služobného pomeru v inštitúciách EÚ, spravovať administratívne aspekty registrácie a následné fázy výberových konaní a spravovať a kontrolovať používanie rezervných zoznamov.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

• spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie;
• spracúvanie je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa.

Základ pre spracúvanie je stanovený v týchto právnych predpisoch Únie:

nariadenie č. 31 (EHS), 11 (ESAE), ktorým sa ustanovuje Služobný poriadok úradníkov a podmienky zamestnávania ostatných zamestnancov Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu (Ú. v. ES 45, 14.6.1962, s. 1385), naposledy zmenenom delegovaným nariadením Komisie (EÚ) 2016/1611 zo 7. júla 2016; rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru, Výboru regiónov a európskeho ombudsmana 2002/620/ES z 25. júla 2002 o založení Úradu pre výber pracovníkov Európskych spoločenstiev; rozhodnutie generálnych tajomníkov Európskeho parlamentu, Rady a Komisie, tajomníka Súdneho dvora, generálnych tajomníkov Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov a predstaviteľa európskeho ombudsmana 2002/621/ES z 25. júla 2002 o organizácii a činnosti Úradu pre výber personálu Európskych spoločenstiev.

Osobitné kategórie osobných údajov – konkrétne údaje týkajúce sa zdravia – spracúvame, pretože:

• dotknutá osoba vyjadrila výslovný súhlas so spracúvaním týchto osobných údajov na jeden alebo viacero určených účelov;
• spracúvanie je potrebné na účely plnenia povinností a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia a sociálnej ochrany, pokiaľ je to povolené právom Únie poskytujúcim primerané záruky ochrany základných práv a záujmov dotknutej osoby.

Konkrétne sú uchádzači v prihláške vyzvaní, aby odpovedali na túto otázku: „Potrebujete, aby sa výberové testy špeciálne upravili z dôvodu zdravotného postihnutia alebo zdravotných ťažkostí?“ V prípade kladnej odpovede sú požiadaní, aby poskytli údaje o svojom zdraví, najmä údaje o svojom zdravotnom postihnutí alebo zdravotných ťažkostiach, pre ktoré požadujú úpravy, a všetky doplňujúce dokumenty. Zhromažďovanie takýchto údajov je naozaj nevyhnutné, aby úrad EPSO mohol v jednotlivých prípadoch objektívne posúdiť konkrétnu situáciu každého uchádzača a na základe toho zabezpečiť primerané opatrenia na prispôsobenie testov, ktoré uchádzačom umožnia absolvovať testy v najlepších možných podmienkach vzhľadom na ich potreby. Údaje týkajúce sa zdravia, ktoré uchádzači poskytnú, zahŕňajú niekoľko kategórií: dočasné zdravotné ťažkosti, trvalé zdravotné ťažkosti/zdravotné postihnutie, tehotenstvo/dojčenie.

4. Ktoré osobné údaje zhromažďujeme a ďalej spracúvame?

Na vykonanie tejto spracovateľskej operácie zbiera úrad EPSO tieto kategórie osobných údajov:

• osobné údaje, ktoré umožňujú identifikáciu uchádzačov: krstné meno(-á), v súčasnosti používané priezvisko(-á), priezvisko(-á) pri narodení, dátum narodenia, pohlavie, občianstvo(-á), hlavný jazyk, druh a číslo dokladu totožnosti, kópia dokladu totožnosti obsahujúca všetky osobné údaje, ktoré sa v ňom uvádzajú, národné identifikačné číslo, fotografia uchádzača, IP adresa, emailová adresa, číslo prihlášky pridelené vo výberovom konaní, tajné identifikačné číslo pridelené na účely anonymného označenia testov, osobitné číslo používané na identifikáciu v rámci testovania prostredníctvom počítačov („eligibility number“). V prípade interného výberového konania aj osobné číslo, administratívne postavenie, funkčná skupina a trieda;
• osobné údaje týkajúce sa používania používateľského konta EPSO uchádzača: osobné identifikačné číslo používateľa, meno používateľa/prihlasovacie meno, heslo, záznam o návštevách používateľa;
• osobné údaje uchádzačov potrebné na to, aby bolo možné kontaktovať uchádzača a prakticky zorganizovať testovanie: adresa, poštové smerovacie číslo, mesto, krajina, telefónne číslo(-a), jazyk korešpondencie, jazyk testovania; údaje poskytnuté uchádzačmi týkajúce sa osobitných potrieb (najmä údaje o zdravotných ťažkostiach a/alebo zdravotnom postihnutí); údaje týkajúce sa rodiny, sociálnych a profesijných vzťahov, ktoré by mohli predstavovať konflikt záujmov;

