BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Denne databeskyttelseserklæring indeholder oplysninger om behandling og beskyttelse af dine personoplysninger.

 

Specifik databeskyttelseserklæring om beskyttelse af personoplysninger i forbindelse med en almindelig udvælgelsesprøve

Behandlingsaktivitet: Udvælgelsesprocedure for fastansat personale i EU-institutionerne eller i EU-organer, -kontorer og -agenturer

Dataansvarlig: Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor

Dokumentreference: DPR-EC-01159.2

1. Indledning

Europa-Kommissionen (herefter "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og sikre din ret til privatliv. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001).

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse om, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i denne forbindelse. Den indeholder også kontaktoplysninger til den dataansvarlige, hvor du kan gøre dine rettigheder gældende, til databeskyttelsesrådgiveren og til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Nedenfor finder du oplysninger om behandlingen "Udvælgelsesprocedure for fastansat personale i EU-institutionerne eller EU-organer, -kontorer og -agenturer", der foretages af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor.

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med behandlingen: Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor indsamler og bruger dine personlige oplysninger til at organisere offentlige og interne udvælgelsesprøver for at udvælge medarbejdere i forbindelse med ansættelse som EU-tjenestemænd, forvalte de administrative aspekter af registreringen og de forskellige faser i udvælgelsesprøverne samt forvalte og overvåge anvendelsen af reservelisterne.

Dine personoplysninger vilikke blive anvendt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket juridisk grundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi:

• behandlingen er nødvendig i forbindelse med udførelsen af en opgave af offentlig interesse eller udførelse af de officielle opgaver, der hører under EU-institutionen eller EU-organet
• behandlingen af oplysningerne er nødvendig for at opfylde en lovmæssig forpligtelse, som den dataansvarlige er pålagt.

Grundlaget for behandling af oplysningerne er fastlagt i følgende EU-lovgivning:

Forordning nr. 31 (EØF), nr. 11 (Euratom), om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (EFT 45 af 14.6.1962, s. 1385), senest ændret ved Kommissionens delegerede forordning (EU) 2016/1611 af 7. juli 2016. Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs, Regionsudvalgets og Ombudsmandens afgørelse 2002/620/EF af 25. juli 2002 om oprettelse af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor. Afgørelse 2002/621/EF truffet af Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens generalsekretærer, Domstolens justitssekretær, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets generalsekretærer og Ombudsmandens repræsentant af 25. juli 2002 om organisation og drift af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor.

For særlige kategorier af personoplysninger – nemlig helbredsoplysninger – gælder det, at vi behandler dem, fordi:

• den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke til, at vi behandler disse personoplysninger til et eller flere konkrete formål
• behandlingen er nødvendig for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes forpligtelser og specifikke rettigheder i forbindelse med arbejdsret og social sikkerhed og beskyttelse, og kun hvis den har hjemmel i EU-lovgivningen og giver de fornødne garantier for den registreredes grundlæggende rettigheder og interesser.

Ansøgerne bliver nærmere bestemt bedt om at besvare følgende spørgsmål på ansøgningsskemaet: "Har du et handicap eller en sygdom, der kræver særlig tilpasning af udvælgelsesprøverne?" Hvis ansøgeren svarer ja på dette spørgsmål, beder vi vedkommende om at fortælle mere om sit helbred, især om det handicap eller den sygdom, der er årsag til, at udvælgelsesprøverne skal tilpasses, og forelægge relevant dokumentation. Indsamlingen af sådanne oplysninger er nødvendig, for at Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor objektivt og i hvert enkelt tilfælde kan vurdere den enkelte ansøgers særlige situation for at kunne tilbyde passende tilpasningsforanstaltninger, der vil gøre det muligt for ansøgerne at tage prøven under de bedst mulige forhold og under hensyntagen til deres særlige behov. Oplysninger vedrørende sundhed, der er afgivet af ansøgere, omfatter flere kategorier: midlertidig sygdom, permanent sygdom/handicap/graviditet/amning.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi??

