PROTEZZJONI TAD-<i>DATA</i> PERSONALI TIEGĦEK

Din l-istqarrija ta’ privatezza tipprovdi informazzjoni dwar l-ipproċessar u l-protezzjoni tad-data personali tiegħek.

 

Dikjarazzjoni ta’ privatezza speċifika dwar il-protezzjoni tad-data personali fil-qafas ta’ kompetizzjoni miftuħa

L-operazzjoni ta' pproċessar: Selezzjoni, b’kompetizzjoni, ta’ persunal permanenti għall-istituzzjonijiet Ewropej jew għall-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji Komunitarji

Kontrollur tad-Data: L-EPSO

Referenza tar-rekord: DPR-EC-01159.2

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem imsejħa “il-Kummissjoni”) hi impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tkompli tipproċessa d-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għaliex nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tiġi pprovduta kif ukoll kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u liema drittijiet għandek b’rabta mad-data personali tiegħek. Hija tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek miegħu, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni ta’ pproċessar “Selezzjoni, b’kompetizzjoni, ta’ persunal permanenti għall-istituzzjonijiet Ewropej jew għall-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji Komunitarji” mwettqa mill-EPSO hija ppreżentata hawn taħt.

2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

L-iskop tal-operazzjoni ta’ pproċessar: L-EPSO jiġbor u juża l-informazzjoni personali tiegħek biex jorganizza kompetizzjonijiet miftuħa u interni sabiex jagħżel il-persunal bil-ħsieb tar-reklutaġġ tiegħu bħala uffiċjali tal-UE, jimmaniġġja l-aspetti amministrattivi tar-reġistrazzjoni u l-istadji suċċessivi tal-kompetizzjonijiet, u jimmaniġġja u jimmonitorja l-użu tal-listi ta’ riżerva.

Id-data personali tiegħek mhux se tintuża għal teħid ta’ deċiżjonijiet awtomatizzat inkluż it-tfassil ta' profili.

3. Fuq liema bażi(jiet) legali nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, peress li:

• l-ipproċessar huwa neċessarju għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni;
• l-ipproċessar huwa neċessarju għall-konformità ma’ obbligu legali li l-kontrollur huwa soġġett għalih.

Il-bażi għall-ipproċessar ġiet stabbilita fil-liġijiet tal-Unjoni li ġejjin:

Ir-Regolament Nru 31 (KEE), 11 (KEEA), li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Ħaddiema Oħra tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika (ĠU L 45, 14.6.1962, p. 1385) kif emendat l-aħħar mir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) 2016/1611 tas-7 ta’ Lulju 2016. Id-Deċiżjoni Nru 2002/620/KE tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni Ewropea, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, tal-Kumitat u tar-Reġjuni u tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta' Lulju 2002 li tistabbilixxi Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej. Id-Deċiżjoni Nru 2002/621/KE tas-Segretarji Ġenerali tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni Ewropea, tar-Reġistratur tal-Qorti tal-Ġustizzja, tas-Segretarji Ġenerali tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, tal-Kumitat u tar-Reġjuni, u tar-Rappreżentant tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta’ Lulju 2002 dwar l-organizzazzjonijiet u l-ħidma tal-Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej.

Aħna nipproċessaw kategoriji speċjali ta’ data personali – jiġifieri, data dwar is-saħħa – għax:

• is-suġġett tad-data jkun ta l-kunsens espliċitu għall-ipproċessar ta’ dik id-data personali għal fini speċifiku wieħed jew aktar;
• l-ipproċessar ikun meħtieġ għall-finijiet tat-twettiq tal-obbligi u l-eżerċitar ta’ drittijiet speċifiċi tal-kontrollur jew tas-suġġett tad-data fil-qasam tal-liġi dwar l-impjiegi u dwar il-protezzjoni soċjali u s-sigurtà soċjali dment li dan ikun awtorizzat minn liġi tal-Unjoni li tkun tipprevedi salvagwardji xierqa għad-drittijiet fundamentali u l-interessi tas-suġġett tad-data.

B’mod speċifiku, fil-formola ta’ applikazzjoni, il-kandidati huma mitluba jwieġbu l-mistoqsija li ġejja: “Għandek bżonn aġġustamenti speċjali għall-eżamijiet ta’ selezzjoni minħabba xi diżabbiltà jew kundizzjoni medika?” Jekk ir-risposta hija iva, huma jintalbu jipprovdu d-data dwar saħħithom, b’mod speċifiku, l-indikazzjoni tad-diżabbiltà jew il-kundizzjoni medika tagħhom li minħabba fiha qed jitolbu l-aġġustamenti, u dokumenti ta' prova. Il-ġbir ta’ data bħal din huwa tabilħaqq neċessarju sabiex l-EPSO jkun jista’ jevalwa b’mod oġġettiv u każ b’każ is-sitwazzjoni partikolari ta’ kull kandidat, bil-għan li joffri miżuri ta’ akkomodazzjoni adegwati għat-testijiet li jippermettu lill-kandidati li jittestjaw fl-aħjar ċirkostanzi possibbli, fid-dawl tal-ħtiġijiet tagħhom. Id-data dwar is-saħħa pprovduta mill-kandidati tkopri diversi kategoriji: kundizzjoni medika temporanja, kundizzjoni medika/diżabbiltà permanenti, tqala/treddigħ.

