PROTEZZJONI TAD-<i>DATA</i> PERSONALI TIEGĦEK

Din l-istqarrija ta’ privatezza tipprovdi informazzjoni dwar l-ipproċessar u l-protezzjoni tad-data personali tiegħek.

Operazzjoni ta’ pproċessar: EPSO - Servizz ta’ Kuntatt tal-Kandidati

Kontrollur tad-Data: EPSO

Referenza tar-Rekord: DPR-EC-01156.1

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) hija impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tkompli tipproċessa d-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għaliex nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tiġi pprovduta kif ukoll kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u xi drittijiet għandek b’rabta mad-data personali tiegħek. Hija tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek miegħu, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni ta’ pproċessar “EPSO - Servizz ta’ Kuntatt tal-Kandidati” mwettqa mill-EPSO hija ppreżentata hawn taħt.

2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Il-fini tal-operazzjoni ta’ pproċessar: l-EPSO jiġbor u juża l-informazzjoni personali tiegħek biex jipproċessa, u jwieġeb għal, talbiet għal informazzjoni u diversi mistoqsijiet oħrajn sottomessi lill-EPSO permezz tas-Servizz ta’ Kuntatt tal-Kandidati tiegħu.

Is-Servizz ta’ Kuntatt tal-Kandidati tal-EPSO huwa servizz ta’ informazzjoni għaċ-ċittadini (inklużi l-kandidati) li jipprovdi tweġibiet diretti, personalizzati u/jew jirreferi liċ-ċittadini għal sorsi ta’ informazzjoni jew pariri rilevanti oħrajn dwar mistoqsijiet relatati mas-selezzjoni tal-persunal għall-Istituzzjonijiet tal-UE. Fejn ikun adegwat, iċ-ċittadini jiġu riferuti lil uffiċjal tal-istituzzjonijiet tal-UE jew korp ieħor li jkun jista’ jsolvi l-problemi partikolari tagħhom.

Id-data personali tiegħek mhix se tintuża għat-teħid awtomatizzat tad-deċiżjonijiet, inkluż it-tfassil ta’ profili.

3. Fuq liema bażi(jiet) legali nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, peress li:

• l-ipproċessar huwa neċessarju għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni;

• l-ipproċessar huwa neċessarju għall-konformità ma’ obbligu legali li l-kontrollur huwa soġġett għalih.

Il-bażi għall-ipproċessar ġiet stabbilita fil-liġijiet tal-Unjoni li ġejjin:

Ir-Regolament Nru 31(KEE), 11(KEEA), li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Ħaddiema Oħra tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika (ĠU L 45, 14.6.1962, p. 1385) kif emendat l-aħħar mir-Regolament Delegat tal-Kummissjoni (UE) 2016/1611 tas-7 ta’ Lulju 2016. Id-Deċiżjoni Nru 2002/620/KE tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni Ewropea, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, tal-Kumitat u tar-Reġjuni u tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta' Lulju 2002 li tistabbilixxi Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej. Id-Deċiżjoni Nru 2002/621/KE tas-Segretarji Ġenerali tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni Ewropea, tar-Reġistratur tal-Qorti tal-Ġustizzja, tas-Segretarji Ġenerali tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, tal-Kumitat u tar-Reġjuni, u tar-Rappreżentant tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta’ Lulju 2002 dwar l-organizzazzjonijiet u l-ħidma tal-Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej.

Aħna nipproċessaw kategoriji speċjali ta’ data personali – jiġifieri, data dwar is-saħħa – għax:

• is-suġġett tad-data jkun ta l-kunsens espliċitu għall-ipproċessar ta’ dik id-data personali għal fini speċifiku wieħed jew aktar;
• l-ipproċessar huwa neċessarju għall-finijiet tat-twettiq tal-obbligi u l-eżerċitar ta’ drittijiet speċifiċi tal-kontrollur jew tas-suġġett tad-data fil-qasam tal-liġi dwar l-impjiegi u dwar il-protezzjoni soċjali u s-sigurtà soċjali dment li dan ikun awtorizzat minn liġi tal-Unjoni li tkun tipprevedi salvagwardji xierqa għad-drittijiet fundamentali u l-interessi tas-suġġett tad-data;
• l-ipproċessar huwa neċessarju għal raġunijiet ta’ interess pubbliku sostanzjali, abbażi tal-liġi tal-Unjoni u jkun proporzjonat mal-għan segwit, jirrispetta l-essenza tad-dritt għall-protezzjoni tad-data u jipprevedi miżuri xierqa u speċifiċi sabiex jissalvagwardja d-drittijiet fundamentali u l-interessi tas-suġġett tad-data.
  