For at kunne foretage databehandlingen indsamler Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor følgende kategorier af personoplysninger:

• personoplysninger, der gør det muligt at identificere ansøgerne: fornavn(e), nuværende efternavn(e), efternavn(e) ved fødslen, fødselsdato, køn, statsborgerskab(er), hovedsprog, type og nummer på identifikationsdokumentet, kopi af identifikationsdokument med alle personoplysninger indeholdt heri, nationalt identifikationsnummer, billede af ansøgeren, IP-adresse, e-mailadresse, udvælgelsesprøvens nummer, det hemmelige identifikationsnummer, der bruges til anonym markering af prøver, og "berettigelsesnummer", der anvendes til identifikation i forbindelse med computerbaserede prøver. I forbindelse med interne udvælgelsesprøver også personalenummer, administrativ status, ansættelsesgruppe og lønklasse.
• Personoplysninger vedrørende brugen af ansøgernes konto hos Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor: Personligt bruger-ID-nummer, brugernavn/login, adgangskode, log over brugerbesøg.
• Personlige oplysninger om ansøgere, der kræves af hensyn til kontakt og den praktiske tilrettelæggelse af prøverne: Adresse, postnummer, by, land, telefonnummer/-numre, korrespondancesprog, prøvesprog Oplysninger fra ansøgere om særlige behov (særlig angivelse af sygdomme og/eller handicap) Oplysninger om familiemæssige, sociale og erhvervsmæssige forhold, der kan udgøre interessekonflikter.

• Ansøgernes personlige oplysninger, der er nødvendige for at kunne foretage en vurdering i lyset af de berettigelseskriterier og/eller udvælgelseskriterier, der er fastsat i meddelelsen om udvælgelsesprøven, og for at vurdere motivationen: Uddannelsesmæssig baggrund, oplysninger om erhvervserfaring, ekspertise og tekniske færdigheder, sprogkundskaber. Audiovisuel optagelse af nogle test, der anvendes til asynkron vurdering.
• Resultater, som ansøgerne har opnået i de forskellige faser af udvælgelsesprøven, og oplysninger om bedømmelsen af ansøgernes kvalifikationer, færdigheder og kompetencer (udvælgelseskomitéens pointtildeling og bemærkninger).

Personoplysninger er obligatoriske for alle felter på onlineansøgningsskemaet, som er markeret med en stjerne (*). Hvis disse felter ikke udfyldes, kan registreringen ikke finde sted.

Oplysninger, der falder ind under den kategori af resultater, som ansøgerne har opnået i de forskellige faser af udvælgelsesprøven, og oplysninger om bedømmelsen af ansøgernes kvalifikationer, færdigheder og kompetencer (udvælgelseskomitéens pointtildeling og bemærkninger), indhentes i forbindelse med udvælgelsesproceduren, og resultaterne af udvælgelseskomitéens vurdering.

5. Hvor længe opbevares personoplysningerne?

Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor opbevarer kun personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller videre behandling, dvs.:

• i forbindelse med individuelle filer for kandidater, der er udelukket fra en given udvælgelsesprøve, i en periode på to år fra den dato, hvor kandidaten blev udelukket fra udvælgelsesprøven.
• i forbindelse med individuelle filer for ansøgere, der er opført på reserve for en given udvælgelsesprøve, i en periode på to år fra afslutningen af reservelisten
• i forbindelse med baggrundsfiler, der dokumenterer organiseringen af udvælgelsesprøver, i en periode på 10 år fra afslutningen af udvælgelsesprøven
• i forbindelse med personlige data, der oplyses i forbindelse med en ansøgning om en specifik udvælgelsesprøve, som ikke blev valideret i tide, i en periode på ét år fra datoen for udløbet af ansøgningsfristen til udvælgelsesprøven.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi personoplysningerne?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger osv.) opbevares på Kommissionens eller dennes kontrahenters servere. Al databehandling foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af dine personoplysninger på Kommissionens vegne og af den tavshedspligt, der udspringer af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" – forordning (EU) 2016/679) i EU's medlemslande).

