4. Λόγοι για τους οποίους μια καταγγελία μπορεί να θεωρηθεί μη παραδεκτή

Υπό ορισμένες περιστάσεις, μια καταγγελία μπορεί να θεωρηθεί μη παραδεκτή. Οι μη παραδεκτές καταγγελίες απορρίπτονται από την EPSO χωρίς να εξετάζονται επί της ουσίας.

4.1. Μη ολοκλήρωση των υποχρεωτικών βημάτων

Οι υποψήφιοι και οι υποψήφιες που δεν έχουν ολοκληρώσει επιτυχώς τα βήματα που απαιτούνται για τη διασφάλιση της ετοιμότητας για την εξ αποστάσεως εξεταστική συνεδρία, και συγκεκριμένα τον υποχρεωτικό έλεγχο τεχνικών προϋποθέσεων, τον/τους απαιτούμενο/-ους συγχρονισμό/-ούς, μια δοκιμή συνδεσιμότητας ή έναν έλεγχο του συστήματος και/ή μια δοκιμασία προσομοίωσης, ανάλογα με τη συγκεκριμένη δοκιμασία, δεν θα μπορούν να υποβάλουν καταγγελία.

Ο έλεγχος τεχνικών προϋποθέσεων είναι απαραίτητος για την επαλήθευση της τεχνικής ικανότητας και της ετοιμότητας του υποψήφιου ή της υποψήφιας για τη χρήση του περιβάλλοντος της δοκιμασίας.

4.2. Μη επίλυση προβλημάτων

Οι καταγγελίες υποψηφίων που δεν επέλυσαν σύμφωνα με τις παρεχόμενες οδηγίες τα προβλήματα που προέκυψαν θα θεωρούνται μη παραδεκτές. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ακολουθούνται τα βήματα που περιγράφονται στις οδηγίες σχετικά με την επίλυση προβλημάτων.
Οι υποψήφιοι και οι υποψήφιες θα πρέπει πρώτα να προσπαθήσουν να επιλύσουν τα προβλήματα ανεξάρτητα, και στη συνέχεια να επικοινωνήσουν χωρίς καθυστέρηση με την υπηρεσία υποστήριξης (helpdesk) του παρόχου της δοκιμασίας μέσω του διαύλου επικοινωνίας που αναφέρεται στις οδηγίες για να ζητήσουν περαιτέρω βοήθεια.

4.3. Εκπρόθεσμη υποβολή καταγγελίας

Οι καταγγελίες υποψηφίων που δεν υποβάλλουν την καταγγελία τους εντός της καθορισμένης προθεσμίας μετά την ολοκλήρωση των δοκιμασιών τους δεν λαμβάνονται υπόψη.
Η έγκαιρη υποβολή των καταγγελιών είναι πολύ σημαντική για την αποτελεσματική επίλυσή τους και για την εξασφάλιση της ακεραιότητας της διαδικασίας εξέτασης.

4.4. Ανεπαρκής τεκμηρίωση ή αποδεικτικά στοιχεία

Οι καταγγελίες που δεν συνοδεύονται από επαρκή αποδεικτικά στοιχεία ή τεκμηρίωση για την υποστήριξη του αναφερόμενου τεχνικού ζητήματος δεν θεωρούνται παραδεκτές. Για να διευκολυνθεί η διαδικασία διερεύνησης και επίλυσης των προβλημάτων, είναι σημαντικό οι υποψήφιες και οι υποψήφιοι να παρέχουν τις προαναφερόμενες λεπτομερείς πληροφορίες.

Επιπλέον, οι υποψήφιοι και οι υποψήφιες πρέπει να εξηγούν διεξοδικά το τεχνικό πρόβλημα που ανέκυψε, συμπεριλαμβανομένων όλων των σχετικών περιστάσεων ή των βημάτων που είχαν ακολουθήσει προτού προκύψει το πρόβλημα, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο προσπάθησαν να το επιλύσουν. Η μη παροχή επαρκών εξηγήσεων σχετικά με το ζήτημα που ανέκυψε θα καταστήσει αδύνατη τη διερεύνηση της καταγγελίας και, ως εκ τούτου, την καθιστά μη παραδεκτή.