4. Liema data personali niġbru u nipproċessaw b’mod ulterjuri?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar, l-EPSO jiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

• Data personali li tippermetti l-identifikazzjoni tal-kandidati: isem/ismijiet, kunjom(ijiet) użati attwalment, kunjom(ijiet) mat-twelid, data tat-twelid, ġeneru, ċittadinanza/i, lingwa prinċipali, tip u numru tad-dokument ta’ identifikazzjoni, kopja tad-dokument ta’ identifikazzjoni bid-data personali kollha li tinsab fih, numru ta’ identifikazzjoni nazzjonali, ritratt tal-kandidat, indirizz IP, indirizz tal-email, numru tal-applikazzjoni għall-kompetizzjoni, numru ta’ identifikazzjoni sigriet attribwit għall-iskop ta’ mmarkar anonimu tat-testijiet, “numru ta’ eliġibbiltà” użat għall-identifikazzjoni fil-kuntest tal-ittestjar ibbażat fuq il-kompjuter. Għall-kompetizzjonijiet interni, ukoll in-numru tal-persunal, l-istatus amministrattiv, il-grupp ta’ funzjoni, u l-grad.
• Data personali relatata mal-użu tal-Profil tal-EPSO tal-kandidati: in-numru tal-ID tal-utent personali, il-username/il-login, il-password, il-log taż-żjarat tal-utenti.
• Data personali tal-kandidati meħtieġa għall-kuntatt u l-organizzazzjoni prattika tat-testijiet: l-indirizz, il-kodiċi postali, il-belt, il-pajjiż, in-numru/i tat-telefown, il-lingwi tal-korrispondenza, il-lingwi tal-ittestjar; id-data pprovduta mill-kandidati dwar bżonnijiet speċjali (b’mod partikolari, indikazzjoni ta’ kundizzjonijiet mediċi u/jew diżabbiltà); id-data dwar ir-relazzjonijiet familjari, soċjali u professjonali li jistgħu jikkostitwixxu kunflitt ta’ interess.

• Data personali tal-kandidati meħtieġa biex tkun tista’ ssir evalwazzjoni fid-dawl tal-kriterji tal-eliġibbiltà u/jew tas-selezzjoni stabbiliti mill-avviż tal-kompetizzjoni, u biex tiġi vvalutata l-motivazzjoni: l-isfond edukattiv, id-dettalji tal-esperjenza professjonali, l-għarfien espert u l-ħiliet tekniċi, l-għarfien tal-lingwi. Reġistrazzjoni awdjoviżiva ta’ xi testijiet użati għal valutazzjoni asinkronika.
• Ir-riżultati miksuba mill-kandidati fl-istadji differenti tal-kompetizzjoni, u d-data dwar il-valutazzjoni tal-kwalifiki, il-ħiliet u l-kompetenzi tal-kandidati (punteġġi u kummenti tal-bord ta’ selezzjoni).

Il-forniment ta’ data personali huwa obbligatorju għall-oqsma kollha tal-formola ta’ applikazzjoni online mmarkati b’asterisk (*). Jekk dawn l-oqsma ma jimtlewx, ir-reġistrazzjoni ma’ tistax issir.

Id-data li taqa’ fil-kategorija tar-riżultati miksuba mill-kandidati fl-istadji differenti tal-kompetizzjoni, u d-data li tikkonċerna l-valutazzjoni tal-kwalifiki, tal-ħiliet u tal-kompetenzi tal-kandidati (il-punteġġi u l-kummenti tal-bord ta’ selezzjoni), tinkiseb matul il-proċedura tal-kompetizzjoni u tirriżulta mill-valutazzjoni mwettqa mill-bord ta’ selezzjoni tal-kompetizzjoni.

5. Għal kemm żmien tinżamm id-data personali tiegħek?

L-EPSO jżomm id-data personali tiegħek biss għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-iskop tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri, jiġifieri:

• għall-fajls individwali tal-kandidati eliminati minn kompetizzjoni partikolari, għal perjodu ta’ sentejn li jibda mid-data li fiha l-kandidat jiġi eskluż mill-kompetizzjoni;
• għall-fajls individwali tal-kandidati inklużi fil-lista ta’ riżerva ta’ kompetizzjoni partikolari, għal perjodu ta’ sentejn li jibda mill-għeluq tal-lista ta’ riżerva;
• għall-fajls ta’ sfond li jiddokumentaw l-organizzazzjoni tal-kompetizzjonijiet, għal perjodu ta’ 10 snin li jibda mill-għeluq tal-kompetizzjoni;
• għad-data personali tal-kandidati pprovduta fil-qafas ta’ applikazzjoni għal kompetizzjoni speċifika li ma ġietx ivvalidata fil-ħin, għal perjodu ta’ sena li jibda mid-data tal-għeluq tal-perjodu tal-applikazzjoni għall-kompetizzjoni.

6. Kif nipproteġu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet tad-data applowdjati, eċċ.) jinħażnu jew fuq is-servers tal-Kummissjoni Ewropea jew tal-kuntratturi tagħha. L-operazzjonijiet ta’ pproċessar jitwettqu kollha skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Il-kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbuta bi klawsola kuntrattwali speċifika għal kwalunkwe operazzjoni ta’ pproċessar tad-data tiegħek f’isem il-Kummissjoni, u bl-obbligi ta’ kunfidenzjalità li jirriżultaw mit-traspożizzjoni tar-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data fl-Istati Membri tal-UE (“GDPR” ir-Regolament (UE) 2016/679).