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data og uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen og arten af de personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger omfatter begrænsning af adgangen til personoplysninger til kun at omfatte autoriserede personer med et legitimt behov for at deltage i behandlingen.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Kun medarbejdere i Kommissionen med ansvar for databehandling og andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Disse medarbejdere er bundet af en lovbestemt tavshedspligt og kan – i det omfang det er nødvendigt – være underlagt andre fortrolighedsaftaler.

Datamodtagere:

• udvælgelseskomitéer, lovpligtige bedømmere (eksaminatorer med rådgivende funktion) som omhandlet i artikel 3 i bilag III SR og Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors personale: for at vurdere ansøgernes egnethed og sammenligne deres kvalifikationer og for at yde bistand til udvælgelseskomitéerne.
• EU-institutioner og -organer: til ansættelsesformål (de modtager ikke oplysninger om handicap, medmindre kandidaten udtrykkeligt har givet sit samtykke til det).
• EU-domstolene, de relevante ansættelsesmyndigheders juridiske afdelinger: i tilfælde af en administrativ anmodning eller klage i henhold til artikel 90, stk. 1 eller 2, i personalevedtægten og/eller et søgsmål til Unionens retsinstanser.
• OLAF, IDOC, IAS og Den Europæiske Revisionsret: på forespørgsel og begrænset til det, der er nødvendigt for at kunne foretage officielle undersøgelser eller revisioner.
• Den Europæiske Ombudsmand: på forespørgsel og begrænset til det, der er nødvendigt for at kunne foretage officielle undersøgelser og forespørgsler.
• Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors kontrahenter med ansvar for den praktiske tilrettelæggelse af visse prøver: de data, der leveres til kontrahenterne, er begrænsede i tid og omfang og kun beregnet til det specifikke formål at identificere ansøgere på testcentret og udvælge den korrekte testvariant.
• EU-medlemslandene: på grundlag af ansøgerens udtrykkelige samtykke kan deres fornavn, efternavn, e-mailadresse og udvælgelsesprøvens referencenummer sendes til de nationale myndigheder i det eller de EU-lande, hvor ansøgeren er statsborger, med henblik på bistand under udvælgelsesproceduren og ved ansættelse.

De oplysninger, vi indsamler, videregives kun til tredjemand i det omfang og til de formål, som loven kræver.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725. Du har bl.a. ret til at få indsigt i dine personoplysninger og få dem rettet, hvis de er ukorrekte eller ufuldstændige. Hvis det er relevant, har du ret til at få slettet dine personoplysninger, få begrænset behandlingen af dem og gøre indsigelse mod behandlingen. Du har desuden ret til dataportabilitet.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som udføres på lovlig vis i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a), af årsager, der vedrører din særlige situation.

Du har indvilliget i at sende dine personoplysninger til Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor med henblik på behandling. Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Tilbagekaldelsen af samtykket vil ikke påvirke lovligheden af den databehandling, der blev foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige, eller i tilfælde af konflikter databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, skal du henvise til dem i din henvendelse (ved at oplyse det referencenummer, der er angivet under punkt 10 nedenfor).

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du vil indbringe en klage vedrørende indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den dataansvarlige via Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors webformular

• Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu), hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. du kan indbringe en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet overtrådt som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret over for og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren. Du finder registret på http://ec.europa.eu/dpo-register.

Behandlingen af dine personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens register under følgende referencenummer: DPR-EC-01159

 

 

Særlig erklæring om beskyttelse af personoplysninger i forbindelse med udvælgelse af midlertidigt ansatte

Behandlingsaktivitet: Udvælgelse af midlertidigt ansatte til EU-institutionerne eller Fællesskabets organer, kontorer og agenturer

Dataansvarlig: Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor

Dokumentreference: DPR-EC-01154.1

1. Indledning

Europa-Kommissionen (herefter "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og sikre din ret til privatliv. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001).

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse om, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i denne forbindelse. Den indeholder også kontaktoplysninger til den dataansvarlige, hvor du kan gøre dine rettigheder gældende, til databeskyttelsesrådgiveren og til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Nedenfor finder du oplysninger om behandlingen "Udvælgelse af midlertidigt ansatte til EU-institutionerne eller Fællesskabets organer, kontorer og agenturer", der foretages af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor.