Τα ουσιώδη στοιχεία που αποτελούν επαρκή εξήγηση είναι τα ακόλουθα:

Περιγραφή του ζητήματος: ακριβής και πλήρης περιγραφή του προβλήματος, συμπεριλαμβανομένου του τι πήγε στραβά και του τρόπου με τον οποίο επηρέασε τη συμμετοχή στη δοκιμασία.
Χρονικός προσδιορισμός του ζητήματος: ο ακριβής χρόνος και η διάρκεια του ζητήματος, στοιχείο που μπορεί να βοηθήσει στη συσχέτιση με τα αρχεία καταγραφής του συστήματος και με τις αναφορές άλλων υποψηφίων.
Ενέργειες για την αντιμετώπιση του προβλήματος: λεπτομερής περιγραφή τυχόν βημάτων που ακολουθήθηκαν ή ενεργειών που πραγματοποίησε η υποψήφια ή ο υποψήφιος για την επίλυση του ζητήματος προτού ζητήσει βοήθεια.
Ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν σε συνεργασία με τον πάροχο της δοκιμής για την επίλυση του προβλήματος, συμπεριλαμβανομένου του διαύλου επικοινωνίας που χρησιμοποιήθηκε.
Μηνύματα σφάλματος: τυχόν συγκεκριμένα μηνύματα ή κωδικοί σφάλματος που εμφανίστηκαν όταν ανέκυψε το πρόβλημα.
Πληροφορίες σχετικά με το περιβάλλον: πληροφορίες σχετικά με τη συσκευή, το λειτουργικό σύστημα, τον φυλλομετρητή, τις εκδόσεις, τις ρυθμίσεις και τη σύνδεση στο διαδίκτυο που χρησιμοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της εμφάνισης του προβλήματος.
Στιγμιότυπα οθόνης, ή οπτικές εγγραφές: οπτικά αποδεικτικά στοιχεία, όπως στιγμιότυπα οθόνης ή εγγραφές οθόνης, που καθιστούν σαφές το πρόβλημα όπως συνέβη, ει δυνατόν.
Αντίκτυπος στη διεξαγωγή της δοκιμασίας: επεξήγηση του τρόπου με τον οποίο το ζήτημα επηρέασε την ικανότητα της υποψήφιας ή του υποψήφιου να ολοκληρώσει τη δοκιμασία ή συγκεκριμένα μέρη της.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η EPSO μπορεί να ζητήσει από τον υποψήφιο ή την υποψήφια να προσκομίσει πρόσθετα τεχνικά αρχεία, όπως στιγμιότυπα οθόνης των ρυθμίσεων του υπολογιστή ή της έκδοσης της εφαρμογής, προκειμένου να επαληθεύσει ότι τηρήθηκαν όλες οι οδηγίες που δόθηκαν.

4.5. Προβλήματα μη τεχνικής φύσεως

Κατά την εξέταση καταγγελιών που αφορούν προβλήματα μη τεχνικής φύσεως, είναι σημαντικό να προσδιορίζονται οι λόγοι για τους οποίους ορισμένα ζητήματα ενδέχεται να μην θεωρούνται βάσιμοι λόγοι για καταγγελία:

Ενοχλήσεις από το περιβάλλον
Οι θόρυβοι ή άλλοι παράγοντες που αποσπούν την προσοχή των υποψηφίων στο περιβάλλον στο οποίο πραγματοποιούν τις δοκιμασίες μπορεί πράγματι να δυσχεράνουν τη συγκέντρωση των υποψηφίων, όμως πρέπει να καταστεί σαφές ότι τέτοιες διαταραχές εκφεύγουν του ελέγχου των διοικητικών υπαλλήλων των δοκιμασιών (της EPSO και των παρόχων των δοκιμασιών της). Εξωτερικοί παράγοντες, όπως θόρυβοι από οικοδομικές εργασίες ή οικιακοί θόρυβοι, προέρχονται εκτός του περιβάλλοντος της δοκιμασίας και δεν μπορούν να αποδοθούν στην ίδια τη διαδικασία της εξ αποστάσεως εξέτασης. Ωστόσο, συμβάντα όπως απροσδόκητες διακοπές ρεύματος ή εκκενώσεις έκτακτης ανάγκης μπορούν να θεωρηθούν ανωτέρα βία (βλ. ενότητα 5 – «Πολιτική για περιπτώσεις ανωτέρας βίας»).

Σωματική δυσφορία
Οι υποψήφιοι και οι υποψήφιες που αισθάνονται σωματική δυσφορία κατά τη διάρκεια παρατεταμένων περιόδων εξέτασης μπορεί να δυσκολευτούν να παραμείνουν συγκεντρωμένοι/συγκεντρωμένες. Ωστόσο, η δυσφορία που προκύπτει από εργονομικά ζητήματα ή προϋπάρχουσες σωματικές παθήσεις δεν συνδέεται εγγενώς με τον τρόπο διεξαγωγής της εξ αποστάσεως δοκιμασίας. Προκειμένου να μετριαστούν τα προβλήματα αυτά, συνιστάται στις υποψήφιες και τους υποψήφιους να φροντίσουν για την άνεση και την καλή τους κατάσταση πριν και κατά τη διάρκεια της εξέτασης.

