Os administradores têm por função geral apoiar os decisores na execução da missão da sua instituição ou organismo. AD 5 é o grau em que costumam ser recrutados os licenciados para uma carreira de administrador nas instituições europeias. Os administradores recrutados neste grau podem realizar, sob supervisão, três grandes tipos de trabalho nas instituições: formulação de políticas, execução operacional e gestão de recursos.

As atribuições principais, que podem variar de uma instituição para outra, são enumeradas no anúncio de concurso.

Para informações úteis sobre os funcionários efetivos, consulte o sítio do EPSO.

Regra geral, os assistentes são responsáveis por tarefas de execução e tarefas técnicas (administração, contabilidade, comunicação, investigação, elaboração e aplicação de medidas, etc.). Desempenham também um papel muito importante na gestão interna das instituições, nomeadamente nos domínios orçamental e financeiro, gestão de pessoal, informática e documentação, podendo igualmente realizar trabalho científico de laboratório.

• A carreira de assistente vai do grau AST 1 ao grau AST 11.
• A maioria dos assistentes são recrutados no grau AST 1 ou AST 3.
• Os candidatos a um posto AST 1 devem ter concluído o ensino secundário e possuir uma qualificação profissional ou experiência prévia relevante.
• Os candidatos a um posto AST 3 devem ter concluído o ensino secundário, possuir qualificações profissionais relevantes e/ou vários anos de experiência relevante.

Em geral, os secretários/escriturários desempenham tarefas de apoio a nível da direção de escritório e da administração. Podem exercer uma vasta gama de funções, como a preparação de dossiês, o apoio à organização e à coordenação das atividades do serviço, a gestão de documentos, bem como um conjunto variado de tarefas de apoio a equipas de trabalho, quadros superiores ou outros serviços nas instituições europeias.

• A carreira de secretário/escriturário vai do grau AST/SC 1 ao grau AST/SC 6.
• A maioria dos secretários/escriturários são recrutados nos graus AST 1 ou AST 2.
• Os candidatos a um posto AST/SC 1 devem ter concluído o ensino secundário e possuir uma qualificação profissional ou experiência prévia relevante.
• Os candidatos mais experientes podem por vezes começar no grau AST/SC2.

As instituições da UE selecionam candidatos para trabalharem ao abrigo de contratos sem termo através de concursos gerais constituídos por provas e exercícios de avaliação das qualificações profissionais dos candidatos e várias competências de base. Devido ao número extremamente elevado de candidatos, este é o processo de seleção mais transparente e justo possível. Consequentemente, não são admitidas candidaturas espontâneas.

Os funcionários (lugares permanentes) das instituições europeias são selecionados através de concursos gerais. Cada concurso geral é anunciado mediante a publicação de um anúncio de concurso no Jornal Oficial da União Europeia e no sítio do EPSO. O anúncio de concurso contém uma descrição completa do perfil pretendido, refere os requisitos mínimos em matéria de habilitações literárias (e, por vezes, de experiência profissional) que os candidatos devem satisfazer e indica as provas e outros exercícios de avaliação das competências profissionais e de uma série de competências de base dos candidatos que terão lugar no âmbito do concurso. O anúncio de concurso também contém informações e instruções sobre a forma de se candidatar ao concurso geral a que diz respeito. Em geral, o anúncio de concurso é publicado no primeiro dia do período de candidatura.

Dado o número extremamente elevado de candidatos, o EPSO considera que se trata do método de seleção mais transparente e justo possível. Não são tidas em conta nenhumas candidaturas espontâneas.

Cada processo de seleção (concurso) de funcionários permanentes da UE tem um júri próprio, composto por funcionários das instituições e organismos da UE para os quais o EPSO trabalha. Os funcionários integram o júri numa base voluntária, na sequência de um convite específico à manifestação de interesse. Os membros do júri são nomeados formalmente pela sua organização de origem. Para serem aceites enquanto membros de um júri, os funcionários não podem estar numa situação de conflito de interesses no que respeita ao concurso em causa.

Os membros do júri são funcionários da UE designados pelas suas organizações de origem para fazer parte do júri de um determinado concurso em virtude, por exemplo, das suas competências técnicas ou linguísticas.

Antes de assumirem as suas funções, os membros do júri recebem formação sobre as metodologias de seleção e avaliação, continuando a receber formação e orientação específicas por parte da equipa de psicólogos do EPSO durante as diferentes fases do concurso.

Os júris definem o nível de dificuldade das provas do concurso e aprovam o seu conteúdo, verificam se os candidatos cumprem os critérios de admissão específicos, comparam o respetivo mérito dos candidatos e selecionam os melhores candidatos à luz dos requisitos estabelecidos no anúncio de concurso. Os trabalhos dos júris são secretos e são facilitados pelo EPSO.

A carreira de administrador abrange os graus AD 5 a AD 16. 

Os candidatos com uma licenciatura são geralmente recrutados no grau AD 5.  Na maior parte destes casos, não é exigida experiência profissional.

Para funções mais especializadas, a seleção e o recrutamento podem ser feitos nos graus AD 6/AD 7. Nesse caso, são exigidos vários anos de experiência profissional. 

Os graus AD 9/AD 12 correspondem aos quadros de direção intermédia. Para ser selecionado e recrutado nestes graus, é necessário ter experiência prévia no domínio da gestão.