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med behandlingen: Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor indsamler og bruger dine personlige oplysninger til at tilrettelægge udvælgelsesprocedurerne for at udvælge personale til midlertidig ansættelse i EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer, forvalte de administrative aspekter af registreringen og de efterfølgende faser i udvælgelsesprocedurerne samt forvalte og overvåge anvendelsen af reservedatabaserne.

Dine personoplysninger vilikke blive anvendt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket juridisk grundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi:

• behandlingen er nødvendig i forbindelse med udførelsen af en opgave af offentlig interesse eller udførelse af de officielle opgaver, der hører under EU-institutionen eller EU-organet
• behandlingen af oplysningerne er nødvendig for at opfylde en lovmæssig forpligtelse, som den dataansvarlige er pålagt.

Grundlaget for behandling af oplysningerne er fastlagt i følgende EU-lovgivning:

Forordning nr. 31 (EØF), nr. 11 (Euratom), om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (EFT 45 af 14.6.1962, s. 1385), senest ændret ved Kommissionens delegerede forordning (EU) 2016/1611 af 7. juli 2016. Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs, Regionsudvalgets og Ombudsmandens afgørelse 2002/620/EF af 25. juli 2002 om oprettelse af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor. Afgørelse 2002/621/EF truffet af Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens generalsekretærer, Domstolens justitssekretær, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets generalsekretærer og Ombudsmandens repræsentant af 25. juli 2002 om organisation og drift af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor.

For særlige kategorier af personoplysninger – især helbredsoplysninger – gælder det, at vi behandler dem, fordi:

• den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke til, at vi behandler disse personoplysninger til et eller flere konkrete formål
• behandlingen er nødvendig for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes forpligtelser og specifikke rettigheder i forbindelse med arbejdsret og social sikkerhed og beskyttelse, og kun hvis den har hjemmel i EU-lovgivningen og giver de fornødne garantier for den registreredes grundlæggende rettigheder og interesser.

Ansøgerne anmodes nærmere bestemt om at besvare følgende spørgsmål på ansøgningsskemaet: "Har du et handicap eller en sygdom, der kræver særlig tilpasning af udvælgelsesprøverne?" Hvis ansøgeren svarer ja på dette spørgsmål, beder vi vedkommende om at fortælle mere om sit helbred, især om det handicap eller den sygdom, der er årsag til, at udvælgelsesprøverne skal tilpasses, og forelægge relevant dokumentation. Indsamlingen af sådanne oplysninger er nødvendig, for at Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor objektivt og i hvert enkelt tilfælde kan vurdere den enkelte ansøgers særlige situation for at kunne tilbyde passende tilpasningsforanstaltninger ved prøverne, der vil gøre det muligt for ansøgerne at tage prøven under de bedst mulige forhold og under hensyntagen til deres særlige behov. Oplysninger vedrørende sundhed, der er afgivet af ansøgere, omfatter flere kategorier: midlertidig sygdom, permanent sygdom/handicap/graviditet/amning.

4.  Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi??

For at kunne foretage databehandlingen indsamler Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor følgende kategorier af personoplysninger:

• personoplysninger, der gør det muligt at identificere ansøgerne: fornavn(e), nuværende efternavn(e), efternavn(e) ved fødslen, fødselsdato, køn, statsborgerskab(er), hovedsprog, type og nummer på identifikationsdokumentet, kopi af identifikationsdokument med alle personoplysninger indeholdt heri, nationalt identifikationsnummer, e-mailadresse, udvælgelsesprøvens ansøgningsnummer, det hemmelige identifikationsnummer til anonym markering af prøver, "berettigelsesnummer", der anvendes til identifikation i forbindelse med computerbaserede prøver.
• Personoplysninger vedrørende brugen af ansøgernes konto hos Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor: Personligt bruger-ID-nummer, brugernavn/login, adgangskode, log over brugerbesøg.
• Personlige oplysninger om ansøgere, der kræves af hensyn til kontakt og den praktiske tilrettelæggelse af prøverne: Adresse, postnummer, by, land, telefonnummer/-numre, korrespondancesprog, prøvesprog Oplysninger fra ansøgere om særlige behov (særlig angivelse af sygdomme og/eller handicap) Oplysninger om familiemæssige, sociale og erhvervsmæssige forhold, der kan udgøre interessekonflikter.

