Verschiebung von Prüfungen bei medizinischen oder familiären Notfällen

Bewerber*innen, die nicht an ihrer geplanten Online-Prüfung teilnehmen können, wegen

• eines medizinischen Problems oder
• eines Notfalls, der einen nahen Verwandten betrifft,

können unter Vorlage gültiger Nachweise einen neuen Prüfungstermin beantragen.

Bei gesundheitlichen Notfällen handelt es sich in der Regel um unvorhergesehene und unvermeidbare gesundheitliche Beeinträchtigungen, medizinische Notfälle oder Ereignisse, die am Prüfungstag oder in dem betreffenden Zeitraum zu plötzlichen oder erheblichen physischen, kognitiven oder psychischen Beeinträchtigungen führen, die eine Teilnahme an der Prüfung unmöglich machen. 

Nachstehend sind die häufigsten gesundheitlichen Beeinträchtigungen und Notfälle aufgeführt, die das Fernbleiben von einer EPSO-Prüfung rechtfertigen können.

Medizinische Gründe 

• schwere akute Krankheiten (z. B. hohes Fieber aufgrund einer viralen oder bakteriellen Infektion, Grippe oder COVID-19)
• akute Magen-Darm-Grippe 
• schwere allergische Reaktionen oder Asthmaanfälle, Atemnot 
• Schlaganfall, Herzinfarkt oder hypertensive Krise
• Schwindel oder akute Gleichgewichtsstörungen
• epileptische Anfälle, Migräne oder Panikattacken
• postoperative Genesung oder Ruhigstellung
• Hospitalisierung aufgrund einer plötzlichen Erkrankung, eines Unfalls (akute Verletzung) oder einer Notoperation
• Komplikationen während der Schwangerschaft (z. B. Notfallgeburt oder Fehlgeburt) 
• sonstige gesundheitliche Beeinträchtigungen, die einen dringenden medizinischen Eingriff erfordern und die Teilnahme der Person an der Prüfung unmöglich machen

Hinweis: Die Liste ist indikativer Art und nicht erschöpfend. Jeder Antrag wird im Einzelfall geprüft, und EPSO kann erforderlichenfalls zusätzliche Klarstellungen oder medizinische Unterlagen anfordern.

Familiäre Notfälle

• ein schwerer medizinischer Notfall, der einen nahen Verwandten betrifft und am Tag der Prüfung oder am Tag unmittelbar davor eine dringende Hospitalisierung oder einen lebensrettenden medizinischen Eingriff erfordert
• Hospitalisierung eines nahen Verwandten oder Aufnahme eines nahen Verwandten auf der Intensivstation aufgrund einer kritischen gesundheitlichen Beeinträchtigung am Tag der Prüfung oder am Tag unmittelbar davor
• Tod eines nahen Verwandten am Tag der Prüfung oder am Tag unmittelbar davor
• Beerdigung eines nahen Verwandten am Tag der Prüfung

Für die Zwecke dieser Bestimmung bezeichnet der Ausdruck „naher Verwandter“ einen Blutsverwandten ersten oder zweiten Grades in aufsteigender oder absteigender Linie (einschließlich Eltern, Kinder, Großeltern und Enkelkinder), Geschwister sowie die/den Ehepartner*in oder eingetragene*n Lebenspartner*in.

Einreichung eines Antrags auf Verschiebung des Prüfungstermins

Bewerber*innen, die nicht in Lage sind, an einer Prüfung teilzunehmen, müssen so früh wie möglich vor dem Prüfungstermin und spätestens bis zu der in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens oder der Aufforderung zur Interessenbekundung festgelegten Frist für die Einreichung technischer Beschwerden entsprechende Nachweise über das Kontaktformular einreichen.