• osobné údaje uchádzačov potrebné na to, aby bolo možné zhodnotiť splnenie podmienok účasti a/alebo výberových kritérií stanovených v oznámení o výberovom konaní a posúdiť motiváciu: vzdelanie, odborná prax, odborné poznatky a technické zručnosti, jazykové znalosti; audiovizuálny záznam niektorých testov použitých na asynchrónne posúdenie;
• výsledky, ktoré sa uchádzačom poskytnú v rôznych fázach výberového konania, a údaje týkajúce sa posúdenia kvalifikácie, zručností a kompetencií uchádzačov (body pridelené výberovou komisiou a jej komentáre).

Uchádzač je povinný doplniť osobné údaje vo všetkých poliach online prihlášky označených hviezdičkou (*). Ak tieto polia nie sú vyplnené, registrácia sa nemôže uskutočniť.

Údaje patriace do kategórie výsledkov, ktoré sa uchádzačom poskytnú v rôznych fázach výberového konania, a údaje týkajúce sa posúdenia kvalifikácie, zručností a kompetencií uchádzačov (body pridelené výberovou komisiou a jej komentáre) sa poskytujú v priebehu výberového konania a vychádzajú z posúdenia, ktoré vykonala výberová komisia vymenovaná pre príslušné výberové konanie.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Úrad EPSO uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich zberu alebo ďalšieho spracovania, a to:

• na obdobie dvoch rokov od dátumu vylúčenia uchádzača z výberového konania v prípade individuálnych spisov uchádzačov vyradených z daného výberového konania;
• na obdobie dvoch rokov od uzavretia rezervného zoznamu v prípade individuálnych spisov uchádzačov zaradených na rezervný zoznam daného výberového konania;
• na obdobie desiatich rokov od ukončenia výberového konania v prípade podkladových spisov dokumentujúcich uskutočnenie výberových konaní;
• na obdobie jedného roka od dátumu ukončenia lehoty na podávanie prihlášok do výberového konania v prípade osobných údajov uchádzačov, ktoré boli poskytnuté v rámci prihlášky do konkrétneho výberového konania, ktorá nebola včas potvrdená.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahraté súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej zmluvných partnerov. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Zmluvní partneri Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi z transpozície všeobecného nariadenia o ochrane údajov v členských štátoch EÚ [nariadenie GDPR, nariadenie (EÚ) 2016/679].

Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom na základe zásady „need-to-know“ (potreby poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

Príjemcovia údajov:

• výberové komisie, štatutárni hodnotitelia (examinátori v úlohe poradcov) v zmysle článku 3 prílohy III k služobnému poriadku a zamestnanci úradu EPSO: na účel posúdenia splnenia podmienok účasti a komparatívnych kvalít uchádzačov, ako aj na poskytnutie pomoci výberovým komisiám;
• inštitúcie a orgány EÚ: na účely náboru (nezískavajú žiadne informácie o zdravotnom postihnutí, pokiaľ uchádzač nevyjadril výslovný súhlas s prenosom takýchto údajov);
• súdy EÚ, právne služby príslušného menovacieho orgánu: v prípade administratívnej žiadosti alebo sťažnosti na základe článku 90 ods. 1 alebo 2 služobného poriadku a/alebo súdneho odvolania na súdoch EÚ;
• úrad OLAF, úrad IDOC, Útvar pre vnútorný audit a Európsky dvor audítorov: na požiadanie a len v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na účely úradných vyšetrovaní alebo auditu;
• európsky ombudsman: na požiadanie a len v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na účely úradných vyšetrovaní alebo vybavovania žiadostí;
• zmluvní partneri úradu EPSO zodpovední za praktickú organizáciu určitých testov: údaje poskytované zmluvným partnerom sú obmedzené z hľadiska času a rozsahu, aby slúžili len na špecifický účel, a to identifikovať uchádzačov v testovacom centre a poskytnúť im správny variant testu;
• členské štáty EÚ: pokiaľ s tým uchádzač vyjadril výslovný súhlas, vnútroštátnym orgánom členského(-ých) štátu(-ov), ktorého(-ých) je uchádzač štátnym príslušníkom, sa môže poskytnúť jeho krstné meno, priezvisko, emailová adresa a referenčné číslo výberového konania na účely poskytnutia pomoci v priebehu výberového konania a prijatia do pracovného pomeru.

Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane, s výnimkou prípadov, keď to v príslušnom rozsahu a na príslušný účel ukladá zákon.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

V zmysle kapitoly III (článkov 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 máte ako „dotknutá osoba“ osobitné práva, predovšetkým právo na prístup k svojim osobným údajom a na ich opravu v prípade, že sú nepresné alebo neúplné. V prípade potreby máte právo na vymazanie svojich osobných údajov, právo na obmedzenie ich spracúvania, právo namietať proti spracúvaniu a právo na prenosnosť údajov.

Takisto máte právo namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) uvedeného nariadenia.

Súhlasili ste s poskytnutím svojich osobných údajov úradu EPSO na účely tejto operácie spracúvania údajov. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu pre ochranu údajov. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sú uvedené v bode 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. príslušné referenčné označenia podľa bodu 10).

9. Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa zhromažďovania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa prostredníctvom webového formulára úradu EPSO.

• Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov

Zodpovednú osobu pre ochranu údajov môžete kontaktovať (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu), pokiaľ ide o otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725.

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov

Máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu), ak sa domnievate, že vaše práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 boli porušené v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom.

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register operácií spracovania osobných údajov zo strany Komisie, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru je na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá do verejného registra zodpovednej osoby Komisie pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-01159)

 

 

Osobitné vyhlásenie o ochrane osobných údajov v rámci výberového konania pre dočasných zamestnancov

Spracovateľská operácia: Výber dočasných zamestnancov európskych inštitúcií alebo orgánov, úradov a agentúr Únie

Prevádzkovateľ: EPSO

Referenčná značka: DPR-EC-01154.1

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia zhromažďuje a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako zhromažďujeme všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej v texte sa uvádzajú informácie o spracovateľskej operácii Výber dočasných zamestnancov európskych inštitúcií alebo orgánov, úradov a agentúr Únie na základe výberového konania, ktorú vykonáva úrad EPSO.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: úrad EPSO zhromažďuje a používa vaše osobné údaje, aby bolo možné organizovať výberové konania s cieľom vybrať zamestnancov do služobného pomeru v inštitúciách, orgánoch, úradoch a agentúrach EÚ ako dočasných zamestnancov, spravovať administratívne aspekty registrácie a následné fázy výberových konaní a spravovať a kontrolovať používanie rezervných databáz.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

• spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie;
• spracúvanie je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa.

Základ pre spracúvanie je stanovený v týchto právnych predpisoch Únie:

nariadenie č. 31 (EHS), 11 (ESAE), ktorým sa ustanovuje Služobný poriadok úradníkov a podmienky zamestnávania ostatných zamestnancov Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu (Ú. v. ES 45, 14.6.1962, s. 1385), naposledy zmenenom delegovaným nariadením Komisie (EÚ) 2016/1611 zo 7. júla 2016; rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru, Výboru regiónov a európskeho ombudsmana 2002/620/ES z 25. júla 2002 o založení Úradu pre výber pracovníkov Európskych spoločenstiev; rozhodnutie generálnych tajomníkov Európskeho parlamentu, Rady a Komisie, tajomníka Súdneho dvora, generálnych tajomníkov Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov a predstaviteľa Európskeho ombudsmana 2002/621/ES z 25. júla 2002 o organizácii a činnosti Úradu pre výber personálu Európskych spoločenstiev.

Osobitné kategórie osobných údajov – konkrétne údaje týkajúce sa zdravia – spracúvame, pretože:

• dotknutá osoba vyjadrila výslovný súhlas so spracúvaním týchto osobných údajov na jeden alebo viacero určených účelov;
• spracúvanie je potrebné na účely plnenia povinností a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia a sociálnej ochrany, pokiaľ je to povolené právom Únie poskytujúcim primerané záruky ochrany základných práv a záujmov dotknutej osoby.