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ numru ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju tat-telf ta’ data, il-modifika ta’ data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

L-aċċess għad-data personali tiegħek hu pprovdut lill-persunal tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-persunal awtorizzat skont il-prinċipju ta’ “ħtieġa ta' tagħrif”. Tali persunal jirrispetta ftehimiet statutorji, u fejn ikun meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

Riċevituri tad-data:

• Bordijiet ta’ selezzjoni, assessuri statutorji (eżaminaturi li jservu f’kapaċità konsultattiva) fis-sens tal-Artikolu 3 tal-Anness III tar-RP, u l-persunal tal-EPSO: għall-fini tal-valutazzjoni tal-eliġibbiltà u l-merti komparattivi tal-kandidati, u għall-għoti ta’ assistenza lill-bordijiet ta’ selezzjoni, rispettivament.
• L-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE: għal finijiet ta’ reklutaġġ (ma jirċievu l-ebda informazzjoni dwar id-diżabbiltà, sakemm il-kandidat ma jkunx ta l-kunsens espliċitu għat-trasferiment ta’ tali data).
• Il-Qrati tal-UE, is-Servizzi legali tal-awtorità tal-ħatra kkonċernata: f’każ ta’ talba jew ilment amministrattiv skont l-Artikolu 90 § 1 jew 2 tar-Regolamenti tal-Persunal, u/jew appell ġudizzjarju lill-Qrati tal-UE.
• L-OLAF, l-IDOC, l-IAS u l-Qorti tal-Awdituri: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet uffiċjali jew għal skopijiet ta’ awditjar.
• L-Ombudsman Ewropew: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet jew inkjesti uffiċjali.
• Il-kuntratturi tal-EPSO inkarigati mill-organizzazzjoni prattika ta’ ċerti testijiet: id-data pprovduta lill-kuntratturi hija limitata fiż-żmien u fl-ambitu, biex tipprovdi biss għall-iskop speċifiku li tidentifika l-kandidati fiċ-ċentru tal-ittestjar u tamministra l-varjant korrett tat-test.
• L-Istati Membri tal-UE: abbażi tal-kunsens espliċitu tal-kandidat, il-kunjom, l-isem, l-indirizz tal-email, u n-numru ta’ referenza tal-kompetizzjoni jistgħu jiġu trażmessi lill-awtoritajiet nazzjonali tal-Istat/i Membru/i tal-UE li l-kandidat ikun ċittadin tiegħu/tagħhom, għall-finijiet ta’ assistenza matul il-proċedura ta’ selezzjoni u bir-reklutaġġ.

L-informazzjoni li niġbru mhi se tingħata lil ebda parti terza, ħlief sal-punt u għall-iskop li nistgħu nkunu meħtieġa li nagħmlu dan bil-liġi.

8. X’inhuma drittijietek u kif tista’ teżerċitahom?

Għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa d-data personali tiegħek u li tirranġaha f’każ li d-data personali tiegħek ma tkunx preċiża jew ma tkunx kompluta. Fejn ikun applikabbli, għandek id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek, li tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li toġġezzjona għall-ipproċessar u d-dritt għall-portabbiltà tad-data.

Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a), għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek.

Inti tajt il-kunsens tiegħek biex id-data personali tiegħek tiġi pprovduta lill-EPSO għal din l-operazzjoni ta’ pproċessar. Inti tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar mhux se jaffettwa l-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.

Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun meħtieġ, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom hi mogħtija fl-Intestatura 9 hawn taħt.

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza/i tar-Rekord tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 hawn taħt).

9. Informazzjoni ta’ kuntatt

• Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, permezz tal-Formola Online tal-EPSO.

• L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

• Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (KEPD)

Inti għandek id-dritt li tirrikorri, (jiġifieri tista’ tressaq ilment) mas-Supervżur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 inkisru b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kontrollur tad-Data.

10. Fejn tista’ ssib aktar informazzjoni ddettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew iddokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru permezz tal-link li ġej: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-Referenza tar-reġistrazzjoni li ġejja: DPR-EC-01159.

 

 

Dikjarazzjoni ta’ privatezza speċifika dwar il-protezzjoni tad-data personali fil-qafas tal-proċess tas-selezzjoni ta’ aġenti temporanji

L-operazzjoni ta' pproċessar: Selezzjoni ta’ persunal temporanju għall-istituzzjonijiet Ewropej jew għall-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji Komunitarji

Kontrollur tad-Data: L-EPSO

Referenza tar-rekord: DPR-EC-01154.1

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem imsejħa “il-Kummissjoni”) hi impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tkompli tipproċessa d-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għaliex nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tiġi pprovduta kif ukoll kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u liema drittijiet għandek b’rabta mad-data personali tiegħek. Hija tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek miegħu, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni ta’ pproċessar “Selezzjoni ta’ persunal temporanju għall-istituzzjonijiet Ewropej jew għall-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji Komunitarji” mwettqa mill-EPSO hija ppreżentata hawn taħt.