• Ansøgernes personlige oplysninger, der er nødvendige for at kunne foretage en vurdering i lyset af de berettigelseskriterier og/eller udvælgelseskriterier, der er fastsat i meddelelsen om udvælgelsesprøven, og for at vurdere motivationen: Uddannelsesmæssig baggrund, oplysninger om erhvervserfaring, ekspertise og tekniske færdigheder, sprogkundskaber.
• Resultater, som ansøgerne har opnået i de forskellige faser af udvælgelsesprøven, og oplysninger om bedømmelsen af ansøgernes kvalifikationer, færdigheder og kompetencer (pointtildeling og – hvis relevant – udvælgelseskomitéens bemærkninger).

Personoplysninger er obligatoriske for alle felter på onlineansøgningsskemaet, som er markeret med en stjerne (*). Hvis disse felter ikke udfyldes, kan registreringen ikke finde sted.

Oplysninger, der falder ind under den kategori af resultater, som ansøgerne har opnået i de forskellige faser af udvælgelsesprøven, og oplysninger om bedømmelsen af ansøgernes færdigheder og kompetencer (testresultater og bemærkninger), indhentes under udvælgelsesproceduren og i forbindelse med de vurderinger, der er foretaget inden for rammerne heraf.

5. Hvor længe opbevares personoplysningerne?

Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor opbevarer kun personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller videre behandling, dvs.:

• i forbindelse med individuelle filer for kandidater, der er udelukket fra en given udvælgelsesprøve, i en periode på fem år fra den dato, hvor kandidaten blev udelukket fra udvælgelsesprøven;
• i forbindelse med individuelle filer for ansøgere, der er opført i ansættelsesreserven for en given udvælgelsesprocedure, i en periode på to år fra afslutningen af ansættelsesreserven;
• i forbindelse med baggrundsfiler, der dokumenterer organiseringen af udvælgelsesprocedurer for midlertidigt ansatte, i en periode på fem år fra afslutningen af udvælgelsesproceduren;
• i forbindelse med personlige data vedrørende ansøgere, der indgives i forbindelse med en ansøgning for et specifikt valg, som ikke blev valideret i tide, i en periode på ét år fra datoen for ansøgningsfristens udløb.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi personoplysningerne?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger osv.) opbevares på Kommissionens eller dennes kontrahenters servere. Al databehandling foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af dine personoplysninger på Kommissionens vegne og af den tavshedspligt, der udspringer af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" – forordning (EU) 2016/679) i EU's medlemslande).

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data og uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen og arten af de behandlede personoplysninger. De organisatoriske foranstaltninger omfatter begrænsning af adgangen til personoplysninger til kun at omfatte autoriserede personer med et legitimt behov for at deltage i behandlingen.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Kun medarbejdere i Kommissionen med ansvar for databehandling og andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Disse medarbejdere er bundet af en lovbestemt tavshedspligt og kan – i det omfang det er nødvendigt – være underlagt andre fortrolighedsaftaler.

Datamodtagere:

• udvælgelsespaneler, lovpligtige bedømmere (eksaminatorer med rådgivende funktion) som omhandlet i artikel 3 i bilag III SR og Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors personale: for at vurdere ansøgernes egnethed og sammenligne deres kvalifikationer og for at yde bistand til udvælgelsespanelerne.
• EU-institutioner og -organer: til ansættelsesformål (de modtager ikke oplysninger om handicap, medmindre kandidaten udtrykkeligt har givet sit samtykke til overførslen af sådanne oplysninger).
• EU-domstolene, de relevante ansættelsesmyndigheders juridiske afdelinger: i tilfælde af en administrativ anmodning eller klage i henhold til artikel 90, stk. 1 eller 2, i personalevedtægten og/eller et søgsmål til Unionens retsinstanser.
• OLAF, IDOC, IAS og Den Europæiske Revisionsret: på forespørgsel og begrænset til det, der er nødvendigt for at kunne foretage officielle undersøgelser eller revisioner.
• Den Europæiske Ombudsmand: på forespørgsel og begrænset til det, der er nødvendigt for at kunne foretage officielle undersøgelser og forespørgsler.
• Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors kontrahenter med ansvar for den praktiske tilrettelæggelse af visse prøver: de data, der leveres til kontrahenterne, er begrænsede i tid og omfang og kun beregnet til det specifikke formål at identificere ansøgere på testcentret og udvælge den korrekte testvariant.