Konkrétne sú uchádzači v prihláške vyzvaní, aby odpovedali na túto otázku: „Potrebujete, aby sa výberové testy špeciálne upravili z dôvodu zdravotného postihnutia alebo zdravotných ťažkostí?“ V prípade kladnej odpovede sú požiadaní, aby poskytli údaje o svojom zdraví, najmä údaje o svojom zdravotnom postihnutí alebo zdravotných ťažkostiach, pre ktoré požadujú úpravy, a všetky doplňujúce dokumenty. Zhromažďovanie takýchto údajov je naozaj nevyhnutné, aby úrad EPSO mohol v jednotlivých prípadoch objektívne posúdiť konkrétnu situáciu každého uchádzača a na základe toho zabezpečiť primerané opatrenia na prispôsobenie testov, ktoré uchádzačom umožnia absolvovať testy v najlepších možných podmienkach vzhľadom na ich potreby. Údaje týkajúce sa zdravia, ktoré uchádzači poskytnú, zahŕňajú niekoľko kategórií: dočasné zdravotné ťažkosti, trvalé zdravotné ťažkosti/zdravotné postihnutie, tehotenstvo/dojčenie.

4.  Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

Na vykonanie tejto spracovateľskej operácie zbiera úrad EPSO tieto kategórie osobných údajov:

• osobné údaje, ktoré umožňujú identifikáciu uchádzačov: krstné meno(-á), v súčasnosti používané priezvisko(-á), priezvisko(-á) pri narodení, dátum narodenia, pohlavie, občianstvo(-á), hlavný jazyk, druh a číslo dokladu totožnosti, kópia dokladu totožnosti obsahujúca všetky osobné údaje, ktoré sa v ňom uvádzajú, národné identifikačné číslo, emailová adresa, číslo prihlášky do výberového konania, tajné identifikačné číslo pridelené na účely anonymného označenia testov, osobitné číslo používané na identifikáciu v rámci testovania prostredníctvom počítačov („eligibility number“);
• osobné údaje týkajúce sa používania používateľského konta EPSO uchádzača: osobné identifikačné číslo používateľa, meno používateľa/prihlasovacie meno, heslo, záznam o návštevách používateľa;
• osobné údaje uchádzačov potrebné na to, aby bolo možné kontaktovať uchádzača a prakticky zorganizovať testovanie: adresa, poštové smerovacie číslo, mesto, krajina, telefónne číslo (-a), jazyk korešpondencie, jazyk testovania; údaje poskytnuté uchádzačmi týkajúce sa osobitných potrieb (najmä údaje o zdravotných ťažkostiach a/alebo zdravotnom postihnutí); údaje týkajúce sa rodiny, sociálnych a profesijných vzťahov, ktoré by mohli predstavovať konflikt záujmov;

• osobné údaje uchádzačov potrebné na to, aby bolo možné zhodnotiť splnenie podmienok účasti a/alebo výberových kritérií stanovených v oznámení o výberovom konaní a posúdiť motiváciu: vzdelanie, odborná prax, odborné poznatky a technické zručnosti, jazykové znalosti;
• výsledky, ktoré sa uchádzačom poskytnú v rôznych fázach výberového konania, a údaje týkajúce sa posúdenia kvalifikácie, zručností a kompetencií uchádzačov (body, prípadne komentáre výberovej komisie).

Uchádzač je povinný doplniť osobné údaje vo všetkých poliach online prihlášky označených hviezdičkou (*). Ak tieto polia nie sú vyplnené, registrácia sa nemôže uskutočniť.

Údaje patriace do kategórie výsledkov, ktoré sa uchádzačom poskytnú v rôznych fázach výberového konania, a údaje týkajúce sa posúdenia zručností a kompetencií uchádzačov (body z testov a komentáre) sa poskytujú v priebehu výberového konania a vychádzajú z posúdenia vykonaného v rámci neho.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Úrad EPSO uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich zberu alebo ďalšieho spracovania, a to:

• na obdobie piatich rokov od dátumu vylúčenia uchádzača z výberového konania v prípade individuálnych spisov uchádzačov vyradených z daného výberového konania;
• na obdobie dvoch rokov od uzavretia rezervy na nábor v prípade individuálnych spisov uchádzačov zaradených do rezervy na nábor daného výberového konania;
• na obdobie piatich rokov od ukončenia výberového konania v prípade podkladových spisov dokumentujúcich uskutočnenie výberových konaní na dočasných zamestnancov;
• na obdobie jedného roka od dátumu ukončenia lehoty na podávanie prihlášok do výberového konania v prípade osobných údajov uchádzačov, ktoré boli poskytnuté v rámci prihlášky do konkrétneho výberového konania, ktorá nebola včas potvrdená.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahraté súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej zmluvných partnerov. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Zmluvní partneri Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi z transpozície všeobecného nariadenia o ochrane údajov v členských štátoch EÚ [nariadenie GDPR, nariadenie (EÚ) 2016/679].

Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom na základe zásady „need-to-know“ (potreby poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

Príjemcovia údajov:

• výberové komisie, štatutárni hodnotitelia (examinátori v úlohe poradcov) v zmysle článku 3 prílohy III k služobnému poriadku a zamestnanci úradu EPSO: na účel posúdenia splnenia podmienok účasti a komparatívnych kvalít uchádzačov, ako aj na poskytnutie pomoci výberovým komisiám;
• inštitúcie a orgány EÚ: na účely náboru (nezískajú žiadne informácie o zdravotnom postihnutí, pokiaľ uchádzač nevyjadril výslovný súhlas s prenosom takýchto údajov);
• súdy EÚ, právne služby príslušného menovacieho orgánu: v prípade administratívnej žiadosti alebo sťažnosti na základe článku 90 ods. 1 alebo 2 služobného poriadku a/alebo súdneho odvolania na súdoch EÚ;
• úrad OLAF, úrad IDOC, Útvar pre vnútorný audit a Európsky dvor audítorov: na požiadanie a len v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na účely úradných vyšetrovaní alebo auditu;
• európsky ombudsman: na požiadanie a len v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na účely úradných vyšetrovaní alebo vybavovania žiadostí;
• zmluvní partneri úradu EPSO zodpovední za praktickú organizáciu určitých testov: údaje poskytované zmluvným partnerom sú obmedzené z hľadiska času a rozsahu, aby slúžili len na špecifický účel, a to identifikovať uchádzačov v testovacom centre a poskytnúť im správny variant testu.

Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane, s výnimkou prípadov, keď to v príslušnom rozsahu a na príslušný účel ukladá zákon.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

V zmysle kapitoly III (článkov 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 máte ako „dotknutá osoba“ osobitné práva, predovšetkým právo na prístup k svojim osobným údajom a na ich opravu v prípade, že sú nepresné alebo neúplné. V prípade potreby máte právo na vymazanie svojich osobných údajov, právo na obmedzenie ich spracúvania, právo namietať proti spracúvaniu a právo na prenosnosť údajov.

Takisto máte právo namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) uvedeného nariadenia.

Súhlasili ste s poskytnutím svojich osobných údajov úradu EPSO na účely tejto operácie spracúvania údajov. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu pre ochranu údajov. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sú uvedené v bode 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. príslušné referenčné označenia podľa bodu 10).

9. Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa zhromažďovania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa prostredníctvom webového formulára úradu EPSO.

• Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov

Zodpovednú osobu pre ochranu údajov môžete kontaktovať (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu), pokiaľ ide o otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725.

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov

Máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu), ak sa domnievate, že vaše práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 boli porušené v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom.

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register operácií spracovania osobných údajov zo strany Komisie, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru je na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá do verejného registra zodpovednej osoby Európskej komisie pre ochranu údajov pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-01154)

 

Osobitné vyhlásenie o ochrane osobných údajov v rámci výberového konania pre zmluvných zamestnancov

Spracovateľská operácia: Výber zmluvných zamestnancov európskych inštitúcií alebo orgánov, úradov a agentúr Únie

Prevádzkovateľ: EPSO

Referenčná značka: DPR-EC-01157.1

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001.

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako zhromažďujeme všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Informácie o spracovateľskej operácii Výber zmluvných zamestnancov európskych inštitúcií alebo orgánov, úradov a agentúr Únie na základe výberového konania, ktorú vykonáva úrad EPSO, sa uvádzajú ďalej v texte.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: úrad EPSO zhromažďuje a používa vaše osobné údaje, aby bolo možné organizovať výberové konania s cieľom vybrať zamestnancov do služobného pomeru v inštitúciách, orgánoch, úradoch a agentúrach EÚ ako zmluvných zamestnancov, spravovať administratívne aspekty registrácie a následné fázy výberových konaní a spravovať a kontrolovať používanie rezervných databáz.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

• spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie;
• spracúvanie je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa.