2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

L-iskop tal-operazzjoni ta’ pproċessar: L-EPSO jiġbor u juża l-informazzjoni personali tiegħek biex jorganizza proċeduri ta’ selezzjoni biex jagħżel il-persunal bil-ħsieb tar-reklutaġġ tiegħu bħala aġenti temporanji tal-istituzzjonijiet, tal-korpi, tal-uffiċċji u tal-aġenziji tal-UE, jimmaniġġja l-aspetti amministrattivi tar-reġistrazzjoni u l-istadji suċċessivi tal-proċeduri ta’ selezzjoni, u jimmaniġġja u jimmonitorja l-użu tal-bażijiet ta’ data ta’ riżerva.

Id-data personali tiegħek mhux se tintuża għal teħid ta’ deċiżjonijiet awtomatizzat inkluż it-tfassil ta' profili.

3. Fuq liema bażi(jiet) legali nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, peress li:

• l-ipproċessar huwa neċessarju għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni;
• l-ipproċessar huwa neċessarju għall-konformità ma’ obbligu legali li l-kontrollur huwa soġġett għalih.

Il-bażi għall-ipproċessar ġiet stabbilita fil-liġijiet tal-Unjoni li ġejjin:

Ir-Regolament Nru 31 (KEE), 11 (KEEA), li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Ħaddiema Oħra tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika (ĠU L 45, 14.6.1962, p. 1385) kif emendat l-aħħar mir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) 2016/1611 tas-7 ta’ Lulju 2016. Id-Deċiżjoni Nru 2002/620/KE tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni Ewropea, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, tal-Kumitat u tar-Reġjuni u tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta' Lulju 2002 li tistabbilixxi Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej. Id-Deċiżjoni Nru 2002/621/KE tas-Segretarji Ġenerali tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni Ewropea, tar-Reġistratur tal-Qorti tal-Ġustizzja, tas-Segretarji Ġenerali tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, tal-Kumitat u tar-Reġjuni, u tar-Rappreżentant tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta’ Lulju 2002 dwar l-organizzazzjonijiet u l-ħidma tal-Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej.

Aħna nipproċessaw kategoriji speċjali ta’ data personali – jiġifieri, data dwar is-saħħa – għax:

• is-suġġett tad-data jkun ta l-kunsens espliċitu għall-ipproċessar ta’ dik id-data personali għal fini speċifiku wieħed jew aktar;
• l-ipproċessar ikun meħtieġ għall-finijiet tat-twettiq tal-obbligi u l-eżerċitar ta’ drittijiet speċifiċi tal-kontrollur jew tas-suġġett tad-data fil-qasam tal-liġi dwar l-impjiegi u dwar il-protezzjoni soċjali u s-sigurtà soċjali dment li dan ikun awtorizzat minn liġi tal-Unjoni li tkun tipprevedi salvagwardji xierqa għad-drittijiet fundamentali u l-interessi tas-suġġett tad-data.

B’mod speċifiku, fil-formola ta’ applikazzjoni, il-kandidati huma mitluba jwieġbu l-mistoqsija li ġejja: “Għandek bżonn aġġustamenti speċjali għall-eżamijiet ta’ selezzjoni minħabba xi diżabbiltà jew kundizzjoni medika?” Jekk ir-risposta hija iva, huma jintalbu jipprovdu d-data dwar saħħithom, b’mod speċifiku, l-indikazzjoni tad-diżabbiltà jew il-kundizzjoni medika tagħhom li minħabba fiha qed jitolbu l-aġġustamenti, u dokumenti ta' prova. Il-ġbir ta’ data bħal din huwa tabilħaqq neċessarju sabiex l-EPSO jkun jista’ jevalwa b’mod oġġettiv u każ b’każ is-sitwazzjoni partikolari ta’ kull kandidat, bil-għan li joffri miżuri ta’ akkomodazzjoni adegwati għat-testijiet li jippermettu lill-kandidati li jittestjaw fl-aħjar ċirkostanzi possibbli, fid-dawl tal-ħtiġijiet tagħhom. Id-data dwar is-saħħa pprovduta mill-kandidati tkopri diversi kategoriji: kundizzjoni medika temporanja, kundizzjoni medika/diżabbiltà permanenti, tqala/treddigħ.

4.  Liema data personali niġbru u nipproċessaw b’mod ulterjuri?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar, l-EPSO jiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

• Data personali li tippermetti l-identifikazzjoni tal-kandidati: isem/ismijiet, kunjom(ijiet) użati attwalment, kunjom(ijiet) mat-twelid, data tat-twelid, ġeneru, ċittadinanza/i, lingwa prinċipali, tip u numru tad-dokument ta’ identifikazzjoni, kopja tad-dokument ta’ identifikazzjoni bid-data personali kollha li tinsab fih, numru ta’ identifikazzjoni nazzjonali, indirizz tal-email, numru tal-applikazzjoni għall-proċedura ta’ selezzjoni, numru ta’ identifikazzjoni sigriet attribwit għall-iskop ta’ mmarkar anonimu tat-testijiet, “numru ta’ eliġibbiltà” użat għall-identifikazzjoni fil-kuntest tal-ittestjar ibbażat fuq il-kompjuter.
• Data personali relatata mal-użu tal-Profil tal-EPSO tal-kandidati: in-numru tal-ID tal-utent personali, il-username/il-login, il-password, il-log taż-żjarat tal-utenti.
• Data personali tal-kandidati meħtieġa għall-kuntatt u l-organizzazzjoni prattika tat-testijiet: l-indirizz, il-kodiċi postali, il-belt, il-pajjiż, in-numru/i tat-telefown, il-lingwi tal-korrispondenza, il-lingwi tal-ittestjar; id-data pprovduta mill-kandidati dwar bżonnijiet speċjali (b’mod partikolari, indikazzjoni ta’ kundizzjonijiet mediċi u/jew diżabbiltà); id-data dwar ir-relazzjonijiet familjari, soċjali u professjonali li jistgħu jikkostitwixxu kunflitt ta’ interess.