De oplysninger, vi indsamler, videregives kun til tredjemand i det omfang og til de formål, som loven kræver.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725. Du har bl.a. ret til at få indsigt i dine personoplysninger og få dem rettet, hvis de er ukorrekte eller ufuldstændige. Hvis det er relevant, har du ret til at få slettet dine personoplysninger, få begrænset behandlingen af dem og gøre indsigelse mod behandlingen. Du har desuden ret til dataportabilitet.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som udføres på lovlig vis i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a), af årsager, der vedrører din særlige situation.

Du har indvilliget i at sende dine personoplysninger til Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor med henblik på behandling. Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Tilbagekaldelsen af samtykket vil ikke påvirke lovligheden af den databehandling, der blev foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige, eller i tilfælde af konflikter databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, skal du henvise til dem i din henvendelse (ved at oplyse det referencenummer, der er angivet under punkt 10 nedenfor).

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du vil indbringe en klage vedrørende indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den dataansvarlige via Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors webformular

• Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. du kan indbringe en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu) hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet overtrådt som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret over for og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren. Du finder registret på http://ec.europa.eu/dpo-register.

Behandlingen af dine personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens register under følgende referencenummer: DPR-EC-01154

 

Særlig erklæring om beskyttelse af personoplysninger i forbindelse med udvælgelse af kontraktansatte

Behandlingsaktivitet: Udvælgelse af kontraktansatte til EU-institutionerne eller Fællesskabets organer, kontorer og agenturer

Dataansvarlig: Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor

Dokumentreference: DPR-EC-01157.1

1. Indledning

Europa-Kommissionen (herefter "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og sikre din ret til privatliv. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001).

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse om, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i denne forbindelse. Den indeholder også kontaktoplysninger til den dataansvarlige, hvor du kan gøre dine rettigheder gældende, til databeskyttelsesrådgiveren og til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Nedenfor finder du oplysninger om behandlingen "Udvælgelse af kontraktansatte til EU-institutionerne eller Fællesskabets organer, kontorer og agenturer", der foretages af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor.

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med behandlingen: Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor indsamler og bruger dine personlige oplysninger til at tilrettelægge udvælgelsesprocedurerne for at udvælge personale til kontraktansættelse hos EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer, forvalte de administrative aspekter af registreringen og de efterfølgende faser i udvælgelsesprocedurerne samt forvalte og overvåge anvendelsen af reservedatabaserne.

Dine personoplysninger vilikke blive anvendt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket juridisk grundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi:

• det er nødvendigt at behandle dem i forbindelse med udførelsen af en opgave af offentlig interesse eller udførelse af de officielle opgaver, der hører under EU-institutionen eller EU-organet
• det er nødvendigt at behandle oplysningerne for at opfylde en lovmæssig forpligtelse, som den dataansvarlige er pålagt.

Grundlaget for behandling af oplysningerne er fastlagt i følgende EU-lovgivning:

Forordning nr. 31 (EØF), nr. 11 (Euratom), om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (EFT 45 af 14.6.1962, s. 1385), senest ændret ved Kommissionens delegerede forordning (EU) 2016/1611 af 7. juli 2016. Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs, Regionsudvalgets og Ombudsmandens afgørelse 2002/620/EF af 25. juli 2002 om oprettelse af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor. Afgørelse 2002/621/EF truffet af Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens generalsekretærer, Domstolens justitssekretær, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets generalsekretærer og Ombudsmandens repræsentant af 25. juli 2002 om organisation og drift af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor.

