4. Valitusten hylkäämisperusteet

On olemassa tiettyjä tilanteita, joissa valitus voidaan jättää tutkimatta. EPSO hylkää tällaiset valitukset tarkastelematta niiden sisältöä.

4.1. Pakollisia vaiheita ei ole suoritettu

Hakijat, jotka eivät ole tehneet pakollista teknistä ennakkotarkastusta, suorittaneet vaadittuja synkronisointeja, osallistuneet yhteyksien tai järjestelmän testaukseen ja/tai suorittaneet harjoituskoetta (kyseessä olevasta kokeesta riippuen), eivät voi tehdä valitusta, sillä nämä vaiheet ovat edellytyksenä sille, että hakija on valmis etäyhteydellä suoritettaviin kokeisiin.

Ennakkotarkastus on välttämätön sen varmistamiseksi, että hakijalla on koeympäristön edellyttämät tekniset valmiudet.

4.2. Ongelmia ei ole yritetty ratkaista

Valituksia ei hyväksytä hakijoilta, jotka eivät ole yrittäneet ratkaista ongelmia annettujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeissa mainittuja ongelmanratkaisun vaiheita on tärkeää noudattaa. 
Hakijoiden olisi yritettävä ratkaista ongelma ensin itse ja otettava sitten nopeasti yhteyttä kokeen järjestäjän tukipalveluun (Helpdesk) ohjeissa mainitun kanavan kautta lisäavun saamiseksi.

4.3. Valitus on toimitettu myöhässä

Valituksia, joita ei ole toimitettu ilmoitetussa määräajassa kokeiden päättymisen jälkeen, ei tutkita. 
Valitukset on toimitettava ajoissa, jotta ne voidaan käsitellä tehokkaasti ja jotta voidaan varmistaa asianmukainen koemenettely.

4.4. Dokumentaatio tai näyttö ei riitä

Sellaisia valituksia ei tutkita, joihin liitetty näyttö tai dokumentaatio ei riitä tukemaan ilmoitettua teknistä ongelmaa. Hakijan on toimitettava edellä mainitut yksityiskohtaiset tiedot tutkinta- ja käsittelyprosessin helpottamiseksi.

Lisäksi hakijan on selitettävä tekninen ongelma perusteellisesti ja kuvattava mahdollinen asiayhteys sekä se, mitä hän teki juuri ennen ongelman ilmenemistä ja miten hän yritti ratkaista ongelman. Jos ongelmaa ei selitetä asianmukaisesti, valituksen tutkiminen on mahdotonta, joten sitä ei käsitellä.

Asianmukaisen selityksen on sisällettävä seuraavat:

• Ongelman kuvaus: tarkka ja kattava kuvaus ongelmasta, ml. mitä tapahtui ja miten se vaikutti kokeen suorittamiseen
• Ongelman ajankohta: tarkka ajankohta, jolloin ongelma ilmeni, sekä ongelman kesto, jotta tietoja voidaan verrata järjestelmän lokitietoihin ja muiden hakijoiden ilmoituksiin
• Toteutetut toimet: tarkka luettelo toimista, jotka hakija on toteuttanut ongelman ratkaisemiseksi ennen avun pyytämistä, sekä 
   toimet, jotka hakija on toteuttanut yhdessä kokeen järjestäjän kanssa, ja käytetty viestintäkanava
• Virheviestit: kaikki ongelman ilmenemisen yhteydessä näkyneet virheviestit tai -koodit
• Koeympäristöön liittyvät yksityiskohdat: tiedot kokeen aikana käytetyistä laitteista, käyttöjärjestelmästä, selaimesta, versioista, konfiguraatioista ja internetyhteydestä
• Kuvakaappaukset tai tallenteet: mahdollisuuksien mukaan visuaalinen näyttö, kuten kuvakaappaukset tai ruutunauhoitteet ongelmasta sellaisena kuin se ilmeni
• Vaikutus kokeeseen: selitys siitä, miten ongelma vaikutti hakijan mahdollisuuksiin suorittaa koe tai sen tietty osa.

EPSO voi joissain tapauksissa pyytää hakijalta lisää teknisiä tiedostoja, kuten ruutukaappauksia tietokoneen konfiguraatiosta tai sovelluksen versiosta, voidakseen tarkistaa, että kaikkia annettuja ohjeita on noudatettu.

