Vakinainen henkilöstö – avoimet kilpailut:

Hakemuksessa ilmoitetut tiedot (henkilöllisyys, koulutus ja työkokemus) on todistettava seuraavilla todistusasiakirjoilla:

1. Henkilöllisyys: jäljennös voimassa olevasta henkilökortista tai passista.

2. Koulutus: 

• Lataa järjestelmään todistukset keskiasteen koulutuksesta (AST-SC- ja AST-kilpailut) tai keskiasteen jälkeisestä koulutuksesta (AST- ja AD-kilpailut) sekä luettelo suorittamistasi kursseista.
• Varmista, että mukana on tutkintotodistus, joka oikeuttaa osallistumaan kilpailuun kilpailuilmoituksen kohdassa 3.3 ”Erityiset edellytykset – tutkinnot, todistukset ja työkokemus” vaaditun mukaisesti, ja että siinä on näkyvissä nimesi sekä (tilanteen mukaan) leimat, allekirjoitukset ja sarjanumerot.   

• Lisää todistukset osallistumisesta koulutuksiin, jos koulutuksilla on merkitystä osallistumisedellytysten täyttymisen kannalta (ks. kilpailuilmoitus).

  Sekä jäsenvaltioissa että EU:n ulkopuolisissa maissa myönnetyillä oppiarvoilla, tutkintotodistuksilla ja/tai muilla todistuksilla on oltava EU:n jäsenvaltion toimivaltaisen viranomaisen hyväksyntä. 
  Ks. myös Hyväksyykö EPSO EU:n ulkopuolisissa maissa suoritetut tutkinnot tai annetut tutkintotodistukset?

3. Työkokemus:

Toimita asiakirjat, joista käy ilmi työtehtävien luonne ja työkokemuksen kesto. Valintalautakunta ei ota huomioon työjaksoja, joista ei ole liitetty mukaan myös toimenkuvausta. Huomaa, että käynnissä olevassa hallintovirkamieskilpailussa (AD 5) ei edellytetä työkokemusta.

Seuraavassa on esimerkkejä asiakirjoista, joita hakijoiden olisi toimitettava.

3.1. Palkkatyö: 

• Nykyisen työnantajan ja entisten työnantajien antamat asiakirjat, joista käy ilmi työtehtävien luonne ja taso (esim. esimiehen suosituskirjeet, työtehtäviä kuvaavat arviointiraportit, työnantajan toimittamat työnkuvaukset, työsopimukset, mukaan lukien yksityiskohtaiset kuvaukset hoidetuista tehtävistä).
• Työsopimukset, joissa on työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, tai ensimmäinen ja viimeinen palkkakuitti.

Huom. Asiakirjojen on oltava päivättyjä ja niissä on oltava hakijan nimi, yrityksen virallinen tunniste, leima sekä vastuuhenkilön nimi ja allekirjoitus.

3.2. Itsenäiset ammatinharjoittajat / vapaat ammatit: 

• laskut, sopimukset, tilauslomakkeet  
• sähköpostiviestinvaihto
• kokouspöytäkirjat
• verotukseen liittyvät asiakirjat
• todistus ammatillisen järjestön jäsenyydestä.

Tärkeää tietoa

• Todistusasiakirjat voivat olla millä tahansa EU:n 24 virallisesta kielestä, ja niiden on osoitettava todeksi hakulomakkeessa annetut tiedot. Jokaiseen ansioluettelon tietueeseen (koulutus ja työkokemus) on liitettävä asianmukaiset todistusasiakirjat, muuten niitä ei oteta huomioon. 
• Hakijan on huolehdittava siitä, että hän toimittaa valintalautakunnalle kaikki tiedot ja asiakirjat, joita lautakunta tarvitsee sen varmistamiseksi, että hakija täyttää kilpailuilmoituksessa asetetut edellytykset.
• Jos hakija ei toimita riittäviä asiakirjatodisteita kilpailuilmoituksessa mainittuun määräaikaan mennessä, voidaan katsoa, ettei hän täytä osallistumisedellytyksiä, ja hänet voidaan sulkea pois kilpailusta. 
• Kielitaidosta ei yleensä vaadita todistuksia (tarkista poikkeukset kilpailuilmoituksesta). 
• Hakijaan voidaan tarvittaessa ottaa yhteyttä sähköpostitse ja häneltä voidaan pyytää johonkin tutkintotodistukseen tai työkokemukseen liittyviä lisätietoja tai asiakirjoja.