Sind Bewerber*innen nicht in der Lage, die Nachweise innerhalb dieser Frist vorzulegen (z. B. aufgrund eines Unfalls oder einer Hospitalisierung), müssen die Nachweise so bald wie möglich nachgereicht werden. In solchen Fällen müssen die Nachweise Folgendes abdecken:

•  den Prüfungstermin 

                  und

• den Zeitraum zwischen der Frist für die Einreichung technischer Beschwerden und dem Datum der Einreichung der Unterlagen.

Das ärztliche Attest muss

• bestätigen, dass die Person vor oder am Tag der verpassten Prüfung von einer Ärztin bzw. einem Arzt untersucht wurde.
• explizit den Prüfungstermin abdecken. Atteste, die einen vagen Zeitraum abdecken, werden nicht akzeptiert.
• ausdrücklich bestätigen, dass die Person medizinisch nicht in der Lage war, die Prüfung am vorgesehenen Termin abzulegen, und klar den Grund dafür angeben. Vage Erklärungen oder Krankschreibungen, in denen nicht auf die Unfähigkeit der Bewerberin/des Bewerbers eingegangen wird, an der Prüfung teilzunehmen, werden nicht akzeptiert.

Die Nachweise bei einem medizinischen Notfall oder beim Tod eines nahen Verwandten

• können einen Krankenhausbericht, eine Sterbeurkunde oder jedes andere amtliche Dokument umfassen, das den Vorfall bestätigt.
• müssen eindeutig belegen, dass das Ereignis am Tag der Prüfung oder am Tag unmittelbar davor eingetreten ist.
• müssen das rechtliche Verwandtschaftsverhältnis zwischen der Bewerberin/dem Bewerber und der Person nachweisen, die ins Krankenhaus eingewiesen worden, krank geworden oder verstorben ist.

Die Nachweise sind in einer der 24 Amtssprachen der Europäischen Union auszustellen. Andernfalls ist ihnen eine Übersetzung in eine dieser Sprachen beizufügen. 

EPSO bemüht sich nach besten Kräften, die Annahme der vor dem Prüfungstermin per E-Mail eingereichten Nachweise so rasch wie möglich zu bestätigen. Werden die Nachweise jedoch erst kurz vor dem vorgesehenen Prüfungstermin eingereicht, kann nicht immer eine rechtzeitige Bestätigung gewährleistet werden.

Personen, die trotz der Vorlage von Nachweisen an einer Prüfung teilnehmen, werden als dazu in der Lage betrachtet. Dementsprechend wird keine Wiederholung der Prüfung gewährt, falls sich die Krankheit oder der sonstige Notfall auf ihre Leistungsfähigkeit ausgewirkt hat.

EPSO ist dafür zuständig, die Gültigkeit aller eingereichten Unterlagen zu überprüfen. Dabei geht es darum zu überprüfen, ob alle der oben genannten obligatorischen Anforderungen eingehalten wurden. 

Wenn in den Unterlagen essenzielle Informationen fehlen, kann EPSO zusätzliche Einzelheiten anfordern, bevor es eine endgültige Entscheidung trifft.

Mitteilung von Entscheidungen:

• Genehmigte Anträge auf Verschiebung der Prüfung werden registriert, und die Bewerber*innen werden über den nächsten verfügbaren Prüfungstermin informiert, zu dem sie eingeladen werden.
• Wird dem Antrag nicht stattgegeben, so wird dies der betreffenden Person in einer begründeten Antwort mitgeteilt.

Prüfungen nach einem genehmigten Antrag auf Verschiebung 

Zusätzlich zum Haupttermin für die Prüfung kann EPSO zwei weitere Prüfungstermine für Bewerber*innen anbieten, deren begründetem Antrag auf Verschiebung stattgegeben wurde:

• einen Ersatzprüfungstermin, der in der Regel innerhalb von drei bis vier Wochen nach dem Hauptprüfungstermin an einem im Voraus festgelegten Termin stattfindet. 