• Data personali tal-kandidati meħtieġa biex tkun tista’ ssir evalwazzjoni fid-dawl tal-kriterji tal-eliġibbiltà u/jew tas-selezzjoni stabbiliti mill-avviż tal-kompetizzjoni, u biex tiġi vvalutata l-motivazzjoni: l-isfond edukattiv, id-dettalji tal-esperjenza professjonali, l-għarfien espert u l-ħiliet tekniċi, l-għarfien tal-lingwi.
• Ir-riżultati miksuba mill-kandidati fl-istadji differenti tal-kompetizzjoni, u d-data dwar il-valutazzjoni tal-kwalifiki, il-ħiliet u l-kompetenzi tal-kandidati (punteġġi u jekk applikabbli, kummenti tal-bord ta’ selezzjoni).

Il-forniment ta’ data personali huwa obbligatorju għall-oqsma kollha tal-formola ta’ applikazzjoni online mmarkati b’asterisk (*). Jekk dawn l-oqsma ma jimtlewx, ir-reġistrazzjoni ma’ tistax issir.

Id-data li taqa’ fil-kategorija tar-riżultati miksuba mill-kandidati fl-istadji differenti tas-selezzjoni, u d-data li tikkonċerna l-valutazzjoni tal-ħiliet u tal-kompetenzi tal-kandidati (il-punteġġi tat-testijiet u l-kummenti), tinkiseb matul il-proċedura ta’ selezzjoni u tirriżulta mill-valutazzjonijiet imwettqa fil-qafas tiegħu.

5. Għal kemm żmien tinżamm id-data personali tiegħek?

L-EPSO jżomm id-data personali tiegħek biss għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-iskop tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri, jiġifieri:

• għall-fajls individwali tal-kandidati eliminati minn proċedura ta’ selezzjoni partikolari, għal perjodu ta’ 5 snin li jibda mid-data li fiha l-kandidat jiġi eskluż mill-proċedura ta’ selezzjoni;
• għall-fajls individwali tal-kandidati inklużi fir-riżerva ta’ reklutaġġ ta’ proċedura ta’ selezzjoni partikolari, għal perjodu ta’ sentejn li jibda mill-għeluq tar-riżerva ta’ reklutaġġ;
• għall-fajls ta’ sfond li jiddokumentaw l-organizzazzjoni tal-proċeduri ta’ selezzjoni tal-aġenti temporanji, għal perjodu ta’ 5 snin li jibda mill-għeluq tal-proċedura ta’ selezzjoni;
• għad-data personali tal-kandidati pprovduta fil-qafas ta’ applikazzjoni għal selezzjoni speċifika li ma ġietx ivvalidata fil-ħin, għal perjodu ta’ sena li jibda mid-data tal-għeluq tal-perjodu tal-applikazzjoni għall-proċedura ta’ selezzjoni.

6. Kif nipproteġu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet tad-data applowdjati, eċċ.) jinħażnu jew fuq is-servers tal-Kummissjoni Ewropea jew tal-kuntratturi tagħha. L-operazzjonijiet ta’ pproċessar jitwettqu kollha skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Il-kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbuta bi klawsola kuntrattwali speċifika għal kwalunkwe operazzjoni ta’ pproċessar tad-data tiegħek f’isem il-Kummissjoni, u bl-obbligi ta’ kunfidenzjalità li jirriżultaw mit-traspożizzjoni tar-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data fl-Istati Membri tal-UE (“GDPR” ir-Regolament (UE) 2016/679).

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ numru ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju tat-telf ta’ data, il-modifika ta’ data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

L-aċċess għad-data personali tiegħek hu pprovdut lill-persunal tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-persunal awtorizzat skont il-prinċipju ta’ “ħtieġa ta' tagħrif”. Tali persunal jirrispetta ftehimiet statutorji, u fejn ikun meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

Riċevituri tad-data:

• Panels ta’ selezzjoni, assessuri statutorji (eżaminaturi li jservu f’kapaċità konsultattiva) fis-sens tal-Artikolu 3 tal-Anness III tar-RP (b’analoġija), u l-persunal tal-EPSO: għall-fini tal-valutazzjoni tal-eliġibbiltà u l-merti komparattivi tal-kandidati, u għall-għoti ta’ assistenza lill-bordijiet ta’ selezzjoni, rispettivament.
• L-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE: għal finijiet ta’ reklutaġġ (ma jirċievu l-ebda informazzjoni dwar id-diżabbiltà, sakemm il-kandidat ma jkunx ta l-kunsens espliċitu għat-trasferiment ta’ tali data).
• Il-Qrati tal-UE, is-Servizzi legali tal-awtorità tal-ħatra kkonċernata: f’każ ta’ talba jew ilment amministrattiv skont l-Artikolu 90 § 1 jew 2 tar-Regolamenti tal-Persunal, u/jew appell ġudizzjarju lill-Qrati tal-UE.
• L-OLAF, l-IDOC, l-IAS u l-Qorti tal-Awdituri: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet uffiċjali jew għal skopijiet ta’ awditjar.
• L-Ombudsman Ewropew: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet jew inkjesti uffiċjali.
• Il-kuntratturi tal-EPSO inkarigati mill-organizzazzjoni prattika ta’ ċerti testijiet: id-data pprovduta lill-kuntratturi hija limitata fiż-żmien u fl-ambitu, biex tipprovdi biss għall-iskop speċifiku li tidentifika l-kandidati fiċ-ċentru tal-ittestjar u tamministra l-varjant korrett tat-test.