Προβλήματα διαχείρισης του χρόνου
Κατά τις εξ αποστάσεως εξετάσεις οι υποψήφιοι και οι υποψήφιες θα πρέπει να διαχειριστούν αποτελεσματικά τον χρόνο τους, μια ικανότητα που είναι εξάλλου ουσιαστικής σημασίας για τη μετέπειτα επαγγελματική τους σταδιοδρομία. Ακόμη και αν προκύψουν προβλήματα με την τήρηση του χρονοδιαγράμματος ή απροσδόκητες διακοπές, αναμένεται από τις υποψήφιες και τους υποψήφιους να προσαρμόζονται αναλόγως και να οργανώνουν τον χρόνο τους στρατηγικά. Καταγγελίες που αφορούν δυσκολίες στη διαχείριση του χρόνου μπορεί να μην θεωρηθούν βάσιμες εάν οφείλονται σε παράγοντες που δεν σχετίζονται με την ίδια τη διαδικασία εξέτασης, όπως προσωπικοί παράγοντες που αποσπούν την προσοχή ή άλλες υποχρεώσεις των υποψηφίων οι οποίες συμπίπτουν χρονικά με τη δοκιμασία.

Δυσαρέσκεια με την επιτήρηση

Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να προκύψει δυσαρέσκεια με τις μεθόδους εξ αποστάσεως επιτήρησης ή τη διαδικασία για τον έλεγχο του περιβάλλοντος διεξαγωγής της δοκιμασίας, ή εάν οι εξεταζόμενοι/εξεταζόμενες κατηγορηθούν για ύποπτη συμπεριφορά ή θεωρήσουν ότι υπάρχει μεροληψία στον τρόπο επιτήρησης. Αυτά δεν συνιστούν βάσιμους λόγους υποβολής καταγγελιών εάν δεν επηρεάζουν σημαντικά το αδιάβλητο ή την αμεροληψία της εξέτασης.

4.6. Παραβάσεις των κανόνων εξέτασης

Η διατήρηση του αδιάβλητου της διαδικασίας εξέτασης είναι υψίστης σημασίας και τα άτομα που διαπιστώνεται ότι παραβιάζουν τους κανόνες για τις δοκιμασίες (π.χ. ακατάλληλη/ανάρμοστη συμπεριφορά, αντιγραφή/εξαπάτηση κατά τη διάρκεια των δοκιμασιών, καταγραφή διαδικτυακών δοκιμασιών ή απόπειρα χειραγώγησης της δίκαιης διεξαγωγής των δοκιμασιών ή υπονόμευσης του αδιάβλητου της διαδικασίας του διαγωνισμού με οποιονδήποτε άλλο τρόπο) ενδέχεται να αντιμετωπίσουν πειθαρχικές κυρώσεις και να υποστούν τις συνέπειες, όπως αποκλεισμό από συγκεκριμένο διαγωνισμό ή διαδικασία επιλογής· ή απαγόρευση συμμετοχής σε γενικούς διαγωνισμούς ή διαδικασίες επιλογής για συγκεκριμένη περίοδο. Η EPSO διατηρεί το δικαίωμα να αναστείλει την εξέταση καταγγελιών που αφορούν τεχνικά ή άλλα συγκεκριμένα ζητήματα όταν υπάρχουν εύλογες ενδείξεις ότι ο υποψήφιος ή η υποψήφια που υπέβαλε την καταγγελία ενδέχεται να έχει παραβιάσει τους κανόνες της δοκιμασίας. Σε περίπτωση αποκλεισμού υποψήφιας ή υποψήφιου από διαγωνισμό λόγω παραβίασης των κανόνων του, οι καταγγελίες που έχει υποβάλει απορρίπτονται ως άνευ αντικειμένου χωρίς να εξεταστούν περαιτέρω.

4.7. Μη τήρηση των οδηγιών για τη διεξαγωγή της εξέτασης

Καταγγελίες που προκύπτουν από μη τήρηση από υποψήφια ή υποψήφιο των αντίστοιχων οδηγιών ή κατευθυντήριων γραμμών για τις δοκιμασίες δεν λαμβάνονται υπόψη. Είναι σημαντικό οι υποψήφιοι και οι υποψήφιες να τηρούν όλες τις οδηγίες που παρέχονται πριν και κατά τη διάρκεια των δοκιμασιών, ώστε να ελαχιστοποιείται ο κίνδυνος τεχνικών προβλημάτων και να εξασφαλίζεται η ομαλή συμμετοχή τους στις εξετάσεις.