Základ pre spracúvanie je stanovený v týchto právnych predpisoch Únie:

nariadenie č. 31 (EHS), 11 (ESAE), ktorým sa ustanovuje Služobný poriadok úradníkov a Podmienky zamestnávania ostatných zamestnancov Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu (Ú. v. ES 45, 14.6.1962, s. 1385), naposledy zmenenom delegovaným nariadením Komisie (EÚ) 2016/1611 zo 7. júla 2016; rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru, Výboru regiónov a európskeho ombudsmana 2002/620/ES z 25. júla 2002 o založení Úradu pre výber pracovníkov Európskych spoločenstiev; rozhodnutie generálnych tajomníkov Európskeho parlamentu, Rady a Komisie, tajomníka Súdneho dvora, generálnych tajomníkov Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov a predstaviteľa európskeho ombudsmana 2002/621/ES z 25. júla 2002 o organizácii a činnosti Úradu pre výber personálu Európskych spoločenstiev.

Osobitné kategórie osobných údajov – konkrétne údaje týkajúce sa zdravia – spracúvame, pretože:

• dotknutá osoba vyjadrila výslovný súhlas so spracúvaním týchto osobných údajov na jeden alebo viacero určených účelov;
• spracúvanie je potrebné na účely plnenia povinností a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby v oblasti pracovného práva a práva sociálneho zabezpečenia a sociálnej ochrany, pokiaľ je to povolené právom Únie poskytujúcim primerané záruky ochrany základných práv a záujmov dotknutej osoby.

Konkrétne sú uchádzači v prihláške vyzvaní, aby odpovedali na túto otázku: „Potrebujete, aby sa výberové testy špeciálne upravili z dôvodu zdravotného postihnutia alebo zdravotných ťažkostí?“ V prípade kladnej odpovede sú požiadaní, aby poskytli údaje o svojom zdraví, najmä údaje o svojom zdravotnom postihnutí alebo zdravotných ťažkostiach, pre ktoré požadujú úpravy, a všetky doplňujúce dokumenty. Zhromažďovanie takýchto údajov je naozaj nevyhnutné, aby úrad EPSO mohol v jednotlivých prípadoch objektívne posúdiť konkrétnu situáciu každého uchádzača a na základe toho zabezpečiť primerané opatrenia na prispôsobenie testov, ktoré uchádzačom umožnia absolvovať testy v najlepších možných podmienkach vzhľadom na ich potreby. Údaje týkajúce sa zdravia, ktoré uchádzači poskytnú, zahŕňajú niekoľko kategórií: dočasné zdravotné ťažkosti, trvalé zdravotné ťažkosti/zdravotné postihnutie, tehotenstvo/dojčenie.

4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

Na vykonanie tejto spracovateľskej operácie zbiera úrad EPSO tieto kategórie osobných údajov:

• osobné údaje, ktoré umožňujú identifikáciu uchádzačov: krstné meno(-á), v súčasnosti používané priezvisko(-á), priezvisko(-á) pri narodení, dátum narodenia, pohlavie, občianstvo(-á), hlavný jazyk, druh a číslo dokladu totožnosti, kópia dokladu totožnosti obsahujúca všetky osobné údaje, ktoré sa v ňom uvádzajú, národné identifikačné číslo, emailová adresa, číslo prihlášky do výberového konania, tajné identifikačné číslo pridelené na účely anonymného označenia testov, osobitné číslo používané na identifikáciu v rámci testovania prostredníctvom počítačov („eligibility number“);
• osobné údaje týkajúce sa používania používateľského konta EPSO uchádzača: osobné identifikačné číslo používateľa, meno používateľa/prihlasovacie meno, heslo, záznam o návštevách používateľa;
• osobné údaje uchádzačov potrebné na to, aby bolo možné kontaktovať uchádzača a prakticky zorganizovať testovanie: adresa, poštové smerovacie číslo, mesto, krajina, telefónne číslo(-a), jazyk korešpondencie, jazyk testovania; údaje poskytnuté uchádzačmi týkajúce sa osobitných potrieb (najmä údaje o zdravotných ťažkostiach a/alebo zdravotnom postihnutí);
• osobné údaje uchádzačov potrebné na to, aby bolo možné zhodnotiť kritériá účasti stanovené vo výzve na vyjadrenie záujmu a posúdiť motiváciu: vzdelanie, odborná prax, odborné poznatky a technické zručnosti, jazykové znalosti;
• výsledky, ktoré sa uchádzačom poskytnú v rôznych fázach výberového konania, a údaje týkajúce sa posúdenia zručností a kompetencií uchádzačov (body z testov).

Uchádzač je povinný doplniť osobné údaje vo všetkých poliach online prihlášky označených hviezdičkou (*). Ak tieto polia nie sú vyplnené, registrácia sa nemôže uskutočniť.