L-informazzjoni li niġbru mhi se tingħata lil ebda parti terza, ħlief sal-punt u għall-iskop li nistgħu nkunu meħtieġa li nagħmlu dan bil-liġi.

8. X’inhuma drittijietek u kif tista’ teżerċitahom?

Għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa d-data personali tiegħek u li tirranġaha f’każ li d-data personali tiegħek ma tkunx preċiża jew ma tkunx kompluta. Fejn ikun applikabbli, għandek id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek, li tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li toġġezzjona għall-ipproċessar u d-dritt għall-portabbiltà tad-data.

Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a), għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek.

Inti tajt il-kunsens tiegħek biex id-data personali tiegħek tiġi pprovduta lill-EPSO għal din l-operazzjoni ta’ pproċessar. Inti tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar mhux se jaffettwa l-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.

Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun meħtieġ, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom hi mogħtija fl-Intestatura 9 hawn taħt.

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza/i tar-Rekord tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 hawn taħt).

9. Informazzjoni ta’ kuntatt

• Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, permezz tal-Formola Online tal-EPSO.

• L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

• Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (KEPD)

Inti għandek id-dritt li tirrikorri, (jiġifieri tista’ tressaq ilment) mas-Supervżur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 inkisru b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kontrollur tad-Data.

10. Fejn tista’ ssib aktar informazzjoni ddettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew iddokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru permezz tal-link li ġej: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-Referenza tar-reġistrazzjoni li ġejja: DPR-EC-01154.

 

Dikjarazzjoni ta’ privatezza speċifika dwar il-protezzjoni tad-data personali fil-qafas tal-proċess tas-selezzjoni ta’ aġenti kuntrattwali

L-operazzjoni ta' pproċessar: Selezzjoni ta’ persunal kuntrattwali għall-istituzzjonijiet Ewropej jew għall-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji Komunitarji

Kontrollur tad-Data: L-EPSO

Referenza tar-rekord: DPR-EC-01157.1

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem imsejħa “il-Kummissjoni”) hi impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tkompli tipproċessa d-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għaliex nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tiġi pprovduta kif ukoll kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u liema drittijiet għandek b’rabta mad-data personali tiegħek. Hija tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek miegħu, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni ta’ pproċessar “Selezzjoni ta’ persunal kuntrattwali għall-istituzzjonijiet Ewropej jew għall-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji Komunitarji” mwettqa mill-EPSO hija ppreżentata hawn taħt.

2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

L-iskop tal-operazzjoni ta’ pproċessar: L-EPSO jiġbor u juża l-informazzjoni personali tiegħek biex jorganizza proċeduri ta’ selezzjoni biex jagħżel il-persunal bil-ħsieb tar-reklutaġġ tiegħu bħala aġenti kuntrattwali tal-istituzzjonijiet, tal-korpi, tal-uffiċċji u tal-aġenziji tal-UE, jimmaniġġja l-aspetti amministrattivi tar-reġistrazzjoni u l-istadji suċċessivi tal-proċeduri ta’ selezzjoni, u jimmaniġġja u jimmonitorja l-użu tal-bażijiet ta’ data ta’ riżerva.

Id-data personali tiegħek mhux se tintuża għal teħid ta’ deċiżjonijiet awtomatizzat inkluż it-tfassil ta' profili.

3. Fuq liema bażi(jiet) legali nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, peress li:

• l-ipproċessar huwa neċessarju għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni;
• l-ipproċessar huwa neċessarju għall-konformità ma’ obbligu legali li l-kontrollur huwa soġġett għalih.

Il-bażi għall-ipproċessar ġiet stabbilita fil-liġijiet tal-Unjoni li ġejjin:

Ir-Regolament Nru 31 (KEE), 11 (KEEA), li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Ħaddiema Oħra tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika (ĠU L 45, 14.6.1962, p. 1385) kif emendat l-aħħar mir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) 2016/1611 tas-7 ta’ Lulju 2016. Id-Deċiżjoni Nru 2002/620/KE tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni Ewropea, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, tal-Kumitat u tar-Reġjuni u tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta' Lulju 2002 li tistabbilixxi Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej. Id-Deċiżjoni Nru 2002/621/KE tas-Segretarji Ġenerali tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni Ewropea, tar-Reġistratur tal-Qorti tal-Ġustizzja, tas-Segretarji Ġenerali tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, tal-Kumitat u tar-Reġjuni, u tar-Rappreżentant tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta’ Lulju 2002 dwar l-organizzazzjonijiet u l-ħidma tal-Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej.