For særlige kategorier af personoplysninger – nemlig helbredsoplysninger – gælder det, at vi behandler dem, fordi:

• den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke til, at vi behandler disse personoplysninger til et eller flere konkrete formål
• behandlingen er nødvendig for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes forpligtelser og specifikke rettigheder i forbindelse med arbejdsret og social sikkerhed og beskyttelse, og kun hvis den har hjemmel i EU-lovgivningen og giver de fornødne garantier for den registreredes grundlæggende rettigheder og interesser.

Ansøgerne anmodes nærmere bestemt om at besvare følgende spørgsmål på ansøgningsskemaet: "Har du et handicap eller en sygdom, der kræver særlig tilpasning af udvælgelsesprøverne?" Hvis ansøgeren svarer ja på dette spørgsmål, beder vi vedkommende om at fortælle mere om sit helbred, især om det handicap eller den sygdom, der er årsag til, at udvælgelsesprøverne skal tilpasses, og forelægge relevant dokumentation. Indsamlingen af sådanne oplysninger er nødvendig, for at Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor objektivt og i hvert enkelt tilfælde kan vurdere den enkelte ansøgers særlige situation for at kunne tilbyde passende tilpasningsforanstaltninger ved prøverne, der vil gøre det muligt for ansøgerne at tage prøven under de bedst mulige forhold og under hensyntagen til deres særlige behov. Oplysninger vedrørende sundhed, der er afgivet af ansøgere, omfatter flere kategorier: midlertidig sygdom, permanent sygdom/handicap/graviditet/amning.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi??

For at kunne foretage databehandlingen indsamler Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor følgende kategorier af personoplysninger:

• personoplysninger, der gør det muligt at identificere ansøgerne: fornavn(e), nuværende efternavn(e), efternavn(e) ved fødslen, fødselsdato, køn, statsborgerskab(er), hovedsprog, type og nummer på identifikationsdokumentet, kopi af identifikationsdokument med alle personoplysninger indeholdt heri, nationalt identifikationsnummer, e-mailadresse, udvælgelsesprøvens ansøgningsnummer, det hemmelige identifikationsnummer til anonym markering af prøver, "berettigelsesnummer", der anvendes til identifikation i forbindelse med computerbaserede prøver.
• Personoplysninger vedrørende brugen af ansøgernes konto hos Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor: Personligt bruger-ID-nummer, brugernavn/login, adgangskode, log over brugerbesøg.
• Personlige oplysninger om ansøgere, der kræves af hensyn til kontakt og den praktiske tilrettelæggelse af prøverne: Adresse, postnummer, by, land, telefonnummer/-numre, korrespondancesprog, prøvesprog Oplysninger fra ansøgere om særlige behov (særlig angivelse af sygdomme og/eller handicap).
• Ansøgernes personlige oplysninger, der er nødvendige for at kunne foretage en vurdering i lyset af de berettigelseskriterier, som er fastsat i indkaldelsen af interessetilkendegivelser, og for at vurdere motivationen: Uddannelsesmæssig baggrund, oplysninger om erhvervserfaring, ekspertise og tekniske færdigheder, sprogkundskaber.
• Resultater, som ansøgerne har opnået i de forskellige faser af udvælgelsen, og oplysninger om bedømmelsen af ansøgernes færdigheder og kompetencer (testresultater).

Personoplysninger er obligatoriske for alle felter på onlineansøgningsskemaet, som er markeret med en stjerne (*). Hvis disse felter ikke udfyldes, kan registreringen ikke finde sted.

Oplysninger, der falder ind under den kategori af resultater, som ansøgerne har opnået i de forskellige faser af udvælgelsesprøven, og oplysninger om bedømmelsen af ansøgernes færdigheder og kompetencer (testresultater), indhentes i forbindelse med udvælgelsesproceduren, og resultaterne af vurderingerne foretaget inden for rammerne heraf.