Varmista, että toimitat kaikki asiakirjat, jotka sinulla on käytettävissäsi ja joiden jakamiseen sinulla on oikeus. Toimittamiasi asiakirjoja käsitellään EPSOn tietosuojaselosteen mukaisesti.

Lisätietoja on kilpailuilmoituksessa, erityisesti osiossa ”Liiteasiakirjat”, ja Usein kysyttyä -sivujen kohdassa Kelpoisuusehdot.

Sopimussuhteisen henkilöstön valintamenettelyt:

Sopimussuhteisten toimihenkilöiden valintamenettelyihin osallistuvat hakijat eivät voi ladata todistusasiakirjoja CAST/P-hakemukseensa EPSO-tilillään. 

Todistusasiakirjoja pyydetään palvelukseenottokokeiden aikana ja/tai ennen palvelukseen ottamista.

Hakijoiden on pystyttävä asiakirjojen avulla todistamaan hakemuslomakkeessa ilmoittamansa tiedot (pätevyyden, kokemuksen, kielitaidon jne. osalta). Palvelukseen ottavat yksiköt ilmoittavat hakijoille, mitä asiakirjoja (jäljennöksiä tai alkuperäiskappaleita) heidän on esitettävä ja milloin.

EPSO ei voi antaa tietoja säännöistä, joita kukin palvelukseen ottava yksikkö noudattaa. Jäljempänä annetut tiedot ovat vain esimerkkejä.

1. Henkilöllisyys: jäljennös voimassa olevasta henkilökortista tai passista.

2. Koulutus:

• jäljennös tutkintotodistuksista ja/tai opintotodistuksista, jotka todistavat koulutuksen. 
• EU:n ulkopuolisessa maassa myönnettyjen tutkintotodistusten tai muiden todistusten osalta on toimitettava jonkin EU:n jäsenvaltion toimivaltaisen viranomaisen antama vastaavuustodistus.

3. Työkokemus

Kaikki ilmoitetut työssäolojaksot on näytettävä toteen seuraavassa mainituilla alkuperäisillä asiakirjoilla tai niiden oikeaksi todistetuilla jäljennöksillä:

3.1. Palkkatyö: 

 – Nykyisen työnantajan ja entisten työnantajien antamat asiakirjat, joista käy ilmi työtehtävien luonne ja taso (esim. esimiehen suosituskirjeet, työtehtäviä kuvaavat arviointiraportit, työnantajan toimittamat työnkuvaukset, työsopimukset, mukaan lukien yksityiskohtaiset kuvaukset hoidetuista tehtävistä). 

                 – Työsopimukset, joissa on työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, tai ensimmäinen ja viimeinen palkkakuitti.

Huom. Asiakirjojen on oltava päivättyjä ja niissä on oltava hakijan nimi, yrityksen virallinen tunniste, leima sekä vastuuhenkilön nimi ja allekirjoitus.

3.2. Itsenäiset ammatinharjoittajat / vapaat ammatit: 

• laskut, sopimukset, tilauslomakkeet  
• sähköpostiviestinvaihto
• kokouspöytäkirjat
• verotukseen liittyvät asiakirjat
• todistus ammatillisen järjestön jäsenyydestä.

3.3. Freelancekääntäjät: Asiakirjat, joista käy ilmi työskennellyt ajanjaksot sekä käännettyjen sivujen määrä.

3.4. Freelancetulkit: Asiakirjat, joista käy ilmi tulkkauspäivien määrä ja tulkkauksen lähde- ja kohdekielet.