Aħna nipproċessaw kategoriji speċjali ta’ data personali – jiġifieri, data dwar is-saħħa – għax:

• is-suġġett tad-data jkun ta l-kunsens espliċitu għall-ipproċessar ta’ dik id-data personali għal fini speċifiku wieħed jew aktar;
• l-ipproċessar ikun meħtieġ għall-finijiet tat-twettiq tal-obbligi u l-eżerċitar ta’ drittijiet speċifiċi tal-kontrollur jew tas-suġġett tad-data fil-qasam tal-liġi dwar l-impjiegi u dwar il-protezzjoni soċjali u s-sigurtà soċjali dment li dan ikun awtorizzat minn liġi tal-Unjoni li tkun tipprevedi salvagwardji xierqa għad-drittijiet fundamentali u l-interessi tas-suġġett tad-data.

B’mod speċifiku, fil-formola ta’ applikazzjoni, il-kandidati huma mitluba jwieġbu l-mistoqsija li ġejja: “Għandek bżonn aġġustamenti speċjali għall-eżamijiet ta’ selezzjoni minħabba xi diżabbiltà jew kundizzjoni medika?” Jekk ir-risposta hija iva, huma jintalbu jipprovdu d-data dwar saħħithom, b’mod speċifiku, l-indikazzjoni tad-diżabbiltà jew il-kundizzjoni medika tagħhom li minħabba fiha qed jitolbu l-aġġustamenti, u dokumenti ta' prova. Il-ġbir ta’ data bħal din huwa tabilħaqq neċessarju sabiex l-EPSO jkun jista’ jevalwa b’mod oġġettiv u każ b’każ is-sitwazzjoni partikolari ta’ kull kandidat, bil-għan li joffri miżuri ta’ akkomodazzjoni adegwati għat-testijiet li jippermettu lill-kandidati li jittestjaw fl-aħjar ċirkostanzi possibbli, fid-dawl tal-ħtiġijiet tagħhom. Id-data dwar is-saħħa pprovduta mill-kandidati tkopri diversi kategoriji: kundizzjoni medika temporanja, kundizzjoni medika/diżabbiltà permanenti, tqala/treddigħ.

4. Liema data personali niġbru u nipproċessaw b’mod ulterjuri?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar, l-EPSO jiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

• Data personali li tippermetti l-identifikazzjoni tal-kandidati: isem/ismijiet, kunjom(ijiet) użati attwalment, kunjom(ijiet) mat-twelid, data tat-twelid, ġeneru, ċittadinanza/i, lingwa prinċipali, tip u numru tad-dokument ta’ identifikazzjoni, kopja tad-dokument ta’ identifikazzjoni bid-data personali kollha li tinsab fih, numru ta’ identifikazzjoni nazzjonali, indirizz tal-email, numru tal-applikazzjoni għall-proċedura ta’ selezzjoni, numru ta’ identifikazzjoni sigriet attribwit għall-iskop ta’ mmarkar anonimu tat-testijiet, “numru ta’ eliġibbiltà” użat għall-identifikazzjoni fil-kuntest tal-ittestjar ibbażat fuq il-kompjuter.
• Data personali relatata mal-użu tal-Profil tal-EPSO tal-kandidati: in-numru tal-ID tal-utent personali, il-username/il-login, il-password, il-log taż-żjarat tal-utenti.
• Data personali tal-kandidati meħtieġa għall-kuntatt u l-organizzazzjoni prattika tat-testijiet: l-indirizz, il-kodiċi postali, il-belt, il-pajjiż, in-numru/i tat-telefown, il-lingwi tal-korrispondenza, il-lingwi tal-ittestjar; id-data pprovduta mill-kandidati dwar bżonnijiet speċjali (b’mod partikolari, indikazzjoni ta’ kundizzjonijiet mediċi u/jew diżabbiltà).
• Id-data personali tal-kandidati meħtieġa biex tkun tista’ ssir evalwazzjoni fid-dawl tal-kriterji tal-eliġibbiltà stabbiliti mis-sejħa għal espressjonijiet ta' interess, u biex tiġi vvalutata l-motivazzjoni: l-isfond edukattiv, id-dettalji tal-esperjenza professjonali, l-għarfien espert u l-ħiliet tekniċi, l-għarfien tal-lingwi.
• Ir-riżultati miksuba mill-kandidati fl-istadji differenti tas-selezzjoni, u d-data dwar il-valutazzjoni tal-ħiliet u l-kompetenzi tal-kandidati (punteġġi tat-testijiet).

Il-forniment ta’ data personali huwa obbligatorju għall-oqsma kollha tal-formola ta’ applikazzjoni online mmarkati b’asterisk (*). Jekk dawn l-oqsma ma jimtlewx, ir-reġistrazzjoni ma’ tistax issir.

Id-data li taqa’ fil-kategorija tar-riżultati miksuba mill-kandidati fl-istadji differenti tas-selezzjoni, u d-data li tikkonċerna l-valutazzjoni tal-ħiliet u tal-kompetenzi tal-kandidati (il-punteġġi tat-testijiet), tinkiseb matul il-proċedura ta’ selezzjoni u tirriżulta mill-valutazzjonijiet imwettqa fil-qafas tiegħu.