• eine Wiederholungsprüfung, die in erster Linie für Bewerber*innen bestimmt ist, die mit außergewöhnlichen Umständen konfrontiert sind (z. B. schwerwiegende technische Störungen, Schwangerschaft kurz vor der Entbindung oder Fernbleiben von der Prüfung sowohl am Haupt- als auch am Ersatztermin aus anhaltenden medizinischen Gründen).

  Die Termine für Wiederholungsprüfungen werden je nach Disponibilität von EPSO und je nach Verfügbarkeit von Prüfungsinhalten festgelegt. 
  EPSO ist nicht in der Lage, die Verfügbarkeit von Bewerber*innen bei der Planung einer Wiederholungsprüfung zu berücksichtigen, da unter Umständen mehrere Personen an derselben Wiederholungsprüfung teilnehmen.

Bewerber*innen, die nicht in der Lage sind, die Prüfung am Haupttermin abzulegen, und deren ärztliches Attest oder Antrag wegen eines Notfalls akzeptiert wird, wird angeboten, die Prüfung am Ersatztermin nachzuholen.

Bewerber*innen, die weder am Haupt- noch am Ersatztermin an der Prüfung teilnehmen können, wegen 

• wiederholter, beide Prüfungstermine abdeckender begründeter Anträge auf Verschiebung der Prüfung aus medizinischen Gründen oder aufgrund von Notfällen 
  oder
• einer nachweislichen langfristigen gesundheitlichen Beeinträchtigung, die beide Zeitpunkte abdeckt,

wird angeboten, an der Wiederholungsprüfung teilzunehmen. Die Verschiebung wird registriert und die betreffende Person wird über den neuen Prüfungstermin informiert.

Kann eine Person an keinem der drei angebotenen Prüfungstermine (Haupttermin, Ersatztermin und Wiederholungsprüfung) teilnehmen, so gilt ihre Teilnahme am Auswahlverfahren als beendet. 

EPSO ist nicht verpflichtet, über die Wiederholungsprüfung hinaus noch weitere Prüfungstermine anzubieten.

Nach den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit und der guten Verwaltungspraxis muss EPSO das richtige Gleichgewicht finden zwischen dem Schutz der Interessen der Bewerber*innen bei unvorhergesehenen Ereignissen (z. B. Krankheit oder Notfall) einerseits und dem Interesse des Dienstes, den EU-Organen zeitnah erfolgreiche Bewerber*innen zur Verfügung zu stellen, sowie dem berechtigten Vertrauen der anderen Bewerber*innen darauf, fair, zeitnah und ohne ungebührliche Verzögerungen ausgewählt zu werden, andererseits. Dementsprechend muss EPSO Vorkehrungen treffen, die die Interessen der Bewerber*innen im Falle unvorhergesehener Ereignisse angemessen schützen, ohne unverhältnismäßige Verzögerungen und Beeinträchtigungen des Zeitplans des Auswahlverfahrens zu verursachen.

Die Beendigung der Teilnahme aufgrund des Fernbleibens von der Prüfung lässt die Teilnahme der betreffenden Person an anderen (gleichzeitig stattfindenden oder künftigen) Auswahlverfahren unberührt.

Datenschutz und Aufbewahrung von Unterlagen

Alle Fälle, in denen Verschiebungsanträge aufgrund einer gesundheitlichen Beeinträchtigung oder eines familiären Notfalls gestellt wurden, werden dokumentiert, und die einschlägigen Unterlagen werden im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften sicher aufbewahrt. Die gesammelten Informationen werden ausschließlich für die Bearbeitung der Verschiebungsanträge und die Gewährleistung der Einhaltung der festgelegten Verfahren verwendet. 

Alle Verfahren werden in voller Übereinstimmung mit den einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften durchgeführt. Die personenbezogenen Daten der Bewerber*innen werden gemäß den Datenschutzerklärungen von EPSO (DPR-EC-01159 und DPR.EC-30388) verarbeitet, in denen die geltenden Datenschutzgrundsätze, die Aufbewahrungsfristen und die Rechte der betroffenen Personen dargelegt sind.