5. Hvor længe opbevares personoplysningerne?

Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor opbevarer kun personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller videre behandling, dvs.:

• i forbindelse med individuelle filer for kandidater, der er udelukket fra en given udvælgelsesprøve, i en periode på fem år fra afslutningsdatoen for udvælgelsesproceduren, eller på kandidatens anmodning om at få slettet sine data fra databasen;
• i forbindelse med individuelle filer for ansøgere, der er opført i ansættelsesreserven for en given udvælgelsesprocedure, i en periode på to år fra afslutningen af ansættelsesreserven;
• i forbindelse med baggrundsfiler, der dokumenterer organiseringen af udvælgelsesprocedurer for kontraktansatte, i en periode på fem år fra afslutningen af udvælgelsesproceduren;
• i forbindelse med personlige data vedrørende ansøgere, der indgives i forbindelse med en ansøgning for et specifikt valg, som ikke blev valideret i tide, i en periode på ét år fra datoen for ansøgningsfristens udløb.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi personoplysningerne?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger osv.) opbevares på Kommissionens eller dennes kontrahenters servere. Al databehandling foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af dine personoplysninger på Kommissionens vegne og af den tavshedspligt, der udspringer af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" – forordning (EU) 2016/679) i EU's medlemslande).

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data og uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen og arten af de personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger omfatter begrænsning af adgangen til personoplysninger til kun at omfatte autoriserede personer med et legitimt behov for at deltage i behandlingen.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Kun medarbejdere i Kommissionen med ansvar for databehandling og andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Disse medarbejdere er bundet af en lovbestemt tavshedspligt og kan – i det omfang det er nødvendigt – være underlagt andre fortrolighedsaftaler.

Datamodtagere:

• udvælgelsespaneler, lovpligtige bedømmere (eksaminatorer med rådgivende funktion) som omhandlet i artikel 3 i bilag III SR og Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors personale: for at vurdere ansøgernes egnethed og sammenligne deres kvalifikationer og for at yde bistand til udvælgelsespanelerne.
• EU-institutioner og -organer: til ansættelsesformål (de modtager ikke oplysninger om handicap, medmindre kandidaten udtrykkeligt har givet sit samtykke til det).
• EU-domstolene, de relevante ansættelsesmyndigheders juridiske afdelinger: i tilfælde af en administrativ anmodning eller klage i henhold til artikel 90, stk. 1 eller 2, i personalevedtægten og/eller et søgsmål til Unionens retsinstanser.
• OLAF, IDOC, IAS og Den Europæiske Revisionsret: på forespørgsel og begrænset til det, der er nødvendigt for at kunne foretage officielle undersøgelser eller revisioner.
• Den Europæiske Ombudsmand: på forespørgsel og begrænset til det, der er nødvendigt for at kunne foretage officielle undersøgelser og forespørgsler.
• Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors kontrahenter med ansvar for den praktiske tilrettelæggelse af visse prøver: de data, der leveres til kontrahenterne, er begrænsede i tid og omfang og kun beregnet til det specifikke formål at identificere ansøgere på testcentret og udvælge den korrekte testvariant.

De oplysninger, vi indsamler, videregives kun til tredjemand i det omfang og til de formål, som loven kræver.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725. Du har bl.a. ret til at få indsigt i dine personoplysninger og få dem rettet, hvis de er ukorrekte eller ufuldstændige. Hvis det er relevant, har du ret til at få slettet dine personoplysninger, få begrænset behandlingen af dem og gøre indsigelse mod behandlingen. Du har desuden ret til dataportabilitet.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som udføres på lovlig vis i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a), af årsager, der vedrører din særlige situation.

Du har indvilliget i at sende dine personoplysninger til Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor med henblik på behandling. Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Tilbagekaldelsen af samtykket vil ikke påvirke lovligheden af den databehandling, der blev foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige, eller i tilfælde af konflikter databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, skal du henvise til dem i din henvendelse (ved at oplyse det referencenummer, der er angivet under punkt 10 nedenfor).

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du vil indbringe en klage vedrørende indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den dataansvarlige via Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors webformular

• Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. du kan indbringe en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu) hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet overtrådt som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret over for og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren. Du finder registret på http://ec.europa.eu/dpo-register.

Behandlingen af dine personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens register under følgende referencenummer: DPR-EC-01157