5. Għal kemm żmien tinżamm id-data personali tiegħek?

L-EPSO jżomm id-data personali tiegħek biss għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-iskop tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri, jiġifieri:

• għall-fajls individwali tal-kandidati eliminati minn proċedura ta’ selezzjoni partikolari, għal perjodu ta’ 5 snin li jibda mid-data tal-għeluq tal-proċedura ta’ selezzjoni, jew mit-talba tal-kandidat biex titħassar id-data tiegħu mill-bażi ta’ data;
• għall-fajls individwali tal-kandidati inklużi fir-riżerva ta’ reklutaġġ ta’ proċedura ta’ selezzjoni partikolari, għal perjodu ta’ sentejn li jibda mill-għeluq tar-riżerva ta’ reklutaġġ;
• għall-fajls ta’ sfond li jiddokumentaw l-organizzazzjoni tal-proċeduri ta’ selezzjoni tal-aġenti kuntrattwali, għal perjodu ta’ 5 snin li jibda mill-għeluq tal-proċedura ta’ selezzjoni;
• għad-data personali tal-kandidati pprovduta fil-qafas ta’ applikazzjoni għal selezzjoni speċifika li ma ġietx ivvalidata fil-ħin, għal perjodu ta’ sena li jibda mid-data tal-għeluq tal-perjodu tal-applikazzjoni għall-proċedura ta’ selezzjoni.

6. Kif nipproteġu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet tad-data applowdjati, eċċ.) jinħażnu jew fuq is-servers tal-Kummissjoni Ewropea jew tal-kuntratturi tagħha. L-operazzjonijiet ta’ pproċessar jitwettqu kollha skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Il-kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbuta bi klawsola kuntrattwali speċifika għal kwalunkwe operazzjoni ta’ pproċessar tad-data tiegħek f’isem il-Kummissjoni, u bl-obbligi ta’ kunfidenzjalità li jirriżultaw mit-traspożizzjoni tar-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data fl-Istati Membri tal-UE (“GDPR” ir-Regolament (UE) 2016/679).

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ numru ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju tat-telf ta’ data, il-modifika ta’ data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

L-aċċess għad-data personali tiegħek hu pprovdut lill-persunal tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-persunal awtorizzat skont il-prinċipju ta’ “ħtieġa ta' tagħrif”. Tali persunal jirrispetta ftehimiet statutorji, u fejn ikun meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

Riċevituri tad-data:

• Panels ta’ selezzjoni, assessuri statutorji (eżaminaturi li jservu f’kapaċità konsultattiva) fis-sens tal-Artikolu 3 tal-Anness III tar-RP (b’analoġija), u l-persunal tal-EPSO: għall-fini tal-valutazzjoni tal-eliġibbiltà u l-merti komparattivi tal-kandidati, u għall-għoti ta’ assistenza lill-panels ta’ selezzjoni, rispettivament.
• L-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE: għal finijiet ta’ reklutaġġ (ma jirċievu l-ebda informazzjoni dwar id-diżabbiltà, sakemm il-kandidat ma jkunx ta l-kunsens espliċitu għat-trasferiment ta’ tali data).
• Il-Qrati tal-UE, is-Servizzi legali tal-awtorità tal-ħatra kkonċernata: f’każ ta’ talba jew ilment amministrattiv skont l-Artikolu 90 § 1 jew 2 tar-Regolamenti tal-Persunal, u/jew appell ġudizzjarju lill-Qrati tal-UE.
• L-OLAF, l-IDOC, l-IAS u l-Qorti tal-Awdituri: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet uffiċjali jew għal skopijiet ta’ awditjar.
• L-Ombudsman Ewropew: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet jew inkjesti uffiċjali.
• Il-kuntratturi tal-EPSO inkarigati mill-organizzazzjoni prattika ta’ ċerti testijiet: id-data pprovduta lill-kuntratturi hija limitata fiż-żmien u fl-ambitu, biex tipprovdi biss għall-iskop speċifiku li tidentifika l-kandidati fiċ-ċentru tal-ittestjar u tamministra l-varjant korrett tat-test.

L-informazzjoni li niġbru mhi se tingħata lil ebda parti terza, ħlief sal-punt u għall-iskop li nistgħu nkunu meħtieġa li nagħmlu dan bil-liġi.

8. X’inhuma drittijietek u kif tista’ teżerċitahom?

Għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa d-data personali tiegħek u li tirranġaha f’każ li d-data personali tiegħek ma tkunx preċiża jew ma tkunx kompluta. Fejn ikun applikabbli, għandek id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek, li tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li toġġezzjona għall-ipproċessar u d-dritt għall-portabbiltà tad-data.

Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a), għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek.

Inti tajt il-kunsens tiegħek biex id-data personali tiegħek tiġi pprovduta lill-EPSO għal din l-operazzjoni ta’ pproċessar. Inti tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar mhux se jaffettwa l-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.

Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun meħtieġ, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom hi mogħtija fl-Intestatura 9 hawn taħt.

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza/i tar-Rekord tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 hawn taħt).

9. Informazzjoni ta’ kuntatt

• Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, permezz tal-Formola Online tal-EPSO.

• L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

• Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (KEPD)

Inti għandek id-dritt li tirrikorri, (jiġifieri tista’ tressaq ilment) mas-Supervżur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 inkisru b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kontrollur tad-Data.

10. Fejn tista’ ssib aktar informazzjoni ddettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew iddokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru permezz tal-link li ġej: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-Referenza tar-reġistrazzjoni li ġejja: DPR-EC-01157.