Údaje patriace do kategórie výsledkov, ktoré sa uchádzačom poskytnú v rôznych fázach výberového konania, a údaje týkajúce sa posúdenia zručností a kompetencií uchádzačov (body z testov) sa poskytujú v priebehu výberového konania a vychádzajú z posúdenia vykonaného v rámci neho.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Úrad EPSO uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich zberu alebo ďalšieho spracovania, a to:

• na obdobie piatich rokov od dátumu ukončenia výberového konania v prípade individuálnych spisov uchádzačov vyradených z daného výberového konania alebo na žiadosť uchádzača, aby boli jeho údaje vymazané z databázy;
• na obdobie dvoch rokov od uzavretia rezervy na nábor v prípade individuálnych spisov uchádzačov zaradených do rezervy na nábor daného výberového konania;
• na obdobie piatich rokov od ukončenia výberového konania v prípade podkladových spisov dokumentujúcich uskutočnenie výberových konaní na zmluvných zamestnancov;
• na obdobie jedného roka od dátumu ukončenia lehoty na podávanie prihlášok do výberového konania v prípade osobných údajov uchádzačov, ktoré boli poskytnuté v rámci prihlášky do konkrétneho výberového konania, ktorá nebola včas potvrdená.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahraté súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej zmluvných partnerov. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Zmluvní partneri Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi z transpozície všeobecného nariadenia o ochrane údajov v členských štátoch EÚ [nariadenie GDPR, nariadenie (EÚ) 2016/679].

Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom na základe zásady „need-to-know“ (potreby poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

Príjemcovia údajov:

• výberové komisie, štatutárni hodnotitelia (examinátori v úlohe poradcov) v zmysle článku 3 prílohy III k služobnému poriadku a zamestnanci úradu EPSO: na účel posúdenia splnenia podmienok účasti a komparatívnych kvalít uchádzačov, ako aj na poskytnutie pomoci výberovým komisiám;
• inštitúcie a orgány EÚ: na účely náboru (nezískajú žiadne informácie o zdravotnom postihnutí, pokiaľ uchádzač nevyjadril výslovný súhlas s prenosom takýchto údajov);
• súdy EÚ, právne služby príslušného menovacieho orgánu: v prípade administratívnej žiadosti alebo sťažnosti na základe článku 90 ods. 1 alebo 2 služobného poriadku a/alebo súdneho odvolania na súdoch EÚ;
• úrad OLAF, úrad IDOC, Útvar pre vnútorný audit a Európsky dvor audítorov: na požiadanie a len v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na účely úradných vyšetrovaní alebo auditu;
• európsky ombudsman: na požiadanie a len v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na účely úradných vyšetrovaní alebo vybavovania žiadostí;
• zmluvní partneri úradu EPSO zodpovední za praktickú organizáciu testov: údaje poskytované zmluvným partnerom sú obmedzené z hľadiska času a rozsahu, aby slúžili len na špecifický účel, a to identifikovať uchádzačov v testovacom centre a poskytnúť im správny variant testu.

Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane, s výnimkou prípadov, keď to v príslušnom rozsahu a na príslušný účel ukladá zákon.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

V zmysle kapitoly III (článkov 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 máte ako „dotknutá osoba“ osobitné práva, predovšetkým právo na prístup k svojim osobným údajom a na ich opravu v prípade, že sú nepresné alebo neúplné. V prípade potreby máte právo na vymazanie svojich osobných údajov, právo na obmedzenie ich spracúvania, právo namietať proti spracúvaniu a právo na prenosnosť údajov.

Takisto máte právo namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) uvedeného nariadenia.

Súhlasili ste s poskytnutím svojich osobných údajov úradu EPSO na účely tejto operácie spracúvania údajov. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu pre ochranu údajov. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sú uvedené v bode 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. príslušné referenčné označenia podľa bodu 10).

9. Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa zhromažďovania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa prostredníctvom webového formulára úradu EPSO.

• Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov

Zodpovednú osobu pre ochranu údajov môžete kontaktovať (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pokiaľ ide o otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725.

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov

Máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu), ak sa domnievate, že vaše práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 boli porušené v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom.

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register operácií spracovania osobných údajov zo strany Komisie, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru je na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá do verejného registra zodpovednej osoby Európskej komisie pre ochranu údajov pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-01157)