4.5. Muut kuin tekniset ongelmat

Tutkittaessa muihin kuin teknisiin ongelmiin liittyviä valituksia on olennaista eritellä syyt, joiden vuoksi tietyt ongelmat eivät ole päteviä perusteita valitukselle:

Häiriöt koeympäristössä
Melu ja muut häiriötekijät hakijan koeympäristössä saattavat häiritä keskittymistä, mutta on syytä ymmärtää, että kokeen järjestäjät (EPSO ja sen palveluntarjoajat) eivät voi vaikuttaa niihin. Esimerkiksi rakennusmelu tai muut kotona esiintyvät ulkoiset häiriötekijät eivät liity koeympäristöön eikä niiden voida katsoa johtuvan varsinaisesta etäyhteydellä suoritettavien kokeiden prosessista. Sen sijaan odottamattomia sähkökatkoja tai hätäevakuointeja saatetaan pitää ylivoimaisena esteenä (ks. kohta 5 – Ylivoimaisia esteitä koskevat periaatteet).

Fyysinen epämukavuus
Hakijan kokema fyysinen epämukavuus pitkien kokeiden aikana saattaa haitata keskittymistä. Ergonomiaongelmista tai fyysisistä perussairauksista johtuva epämukavuus ei kuitenkaan liity olennaisesti etäyhteydellä suoritettavien kokeiden järjestelyihin. Epämukavuuden aiheuttamien ongelmien vähentämiseksi hakijoita kehotetaan varmistamaan ennen koetta, että olosuhteet kokeen aikana ovat mahdollisimman mukavat.

Ajanhallintahaasteet
Kokeiden suorittaminen etäyhteydellä edellyttää hakijoilta tehokasta ajanhallintaa, joka on ammatillisessa mielessä olennainen taito. Hakijoille saattaa kokeen aikana tulla ajankäyttöön liittyviä ongelmia tai yllättäviä keskeytyksiä, mutta heidän odotetaan sopeutuvan tilanteeseen ja muuttavan tarvittaessa strategiaansa. Ajanhallintahaasteisiin liittyviä valituksia ei käsitellä, jos niiden perusteena olevat seikat eivät liity varsinaiseen koeprosessiin vaan hakijan henkilökohtaisista syistä johtuviin keskeytyksiin tai aikatauluihin liittyviin ongelmiin.

Valvontaan liittyvät huolenaiheet
Hakijat saattavat olla tyytymättömiä etävalvontamenetelmiin, koeympäristön tarkistamisprosessiin, epäilyttävästä käytöksestä ilmoittamiseen tai valvontakäytännöissä epäilemäänsä puolueellisuuteen. Nämä eivät kuitenkaan ole päteviä perusteita valituksille, jos ne eivät vaikuta merkittävästi kokeen asianmukaisuuteen tai oikeudenmukaisuuteen.

4.6. Kokeita koskevien sääntöjen rikkominen

Koeprosessin asianmukaisuuden varmistaminen on ensiarvoisen tärkeää. Jos hakijan todetaan rikkoneen koesääntöjä (esim. sopimaton tai epäasiallinen käytös, vilppi kokeiden aikana, etäyhteydellä suoritettavien kokeiden tallentaminen tai yritys vaikuttaa kokeiden oikeudenmukaiseen kulkuun taikka kokeiden asianmukaisuuden vaarantaminen muulla tavoin), häneen voidaan kohdistaa kurinpitotoimia ja seurauksia, kuten sulkeminen pois tietystä kilpailusta tai valintamenettelystä tai tietyn mittainen kielto osallistua avoimiin kilpailuihin tai valintamenettelyihin. EPSO varaa oikeuden keskeyttää teknisiä ongelmia koskevien ja tiettyyn kysymykseen liittyvien valitusten käsittelyn, jos on syytä epäillä, että valituksen tehnyt hakija on rikkonut koesääntöjä. Jos hakija on suljettu kilpailusta sääntöjen rikkomisen vuoksi, hänen tekemänsä valitukset hylätään merkityksettöminä käsittelemättä niitä enempää.

4.7. Koeohjeiden noudattamatta jättäminen

Valituksia, jotka johtuvat siitä, että hakija ei ole noudattanut kokeisiin liittyviä ohjeita tai suuntaviivoja, ei oteta huomioon. Hakijoiden on tärkeää noudattaa kaikkia ennen kokeita ja niiden aikana annettuja ohjeita, jotta voidaan minimoida teknisten ongelmien riski ja varmistaa mahdollisimman sujuva koetilanne.