Im Rahmen ihrer Aufgaben müssen die EU-Organe und -Einrichtungen gelegentlich personenbezogene Informationen ihrer Bürgerinnen und Bürger verarbeiten – in elektronischer, schriftlicher oder visueller Form. „Verarbeitung“ bedeutet das Sammeln, Erfassen und Speichern sowie Abrufen, Verschicken, Sperren oder Vernichten von Daten. Der Europäische Datenschutzbeauftragte sorgt für die Einhaltung strenger Datenschutzregeln.

Der Dienst wurde 2004 in Brüssel eingerichtet. Derzeit zählt er 60 Beschäftigte in fünf Referaten und Sektoren. Neben dem Statutspersonal gibt es auch Stellen für vorübergehend abgeordnete nationale Sachverständige und Praktikantinnen/Praktikanten.