Izjava o varstvu podatkov

VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o
obdelavi in varstvu vaših osebnih podatkov.

Postopek obdelave podatkov: Izbor stalnega osebja evropskih institucij, organov in agencij z natečaji

Upravljavec podatkov: EPSO

Referenčna oznaka:  DPR-EC-30388

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Uredbo (ES) št.45/2001).

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj obdelujemo vaše osebne podatke, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo, kako navedene informacije uporabljamo in katere pravice imate v zvezi s svojimi osebnimi podatki. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V nadaljevanju so predstavljene informacije v zvezi s postopkom obdelave, ki ga izvaja urad EPSO: Izbor stalnega osebja evropskih institucij, organov in agencij z natečaji.

2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke

Namen obdelave podatkov: Urad EPSO zbira in uporablja vaše osebne podatke za naslednje namene:

• organizacija javnih in notranjih natečajev za izbor in zaposlitev stalnega osebja EU,
• upravljanje upravnih vidikov prijave in zaporednih faz natečajev ter
• upravljanje rezervnih seznamov in spremljanje njihove uporabe.

Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.
 

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke

Vaše osebne podatke obdelujemo, ker:

• je obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije;
• je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti upravljavca.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je določena v naslednjih pravnih aktih Unije:

Uredba št. 31(EGS), 11(ESAE) o kadrovskih predpisih za uradnike in pogojih za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo (UL 45, 14. 6. 1962, str. 1385), kakor je bila nazadnje spremenjena z Delegirano uredbo Komisije (EU) 2016/1611 z dne 7. julija 2016; Sklep št. 2002/620/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča, Računskega sodišča, Ekonomsko-socialnega odbora, Odbora regij in Evropskega varuha človekovih pravic z dne 25. julija 2002 o ustanovitvi Urada za izbor osebja Evropskih skupnosti. Sklep 2002/621/ES generalnih sekretarjev Evropskega parlamenta, Sveta in Evropske komisije, sodnega tajnika Evropskega sodišča, generalnih sekretarjev Računskega sodišča, Ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij ter predstavnika Evropskega varuha človekovih pravic z dne 25. julija 2002 o organizaciji in delovanju Urada za izbor osebja Evropskih skupnosti.
 

Obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov, zlasti podatke v zvezi z zdravjem, iz naslednjih razlogov:

• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je izrecno privolil v obdelavo navedenih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za namene izpolnjevanja obveznosti in izvajanja posebnih pravic upravljavca ali posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, na področju delovnega prava ter prava socialne varnosti in socialnega varstva, če to dovoljuje pravo Unije, ki zagotavlja ustrezne zaščitne ukrepe za temeljne pravice in interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

V prijavnici morajo kandidati odgovoriti na naslednje vprašanje: „Ali zaradi invalidnosti ali obolenja potrebujete posebne prilagoditve testnega okolja?“ V primeru pozitivnega odgovora morajo zagotoviti podatke o svojem zdravju, in sicer podatke o invalidnosti ali zdravstvenem stanju, zaradi katerega potrebujejo prilagoditve, in ustrezna dokazila. Zbiranje takih podatkov je potrebno za objektivno oceno urada EPSO o situaciji posameznega kandidata, da bi jim ponudili ustrezne prilagoditve za opravljanje testov in omogočili testiranje v najboljših možnih razmerah glede na njihove potrebe. Podatki v zvezi z zdravjem, ki jih zagotovijo kandidati, zajemajo več kategorij: začasno zdravstveno stanje, trajno zdravstveno stanje/invalidnost, nosečnost/dojenje.

4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo

Za ta postopek obdelave urad EPSO zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

• Osebni podatki za ugotavljanje istovetnosti kandidatov: ime/-na, priimek/-ki, ki se trenutno uporablja(-jo), priimek/-ki ob rojstvu, datum rojstva, spol, državljanstvo/-va, glavni jezik, vrsta in številka identifikacijskega dokumenta, kopija identifikacijskega dokumenta z vsemi osebnimi podatki, ki jih vsebuje, nacionalna identifikacijska številka, fotografija, e-naslov, številka prijave za natečaj, skrivna identifikacijska številka, dodeljena za namene anonimnega ocenjevanja testov, „številka upravičenca“, ki se uporablja za preverjanje istovetnosti pri računalniško podprtem testiranju. Za notranje natečaje tudi identifikacijska številka uslužbenca, upravni status, funkcionalna skupina in razred.
• Osebni podatki kandidatov, potrebni za navezovanje stikov in praktično organizacijo testov: naslov, poštna številka, kraj, država, telefonske številke, jeziki za korespondenco, jeziki testiranja; podatki, ki jih kandidat zagotovi o posebnih potrebah (zlasti zdravstveno stanje in/ali invalidnost); podatki o družinskih, socialnih in poklicnih odnosih, ki bi lahko pomenili navzkrižje interesov.
• Osebni podatki kandidatov, potrebni za oceno izpolnjevanja pogojev za pripustitev k natečaju in/ali meril za sodelovanje iz razpisa natečaja in za oceno motivacije: izobrazba, delovne izkušnje, strokovno in tehnično znanje, znanje jezikov.
• Rezultati kandidatov na različnih stopnjah natečaja in podatki v zvezi z ocenjevanjem kandidatovih kvalifikacij, spretnosti in kompetenc (število točk in opombe izbirne komisije).

