OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V tomto prohlášení o ochraně soukromí jsou obsaženy informace o zpracování a ochraně vašich osobních údajů.

Operace zpracování: EPSO – Kontaktní středisko EPSO pro uchazeče

Správce údajů: EPSO

Referenční číslo: DPR-EC-01156.1

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001.

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů se vaše osobní údaje zpracovávají, jakým způsobem je shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jak zajišťujeme ochranu všech údajů, které získáme. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace používány a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte vy. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže jsou uvedeny informace týkající se operace zpracování „EPSO – Kontaktní středisko EPSO pro uchazeče“, kterou provádí úřad EPSO.

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Úřad EPSO shromažďuje a využívá vaše osobní údaje pro účely ke zpracování a vyřízení žádostí o informace a různých dalších dotazů zaslaných úřadu EPSO prostřednictvím jeho kontaktního střediska pro uchazeče.

Kontaktní středisko EPSO pro uchazeče je informační služba pro občany (včetně uchazečů), která poskytuje přímé, individuální odpovědi na otázky občanů nebo občany odkáže na jiné vhodné zdroje informací či poradenství v otázkách týkajících se výběru zaměstnanců pro orgány a instituce Evropské unie. V případě potřeby jsou občané přesměrováni na úředníka toho orgánu, instituce nebo subjektu EU, který by měl být schopen jejich konkrétní problém vyřešit.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:

• je jejich zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen

• je jejich zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje

Základ pro zpracování údajů je stanoven v těchto právních předpisech Unie:

nařízení č. 31 (EHS), 11 (Euratom), kterým se stanoví služební řád úředníků a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii (Úř. věst. 45, 14.6.1962, s. 1385) ve znění nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) 2016/1611 ze dne 7. července 2016; rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a Veřejného ochránce práv 2002/620/ES ze dne 25. července 2002 o zřízení Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství; rozhodnutí generálních tajemníků Evropského parlamentu, Rady a Evropské komise, tajemníka Soudního dvora, generálních tajemníků Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a zástupce Evropského veřejného ochránce práv 2002/621/ES ze dne 25. července 2002 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství.

Zpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů – konkrétně údaje týkající se zdraví – jelikož:

• subjekt údajů udělil výslovný souhlas se zpracováním těchto osobních údajů pro jeden nebo více stanovených účelů
• je zpracování těchto údajů nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany, pokud je povoleno právem Unie poskytujícím vhodné záruky základních práv a zájmů subjektu údajů
• je toto zpracování nezbytné z důvodu významného veřejného zájmu na základě práva Unie, které je přiměřené sledovanému cíli, dodržuje podstatu práva na ochranu údajů a poskytuje vhodné a konkrétní záruky základních práv a zájmů subjektu údajů
  
   

4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

Za účelem zpracování shromažďuje EPSO tyto kategorie osobních údajů:

• jméno
• příjmení
• titul
• e-mailovou adresu
• číslo uchazeče (připadá-li v úvahu)
• upřednostňované jazyky komunikace
• telefonní číslo (nepovinné)
• případně další kategorie osobních údajů obsažené v textu žádosti či dotazu

Poskytnutí osobních údajů je povinné v případě těchto položek: jméno, příjmení, titul, e-mailová adresa, číslo uchazeče (připadá-li v úvahu), upřednostňované jazyky pro komunikaci. Pokud své osobní údaje neuvedete, nebudete moci svou žádost či dotaz na kontaktní středisko pro uchazeče podat.

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

EPSO vaše osobní údaje uchovává pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu jejich shromáždění nebo dalšího zpracování, tj. po dobu dvou let ode dne, kdy úřad EPSO údaje obdrží.

V případě žádostí nebo dotazů, které vyžadují zvláštní druh dalšího zpracování (právní stížnosti atd.), mohou platit různé lhůty pro uchovávání údajů. Tyto lhůty jsou specifikovány v příslušných záznamech o ochraně údajů, které se vztahují na konkrétní druh dalšího zpracování.

6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané soubory dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise. Veškeré operace zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů Komise zavedla řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha osobních zpracovávaných údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k údajům pouze na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit za účelem jejich zpracování.

7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Příjemci údajů jsou:

• zaměstnanci úřadu EPSO (a případně výběrové komise), kteří jsou povinni na žádosti a dotazy reagovat: mají přístup k veškerým údajům, které se pokládají za nezbytné pro plnění jejich úkolů
• soudy EU, právní služba příslušného orgánu oprávněného ke jmenování: v případě správní žádosti nebo stížnosti podle čl. 90 odst. 1 nebo 2 služebního řádu a/nebo soudního odvolání k soudům EU
• OLAF, IDOC, Útvar interního auditu a Účetní dvůr: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování nebo auditu
• evropský veřejný ochránce práv: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování a šetření

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládají právní předpisy.

8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako „subjekt údajů“ máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. V příslušných případech máte právo na výmaz svých osobních údajů, omezení zpracování vašich osobních údajů, vznesení námitky proti zpracování a právo na přenositelnost údajů.

Z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace můžete proti zpracování svých osobních údajů, které se provádí zákonným způsobem podle čl. 5 odst. 1 písm. a), vznést námitku.

Pro účely této operace zpracování údajů jste úřadu EPSO udělili souhlas s poskytnutím svých osobních údajů. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením této skutečnosti správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného před tím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétních operací zpracování údajů, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).

9. Kontaktní údaje
    

• Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů prostřednictvím internetového formuláře EPSO.

• Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

10. Kde najdete podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík je k dispozici zde: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-01156.