   

4. X’data personali niġbru u nipproċessaw aktar?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar, EPSO jiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

• isem
• kunjom
• titlu
• indirizz tal-email
• numru tal-kandidat (fejn applikabbli)
• lingwa ppreferita ta' komunikazzjoni.
• numru tat-telefown (mhux obbligatorju)
• possibbilment kategoriji oħrajn ta’ data personali li tinsab fit-test tat-tfittxija.

Il-provvediment ta’ data personali huwa obbligatorju għall-oqsma li ġejjin: isem, kunjom, titlu, indirizz tal-email, numru tal-kandidat (fejn applikabbli), lingwi ppreferiti għall-komunikazzjoni. Jekk ma tipprovdix id-data personali tiegħek, ma tkunx tista’ tibgħat il-mistoqsija tiegħek lis-Servizz ta’ Kuntatt tal-Kandidati.

5. Għal kemm żmien inżommu d-data personali tiegħek?

L-EPSO jżomm biss id-data personali tiegħek għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri, jiġifieri għal sentejn li jibdew mid-data li fiha l-EPSO jirċievi d-data.

Fil-każ ta’ mistoqsijiet li jeħtieġu tip speċifiku ta’ pproċessar ulterjuri (ilmenti legali, eċċ.) jistgħu japplikaw perjodi differenti ta’ żamma; dawn huma speċifikati fir-rekords rilevanti tal-protezzjoni tad-data applikabbli għat-tip speċifiku ta’ pproċessar ulterjuri.

6. Kif nipproteġu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet applowdjati ta’ data, eċċ.) jinħażnu fis-servers tal-Kummissjoni Ewropea. L-operazzjonijiet ta’ pproċessar jitwettqu kollha skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ numru ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju tat-telf ta’ data, il-modifika ta’ data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

L-aċċess għad-data personali tiegħek hu pprovdut lill-persunal tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-persunal awtorizzat skont il-prinċipju ta’ “ħtieġa ta' tagħrif”. Tali persunal jirrispetta ftehimiet statutorji, u fejn meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

Riċevituri tad-data:

• Il-persunal tal-EPSO (u jekk applikabbli, il-bordijiet tas-selezzjoni) meħtieġ isegwi l-mistoqsijiet: ikollu aċċess għal kwalunkwe data meqjusa meħtieġa għat-twettiq tal-kompiti tiegħu.
• Il-Qrati tal-UE, is-Servizzi legali tal-awtorità tal-ħatra kkonċernata: f’każ ta’ talba jew ilment amministrattiv skont l-Artikolu 90(1) jew (2) tar-Regolamenti tal-Persunal, u/jew appell ġudizzjarju lill-Qrati tal-UE.
• L-OLAF, l-IDOC, l-IAS u l-Qorti tal-Awdituri: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet uffiċjali jew għal skopijiet ta’ awditjar.
• L-Ombudsman Ewropew: fuq talba, u limitat għal dak li huwa meħtieġ għal investigazzjonijiet jew inkjesti uffiċjali.

L-informazzjoni li niġbru mhi se tingħata lil ebda parti terza, ħlief sal-punt u għall-iskop li nistgħu nkunu meħtieġa li nagħmlu dan bil-liġi.

8. X’inhuma drittijietek u kif tista’ teżerċitahom?

Għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa d-data personali tiegħek u li tirranġaha f’każ li d-data personali tiegħek ma tkunx preċiża jew ma tkunx kompluta. Fejn ikun applikabbli, għandek id-dritt li tħassar id-data personali tiegħek, li tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li toġġezzjona għall-ipproċessar u d-dritt għall-portabbiltà tad-data.

Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a), għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek.

Inti tajt il-kunsens tiegħek biex id-data personali tiegħek tiġi pprovduta lill-EPSO għal din l-operazzjoni ta’ pproċessar. Inti tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar mhux se jaffettwa l-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.

Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk neċessarju, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom tinsab fl-Intestatura 9 hawn taħt.

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza/i tar-Rekord tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 hawn taħt).

9. Informazzjoni ta’ kuntatt:
    

• Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, permezz tal-Formola Online tal-EPSO.

• L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

• Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (KEPD)

Inti għandek id-dritt tirrikorri (jiġifieri tista’ tressaq ilment) għand il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li nkisru d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali tiegħek mill-Kontrollur tad-Data.

10. Fejn tista’ ssib aktar informazzjoni ddettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew iddokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru permezz tal-link li ġej: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-Referenza tar-Rekord li ġejja: DPR-EC-01156.