Navedba osebnih podatkov je obvezna za vsa polja v spletni prijavnici, ki so označena z zvezdico (*). Če ta polja niso izpolnjena, prijava ni mogoča.

Podatki, ki sodijo v kategorijo rezultatov kandidatov na različnih stopnjah natečaja, in podatki o oceni njihovih kvalifikacij, spretnosti in kompetenc (število točk in opombe izbirne komisije) se zbirajo med izbirnim postopkom ter so rezultat ocenjevanja, ki ga opravi izbirna komisija.
 

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke

Urad EPSO osebne podatke hrani samo toliko časa, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave, in sicer:

• za posamezno dokumentacijo kandidatov, ki so bili izključeni iz natečaja, za obdobje dveh let od datuma, ko je bil kandidat izključen iz natečaja;
• za posamezno dokumentacijo kandidatov, uvrščenih na rezervni seznam določenega natečaja, za obdobje dveh let od zaprtja rezervnega seznama;
• za referenčno dokumentacijo v zvezi z organizacijo natečajev, za obdobje desetih let od zaključka natečaja;
• za osebne podatke kandidatov, zagotovljene v okviru prijave za določeni natečaj, ki ni bila pravočasno potrjena, za obdobje enega leta od zaključka prijavnega obdobja natečaja.
   

6. Kako varujemo vaše osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (e-pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali njenih pogodbenih izvajalcev.  Vsi postopki obdelave podatkov se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave vaših podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz uporabe splošne uredbe o varstvu podatkov v državah članicah EU (Uredba (EU) 2016/679).

Za varovanje osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotovitev spletne varnosti, za zaščito pred izgubo ali spremembo podatkov ali nepooblaščenim dostopom, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga pomeni obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave podatkov.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za njihovo obdelavo, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom potrebe po seznanitvi. To osebje zavezujejo zakonsko določeni in po potrebi dodatni sporazumi o varovanju zaupnih podatkov.

Prejemniki podatkov:

izbirne komisije, v pravilih določeni ocenjevalci (izpraševalci v svetovalni funkciji) v smislu člena 3 Priloge III h kadrovskim predpisom in osebje urada EPSO: za namene ocenjevanja izpolnjevanja pogojev za pripustitev k natečaju in primerjalnih dosežkov kandidatov oziroma za zagotavljanje pomoči izbirnim komisijam:

• institucije in organi EU: za namene zaposlovanja (ne prejmejo informacij o invalidnosti, razen če kandidat dovoli prenos takih podatkov),
• sodišča EU, pravne službe zadevnega organa za imenovanja: v primeru upravne zahteve ali pritožbe v skladu s členom 90(1) ali (2) kadrovskih predpisov in/ali vložitve pravnega sredstva pri sodiščih EU,
• urad OLAF, Preiskovalni in disciplinski urad Komisije, Služba za notranjo revizijo in Računsko sodišče: na zahtevo in v obsegu, potrebnem za uradne preiskave ali revizijo,
• evropski varuh človekovih pravic: na zahtevo in v obsegu, potrebnem za uradne preiskave in poizvedbe,
• Evropski nadzornik za varstvo podatkov, pooblaščena oseba za varstvo podatkov: na zahtevo in v obsegu, potrebnem za uradne preiskave in poizvedbe,
• države članice EU: na podlagi kandidatove izrecne privolitve se za namene pomoči med izbirnim postopkom in pri zaposlovanju nacionalnim organom države članice/držav članic EU, katere/katerih državljan je, lahko posredujejo ime, priimek, e-naslov in referenčna številka natečaja.

Zbrane informacije se ne bodo posredovale tretjim osebam, razen v obsegu in za namene, zahtevane z zakonom.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavite

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa in popravka, če so vaši osebni podatki netočni ali nepopolni. Pod nekaterimi pogoji imate pravico do izbrisa vaših osebnih podatkov, do omejitve njihove obdelave, do ugovora njihovi obdelavi in do prenosljivosti podatkov.

Pravico do ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov, ki je bila zakonito izvedena v skladu s členom 5(1)(a), lahko uveljavljate na podlagi razlogov, ki so povezani z vašimi osebnimi okoliščinami. 

Privolili ste, da boste uradu EPSO predložili svoje osebne podatke za ta postopek obdelave. Privolitev lahko kadar koli prekličete, in sicer tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9. 

Če želite uveljavljati pravice glede enega ali več specifičnih postopkov obdelave, jasno navedite te postopke v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, navedeno v razdelku 10).
 

9. Kontaktne informacije
    

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe ali pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spletnega obrazca EPSO obrnite na upravljavca podatkov.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Z vprašanji v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

 Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).
 

10. Kje lahko najdete podrobnejše informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Register je na voljo na naslednji povezavi: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako DPR-EC-30388.