PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Această declarație de confidențialitate oferă informații cu privire la prelucrarea și protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Operațiunea de prelucrare: EPSO – Serviciul de contact pentru candidați

Operatorul de date: EPSO

Nr. de referință al înregistrării: DPR-EC-01156.1

Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) s-a angajat să vă protejeze datele personale și să respecte dreptul dumneavoastră la viață privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date [și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001].

Această declarație de confidențialitate explică de ce prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, cum colectăm, procesăm și protejăm toate datele cu caracter personal care ne sunt furnizate, cum utilizăm informațiile obținute astfel și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, indică datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, precum și datele responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informații referitoare la operațiunea de prelucrare „EPSO – Serviciul de contact pentru candidați”, desfășurată de EPSO.

De ce și cum vă prelucrăm datele cu caracter personal?

Scopul operațiunii de prelucrare: EPSO colectează și utilizează datele dumneavoastră personale pentru a vă trata solicitările de informații trimise către EPSO prin Serviciul de contact pentru candidați și pentru a vă răspunde.

Serviciul EPSO de contact pentru candidați este un serviciu de informare pentru cetățeni (inclusiv candidați) care le oferă răspunsuri directe și personalizate la întrebări referitoare la selecția personalului pentru instituțiile UE și/sau îi îndrumă către alte surse de informații/servicii de consiliere relevante. Când este cazul, cetățenii sunt puși în legătură cu un funcționar al instituțiilor UE sau al altui organism, care îi poate ajuta să-și rezolve problemele.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat și nici pentru crearea de profiluri.

Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele personale?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal deoarece:

• prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;

• prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului.

Temeiul juridic pentru prelucrare se regăsește în următoarele norme ale UE:

Regulamentul nr. 31 (CEE), 11 (Euratom) de stabilire a statutului funcționarilor și a regimului aplicabil celorlalți agenți ai Comunității Economice Europene și ai Comunității Europene a Energiei Atomice (JO 45, 14.6.1962, p. 1385), astfel cum a fost modificat ultima dată prin Regulamentul delegat (UE) 2016/1611 al Comisiei din 7 iulie 2016. Decizia nr. 2002/620/CE a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social, a Comitetului Regiunilor și a Ombudsmanului din 25 iulie 2002 de înființare a Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene. Decizia 2002/621/CE a secretarilor generali ai Parlamentului European, Consiliului și Comisiei Europene, a grefierului Curții de Justiție, a secretarilor generali ai Curții de Conturi, Comitetului Economic și Social și Comitetului Regiunilor și a reprezentantului Ombudsmanului European din 25 iulie 2002 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Selecția Personalului Comunităților Europene.

Prelucrăm o categorie specială de date cu caracter personal (cele referitoare la sănătate) întrucât:

persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri precizate;
prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor și al exercitării unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale și protecției sociale, în măsura în care această prelucrare este autorizată de dreptul Uniunii care prevede garanții adecvate pentru drepturile fundamentale și interesele persoanei vizate;
prelucrarea este necesară din motive de interes public major, în temeiul unei dispoziții din dreptul Uniunii care este proporțională cu obiectivul urmărit, respectă esența dreptului la protecția datelor și prevede măsuri corespunzătoare și specifice pentru protejarea drepturilor fundamentale și a intereselor persoanei vizate.

Ce categorii de date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, EPSO colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

prenume
nume de familie
termen de adresare
adresă de e-mail
numărul de candidat (dacă este cazul)
limbile de comunicare preferate
număr de telefon (opțional)
eventual alte categorii de date personale din textul solicitării.

Pentru următoarele câmpuri, furnizarea datelor personale este obligatorie: nume, prenume, termen de adresare, adresa de e-mail, număr de candidat (dacă este cazul), limbile de comunicare preferate. Dacă nu introduceți aceste date personale, nu veți putea trimite solicitarea la Serviciul de contact pentru candidați.

Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?

EPSO vă păstrează datele personale numai pe perioada necesară pentru a îndeplini scopul colectării sau al prelucrării ulterioare a informațiilor, și anume 2 ani de la data la care primește datele respective.

Perioada de păstrare poate fi diferită pentru solicitările care necesită un anumit tip de prelucrare suplimentară (de exemplu, pentru plângerile juridice). În astfel de cazuri, perioada este precizată în declarațiile privind protecția datelor personale aferente tipurilor respective de prelucrare.

Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, loturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară respectând Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Pentru a proteja datele dumneavoastră cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Printre măsurile tehnice se numără acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea în mediul online, riscul pierderii de date, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal care sunt prelucrate. Măsurile organizatorice includ acordarea accesului la datele cu caracter personal doar persoanelor autorizate care au un interes legitim să le cunoască în contextul acestei operațiuni de prelucrare.

Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea operațiunii de prelucrare în cauză și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul menționat trebuie să respecte dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

Destinatarii datelor:

Angajații EPSO (și, dacă este cazul, comisiile de evaluare) care trebuie să trateze solicitările – au acces la orice date considerate necesare pentru a-și îndeplini atribuțiile.
Instanțele UE, serviciile juridice ale autorității împuternicite să facă numiri în cauză – în cazul unei cereri administrative sau al unei plângeri în temeiul articolului 90 alineatul (1) sau (2) din Statutul funcționarilor și/sau al unui recurs jurisdicțional adresat instanțelor UE.
OLAF, IDOC, IAS și Curtea de Conturi: la cerere și limitat la informațiile necesare pentru investigații oficiale sau pentru audit.
Ombudsmanul European: la cerere și limitat la informațiile necesare pentru investigații și anchete oficiale.

Informațiile pe care le colectăm nu vor fi divulgate niciunui terț, cu excepția cazului în care acest lucru este prevăzut de lege.

Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?

În calitate de persoană vizată (conform definiției din capitolul III, articolele 14-25 din Regulamentul (UE) 2018/1725), aveți o serie de drepturi specifice, în special dreptul de a accesa datele dumneavoastră cu caracter personal și de a le rectifica, dacă sunt inexacte sau incomplete. După caz, aveți dreptul de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal, de a restricționa prelucrarea lor sau de a vă opune acesteia, precum și dreptul la portabilitatea datelor.

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a), din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Ați consimțit să furnizați EPSO datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul efectuării prezentei operațiuni de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment prin notificarea operatorului de date. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de această retragere.

Vă puteți exercita drepturile contactându-l pe operatorul de date sau, în cazul unui conflict, pe responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, vă puteți adresa și Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate la rubrica 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să le descrieți în cererea dumneavoastră [și anume să furnizați numărul (numerele) de referință din registru, după cum se specifică în secțiunea 10 de mai jos].

Date de contact

Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date folosind formularul online EPSO.

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

Aveți dreptul de a face recurs (și anume, puteți depune o plângere) la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu) în cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date.

Unde puteți găsi mai multe informații?

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie, care au fost documentate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost înregistrată în registrul public al RPD cu numărul de referință: DPR-EC-01156.